浅谈人事档案信息化管理

刘媛媛

（中国石油辽宁阜新销售分公司，辽宁 阜新 123000）

一、现阶段人事档案信息化的建设管理优势

简单来讲，所谓“人事档案”其实指的是在人们成长和实践作业过程中，个人经历、品德、学历、社会关系以及社会荣誉获取等方面的原始记录，在一定程度上不仅能真实地反映出个人的自然情况，同时在当前多元化的社会主义市场环境下，人事档案还是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。经大量科研数据分析可知，在当前社会信息化高速发展的今天，计算机网络的广泛应用在便捷人们日常生活，提高企业生产效益的同时，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，将计算机和网络技术应用到人事档案管理中，从某方面而言，不仅能从根本上提高人事档案管理的科学性、合理性和有效性，同时在提高管理工作效率和人事档案管理水平等方面也发挥了显著优势，是实现档案动态管理的重要途径。

从目前来看，伴随当前社会主义市场经济的不断发展和科学技术的广泛应用，档案信息化管理是社会信息化对于档案工作提出的必然要求，也是企业人事管理发展的必然趋势，所谓的“信息化管理”早在二零零年，国家档案管理局就提出了明确的定义，即在国家档案行政管理部门统一规划和组织下，各行各业在发展过程中通过借助当前先进的电子信息技术，将其应用到档案信息资源的管理中，从而为信息资源的处置、管理创造良好条件的一种管理模式，而根据相关实践数据分析可知，现阶段传统纸质档案向电子化载体、网络化载体以及数字化载体的转变过程中，人事档案的信息化管理不仅为人事档案资料的收集奠定了良好基础，从而切实保障了人事档案资料的完整性，进而为后期企业各项作业的顺利开展奠定了良好基础，而另一方面人事档案信息化管理还极大地降低了传统纸质资料查询的工作强度，为相关部门的人事档案查询创造了良好条件。除此之外，随着网络通信的大力发展，现阶段在企业数量不断增加、市场规模逐渐扩大的多元化产业环境下，自动化和无纸化成为了企业办公的核心发展方向，而从某方面而言人事档案信息化不仅是社会发展的必然趋势，同时在降低档案保管压力、减轻档案管理工作人员劳动强度、提高工作效率等方面也发挥了显著优势。

二、人事档案信息化管理的实践策略

（一）做好人事档案原始资料的各项工作

人事档案的收集、鉴别和整体作为档案管理的基础工作，其工作质量和工作效率在一定程度上对人事档案信息化的整体管理效率具有重要影响，故此为从根本上确保资料的真实性、准确性和完整性，在进行人事档案信息化管理过程中，做好人事档案的三项基础工作是极为重要的，究其原因这不仅是由于人事档案是人力资源管理的重要依据，同时它也是企业各项作业实施的关键基础。

（二）加强计算机的硬件配套设施，并对个人电子档案进行完善

从某方面来讲，加大计算机硬件配套设施的投入是确保人事档案信息化管理顺利实施的重要基础和根本前提，换言之只有从根本上保证计算机硬件设施的完善性、先进性，才能为后续人事档案资料的数据转化创造良好条件。除此之外，在完善计算机硬件设施之后，在第一时间建立个人电子档案，使得企业人员信息数据可在计算机上自由浏览、下载，从而不仅极大地降低了档案管理工作的工作量，同时也达到了长期保存使用的目的，进而为企业的进一步发展也奠定了良好基础。

（三）采用专业管理软件，建立电子档案和信息数据库

计算机硬件设施的完善性、先进性与否在一定程度上固然对人事档案信息化管理的工作质量有着重要影响，但在其管理过程中，管理软件应用的科学性、合理性和有效性与否对其管理工作的整体效益更是息息相关，故此为从根本确保人事档案管理的专业性、安全性和有效性，在进行人事档案信息化建设过程中，一方面企业的管理人员根据自身多年经验，综合考虑企业的实际发展现状，从而选择专业的管理软件，使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作的目的，而另一方面为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，在进行人事档案信息化管理过程中，企业还需加快人事档案信息网络化平台的建设步伐，以期通过网络化的平台，能实时满足各领导以及部门的信息需求，进而在提高信息实效性的同时，保证数据的及时性和准确性

（四）建立健全完善的人事档案信息化管理制度，加大管理人员的培训力度

根据相关数据调查可知，由于人事档案信息化管理工作较为复杂，因此在实际管理过程中往往存在或多或少的问题，从而在影响档案管理质量和管理效率的同时也给企业的发展带来了极为不利的影响，故此为从根本确保人事档案信息化管理的科学性、规范性，在实际管理过程中，建立健全完善的人事档案管理制度是十分必要的。此外从某方面来讲，作为档案信息的管理者，档案管理人员自身专业技能和综合素养水平的高低，对于信息化档案管理工作的整体效益有着重要影响，故此为有效完成档案信息化管理中的安全维护工作，一方面企业需加大对档案人员的培训力度，确保其在全面掌握现相关电子信息技术知识的基础上，不断地增强自身的专业素养，进而使其逐渐成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

三、结语

综上所述，在当前社会信息化高速发展的新时代背景下，企业人事档案信息化管理是企业发展过程中，档案管理发展的必然趋势，也是档案管理工作改革的需要，故此为从根本切实推进企业的进一步发展，企业人力资源管理部门不仅要从根本上提高对人事档案信息化建设的高度重视，还是还要充分开发和利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源，以期为档案管理作业的顺利实施奠定良好基础。