科研院所科技档案数字化的实践与思考

王震亚 杨忠清

摘   要：科技档案数字化是推进科研院所数字档案馆建设的基础性工作，已逐渐成为企业档案工作者的一项重要任务。本文以中国电子科技集团公司第28研究所科技档案数字化工作为例，从科技档案数字化工作的准备、实施过程、质量控制和安全保密管理等方面浅谈科技档案数字化工作的全过程管理，以及对该项工作的思考。

关键词：科技档案  档案数字化  质量控制  安全保密管理

中图分类号：G270                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）08（c）-0245-02

科技档案是科研院所档案的主要组成部分，是珍贵的科研成果，也是体现国家科技实力的重要凭证。国家档案局2002年印发的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出了“存量数字化，增量电子化”的档案信息化工作基本思路。我所将档案数字化作为“十三五”档案工作的重点任务，按照“需求牵引、分步实施”的原则开展了批量档案数字化工作。

1  概况

我所的科技档案按归档形式主要分为文字档案和图纸档案。2011年以来，文字档案已基本实现电子归档，归档文件的数量趋于稳定。图纸档案一般为硫酸纸底图，A0-A4幅面不等，庫存图纸档案约40万张。因装备研制和生产需要，图纸档案借用频率高，使用频繁，常用图纸档案约20万张。按照“需求牵引”的原则，我所将图纸档案优先纳入了批量档案数字化工作。

2  数字化工作的准备

2.1 场地的选择和划分

我所科技档案存在密级较高、信息敏感等特点，数字化加工场地选择了具备安全保密管理条件、符合档案实体保存要求、临近档案库房且相对独立的环境，加工场所具备消防、防盗报警、视频监控等设施。

按照数字化的加工流程，对加工场所的办公桌椅和设备进行了合理布局：根据档案交接、档案存放、档案著录、档案扫描、图像处理、数据挂接、质量检查和档案入库划分了工作区域，并予以标识，便于档案数字化工作的集中开展。

2.2 设备的配备

2.2.1 扫描仪的配备

图纸档案幅面涉及A0到A4幅面，扫描量较大。根据数字化经费、图纸数量和参与人数，购买了2台大幅面扫描仪、2台A3幅面扫描仪和5台A4扫描仪，以大幅面搭配小幅面扫描仪的形式开展档案数字化工作。

2.2.2 数字化管理软件的配备

选择具有涉密资质的档案数字化加工软件，每个操作人员需要密码口令才能登陆，确保系统的安全、稳定。由于图纸是以整件的形式管理，整件之间借用关系复杂，因此，选择的软件具有基本的整件图纸管理功能，以实现目录数据与数字图像的一一对应，方便用户使用、提取相应的图纸档案。

2.2.3 计算机存储设备的配备

根据数字化总量和参与人员，配备了7台电脑终端、1台存储设备和1台服务器，并纳入所信息系统管理，作为所信息系统的终端，便于数据的传输和加工过程的管控。

2.3 制度的建立

为确保数字化工作规范有效的开展，制定了《档案数字化工作规范》，内容涵盖了人员、场地、设备、数据、档案实体、加工过程等的管理要求，为数字化工作的顺利开展打下了牢固的基础。

3  数字化工作的实施

3.1 破损图纸的修复

部分早期图纸档案存在磨损、破损、字迹不清的现象，针对该类图纸进行修复，保持一定的平整度，避免扫描时卡纸等情况;对于使用多次、墨迹已经脱落、字迹不清的图纸，用黑色笔加深字迹;损坏严重、影响扫描质量的图纸则商研制部门重新出图。

3.2 目录数据的准备

图纸的目录数据不仅要符合DA/T 18对档案著录的要求，也要保持档案的内在联系，以便档案成果的管理和利用。

我所装备研制生产部门采用PDM系统管理电子图纸，扫描的电子图纸文件需考虑挂接至PDM系统。根据PDM系统的BOM结构，每个整件的目录数据均包含两个相互关联的Excel表格，一个表格包括部件编号、部件名称、零部件类型、借用整件等信息，另一个表格包括关联部件编号、图纸编号、图纸名称、图纸文件名称和图幅等。每份图纸扫描前均需按照规定的格式填写相应信息，确保了图纸信息的完整性以及后续数据挂接工作的顺利开展。

3.3 图像参数的设置和调整

扫描后的数字图像应清晰、完整、不失真，图像效果应接近档案原貌。因此，图像参数的设置和调整是确保数字化成果质量的关键环节。

扫描仪型号不同，参数设置会有所不同，尤其是使用大幅面扫描的图像，在计算机界面会自动缩小成为适应屏幕的比例，虽然在屏幕上显示图像清晰，但打印效果可能模糊不清。经过反复调整、试验，最终阈值定为30，确保了图纸输出质量。

图像色彩方面，按照遵从档案原貌的原则，若页面中有红头、插图、印章等的图纸，选择彩色模式扫描，若页面仅有黑白两色且图像清晰，选择黑白二值模式扫描，若页面只有黑白两色，但清晰度差且配有插图时，选择了灰度模式扫描。

分辨率方面，考虑尽量减少占用存储空间，在不影响利用的情况下，经过实践，最终A3、A4的图纸分辨率定为200～300dpi，A0、A1、A2的图纸分辨率定为400～600dpi。

存储格式方面，纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG、BMP等通用格式，考虑到数字图像的易操作性，本着方便利用的原则，选择统一转换为PDF的格式。

3.4 图像的处理

3.4.1 图像的命名

考虑后续与PDM系统挂接，图像名称不仅包含图号信息，还包括幅面信息和文件流水号。图像的命名规则为：幅面的大小+图号+流水号，如：A3_BN4.103.285_1。

3.4.2 图像的旋转、纠偏及去污

在扫描的过程中，为符合阅读方向，需要将图像进行旋转，PDF自带的工具能很好地实现这一点;大幅面图纸很容易在扫描过程中由于摆放不当而出现图像偏移，通过细微纠偏功能改善图像质量;老旧的图纸可能会带有斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹，而且在扫描过程中也可能会出现黑线等影响图像质量的杂质，可使用扫描软件的去污功能。

3.5 数据挂接

采用批量挂接的形式，按整件将数字化电子图纸上传进PDM系统。

4  质量控制

档案数字化以人工操作为主，难免会出现漏扫、重扫、著录信息错误等错误。为确保数字化成果质量，采用了人工抽查、程序校验等形式开展质量控制。首先，在数字化加工过程中设置专门的质量检查人员，按照一定比例进行抽样检验，发现问题及时返工或修正;在数据挂接过程中，对于批量的文件，通过设置的规则进行程序校验，对于校驗失败的逐条核对，批量整改;最后，对挂接完成的数据再次按照一定比例抽查，确保图像和图纸的一致性。

5  安全保密管理

因科技档案存在较多涉密信息，因此，档案数字化工作应充分考虑安全保密管理要求，从人员、设备设施、载体交接等多方面采取措施。人员方面，指定专人负责档案数字化现场的管理，按照在数字化工作中承担的角色不同，对计算机设置访问控制权限，并按业务分工开通数字化管理软件不同模块的操作权限;对数字化加工现场参照保密要害部位管理要求，配备视频监控、门禁、防盗报警等设施，严禁无关人员进出，或将手机、数码照相摄像机等无关设备带入加工场所;文件交接方面，档案实体要求当日调出、当日归还，档案交接需逐份清点并办理交接手续。

6  科技档案数字化工作的思考

档案数字化是推动科研院所数字档案馆建设的基础性工作，对促进信息技术与档案工作深度融合具有深远意义。科技档案数字化，既丰富了电子档案资源，保护了档案原件，又使档案的利用更加便捷，极大的提升了档案利用效率。通过科技档案数字化工作实践，使我深刻认识到档案数字化工作需要关注以下几点。

6.1 重视数字化范围的界定，确保数字化工作的经济性

企业档案种类多、数量大，室存档案达数千延米。数字化工作作为一项劳动密集型工作，需投入大量的人力成本。因此，科研院所档案数字化应重视范围的界定，确保工作的经济性。因科研院所档案主要为科研生产服务，可以优先选择利用率高、具有重要保存价值的科技档案有限进行数字化，按照“需求牵引”的原则推进。

6.2 拟制档案数字化工作规划，确保数字化工作的连续性

档案数字化工作是一项长期性的工作。一方面，虽然电子归档的逐步推进使纸质档案的数量大幅度减少，但科研生产项目中的评审类文件、考核测试类文件、鉴定定型文件等仍以纸质归档为主，因此增量的电子化应纳入日常档案工作。另一方面，由于存量档案数量庞大，按照文件利用频率、形成时间先后等，制定档案数字化工作规划，并纳入年度工作计划，按照“分步实施”的原则，确保数字化工作的连续性。

6.3 健全数字化工作标准，确保数字化工作的规范性

档案数字化工作应在档案行业标准的基础上，结合单位特点，按档案类别分别制定数字化加工标准，作为数字化加工的行为准则，用于规范数字化加工过程。

6.4 做好数字化加工的保密管理，确保数字化工作的安全性

作为科研院所，涉密档案的管理是档案管理中的重中之重，数字化加工过程应从人员、设备、环境、操作流程等方面制定安全保密措施，确保数字化加工过程安全可控，确保国家秘密载体安全。

参考文献

[1] 李睿哲.企业档案数字化可行性措施示例[J].兰台世界，2018（3）：93-95.

[2] 温青玉.浅谈企业档案数字化建设[J].机电兵船档案，2015（5）：60-62.

[3] DA/T31—2017，纸质档案数字化规范[S].北京：国家档案局，2017.