如何加强人事档案管理措施浅析

蔺彦梅

（吴起县人事劳动仲裁院，陕西 延安 717600）

一、人事档案管理的社会价值

人事档案的社会属性决定了自身的社会价值。人事档案具有我国特有属性特色，是个人的身份、资历、经历的有效证明，关系到薪资发放、社会福利、劳保社保和组织关系等，而且具有法律效力，且记录着个人一生的生活痕迹，是一个重要凭证。只要出现人事活动，就会出现相应的人事档案，并且需要针对档案开展搜集、存放、编码、保管和利用等工作，人事档案的社会价值也得以显现。

二、当前人事档案管理中存在的一些问题

（一）人事档案内容不实

真实性是人事档案的本命价值，然而现今人事档案材料里的填写内容却有时不属实。有很多档案里的内容前后矛盾，出生日期公历农历均有却并没有备注说明；入党入团及参加工作的时间上更是一张表上一个日期。有的人有曾用名却不填写，也不加以标注，个人简历内容填写前后不一致，这使得档案在后期检索查询环节中频频出现问题。

（二）人事档案资料不全

有很多应该放在人事档案里的学历表、履历表、单位考核表、职称评选、薪资等材料遗失。造成了人事档案在检索应用时出现问题却又不能及时不全资料。

（三）人事档案管理模式陈旧

人事档案的管理模式还停留在旧制度内，有向新体制转换的趋势，处在向新体制转换的关键时期。旧模式要求人事档案绝对保密，除人事档案管理人员之外不对任何人开放。新模式是在能保证人事档案的基础上，适当放开权限，让用人单位或者个人能通过网络查阅到人才的人事档案。

三、加强人事档案管理的策略

（一）提升人事档案材料的品质

第一步，在思想上引起管理者和领导者对人事档案的重视。组织领导要保证人事档案管理工作的有效进行，经常听取上级人事部门的有关工作进展汇报，商讨解决人事部门工作中遇到的问题，并进一步给出在今后工作中人事部门还需要做的后续工作，以防止人事档案出现问题，把人事档案工作作为一项重要的基础性工作来抓，让领导者和人事档案管理者在思想上均重视这项工作。具体措施可以建立专门的奖惩制度来激励人事档案管理部门工作者的积极性，另一方面也给出了危机意识，激发了责任心。另外可以建立适合本单位人事档案管理部门的考核体系，设定具体的量化和质化指标，不断完善考核体系，促使人事档案管理工作向着现代化、高效化方向发展。第二步，及时完善个性化人才的档案材料。认识档案的内容也应该与时代相适应，创新发展。在主体内容基础上向多元化发展，不同类型的人可以有不同类型的档案标准和资料内容。时代在变化，在人事档案的收集上，应该摒弃千篇一律的传统方式，让新的档案材料能在一定程度上反应一个人的能力、素质、爱好、业绩、气质、诚信等重要品质信息。

（二）强化档案收集工作中的准确性要求

在收集档案的过程中，应该加强与相关机构的沟通，做到勤收集和集中收集、一般收集和主要收集、当面收集等方式相结合，及时做到对档案资料的更新和补充，以确保收集到的信息是最新最全的，其次对档案内容应该严格把关，不实档案严格不归档。做到从根本上确保人事档案的真实性、准确性、时效性。

（三）向着人事档案管理的信息化、规范化发展

对人事档案的材料、类别和内容作出相应的统一标准要求，对提交时间和形式严格要求，尽量做到让每一份资料每一份档案都能反映一个人的工作能力、业务能力；在对档案材料进行接收时要严格审查档案的材料和是否压盖公章、是否相应领导签字等，提高接收者和提交者双方的整体认识，从而养成良好的提交和接收习惯；完善人事档案的管理制度，尤其对档案在转运的过程中严加要求，档案的查阅、转运工程中，确保档案的真实性不变，严禁本人经手自己的档案，可以运用加盖骑缝章、密封等措施。创建合适的档案管理系统，应用计算机等现代信息化技术，通过网上收集整理电子档案，做到精准归档。可以把使用频繁的档案通过扫描的方式存放在电子档案系统中，以确保不会被遗失。

（四）健全人事档案管理的法律法规、增加人事档案的使用收益

人事档案的管理传统意义上是强调其保密性的。但是在信息化高度发展的当今社会，我们应该敢于去借楼人事档案的“冰山一角”，除涉及到国家安全和个人生命财产安全及公共利益的极少数人事档案之外，可以将其余大部分的人事档案加以开发利用，以适应社会的开放性。所以，应该对传统人事档案的管理模式进行深化改革，结合人才的流动性和开发性，完善健全现有法律法规，修订新条例，同时兼顾人事档案的保密性。在保证人事档案管理部门的工作职能前提下，将人事档案适度地、有条件地、有权限地对外开放。如：适当开放权限，让指定的够级别的用人单位或者个人能有权限在网络上浏览人才的人事档案等。这样，就能在保证人事档案保密性的基础上开发和利用其最大的收益价值。

四、总结

人事档案是一个重要的社会凭证，承载着每个人的重要信息，而且又能反映出一个人的多方面素质和综合能力，具有时效性、准确性、保密性等特点。是工作单位用来选拔人才、量身定薪的重要凭据。所以在人事档案的管理工作中要做到规范、正规、准确、科学，确保人事档案的生命，通过开发利用使其保持活力，让人事档案管理工作的现代化发展更有动力。