财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究

郎晓霞

电子信息技术的发展促进了财务发展的信息化和管理的精细化，同时也对财务档案管理提出了新的要求。财务档案的电子化发展能够提升财务档案管理的能力。本文阐述了财务电子档案的特点和财务电子档案的优势，重点分析了财务信息化背景下财务电子档案建设路径分析。

计算机技术的发展促进了信息化时代的到来，在财务管理的过程中财务信息不断的发展，对档案的管理也发生了变化，已经从原由的纸质档案发展成为纸质档案和电子档案共存，这种情况的出现给电子档案的管理提出了新的要求。为此，加强对财务电子档案建设路径的分析非常的重要。

一、财务电子档案的特点

（一）对外界环境的依赖性强

在财务电子档案管理的过程中需要依赖网络通讯系统、计算机硬件设备和软件系统等，同时受到外界环境的影响比较大。在具体管理的过程中，存储硬件设备需要科学的防尘和防水，同時还应该时刻注意温度和湿度的要求。此外，硬件设备还存在老化以及软件升级的问题，特别财务制度的改革依托着的财务软件也相应进行升级，升级过程中存在旧数据的转换及备份保管，同时对备份数据要进行检验（检验内容主要包括数据能否打开、数据信息是否完整、数量是否准确等），并采取多套备份。除此之外还要定期进行病毒防治等，这些因素的存在影响存储数据的安全性。为此，相关的工作人员应该重视对数据的管理。

（二）缺乏直接可视性

纸质的档案能够直观看到，而电子财务档案需要在软件的支持下才能看到和使用，同时观看数字对视觉有一定的影响。如果人员充足的情况可以借鉴银行的数据管理模式，将每份纸质档案扫描存在计算机内，同时将纸质档案装订封存，这样做虽然平时的工作较烦琐，但可以直观的看到每份纸质档案，且不会因为以后的利用损坏纸质档案。

（三）技术性强

财务电子档案在操作的过程中有很强的技术性。此外，因为技术和程序的变化将造成信息的不断变化和更新，为此，应该派遣专业的技术人员管理档案。

二、财务档案电子化的优势分析

（一）减少资源的浪费，降低管理的成本

传统意义上的纸质财务档案管理需要浪费大量的纸张，加上打印等消耗品，成本将非常的高。而财务电子档案通过网络的形式实现对档案的从存储和存档等。在一定程度上降低了对材料的消耗。

（二）提升财务管理的效率

纸质档案管理的过程中将消耗大量的人力、物力和财力等，此外，纸质档案的查阅和归档都非常的困难。经过一段时间的发展，纸质档案将越来越多，对管理人员是比较沉重的负担。在档案管理的过程中因为库房建设的问题而影响档案的规范化发展。电子财务档案通过网上办理的方式就能获得，节省了物力、人力和财力。因此，电子档案在使用的过程中更加的方便，同时管理的效率也将提高。

（三）有助于财务监督管理职能的发挥

电子财务档案能够促进财监督管理职能的发挥，促进财务管理效率的提升，同时为财务管理提供更多的渠道和全方位的信息，不断提升财务监督检查的实效性，及时的规避财务核算风险。此外，财务信息主要通过网络的途径进行传播，同时有一定的浏览和修改的权限，做好加密工作，能够很好的避免人为的修改，从而保证财务流程的科学性和严谨性。

（四）促进财务大数据的开发应用

大数据时代的到来促进了大数据技术的发展，其在信息统计和搜集方面都发挥着重要的作用。我市目前由财政局牵头的涉税平台，各市直机关及下属单位财务通过各自端口进行数据录入，此项工作的开展不仅能够吸引使用者的兴趣，同时能够帮助企业寻找浅在的客户。通过对数据的科学合理分析能够得到科学的财务信息。

三、财务信息化背景下财务电子档案建设路径分析

（一）完善财务档案管理内控制度

内控制度是否科学和完善直接关系到电子档案管理的效率。电子档案内控制度增添了许多之前没有的功能和内容。财务电子档案管理控制模式具有多样化的特点，控制的手段也比较程序化，目前主要使用的是加密狗的形式。为此，内控制度的建设能够更好的促进财务信息管理的准确性和可靠性。

（二）注重财务电子档案管理原则的完善

财务电子档案管理需要遵循一定的原则，即管理要求、分类标准和档案形成等。加强对档案序号的管理，促进其向着合理和通用的方向发展。此外，序号的容量还应该具有超前性，为满足各方面的需求奠定基础。

（三）加强注重加密技术的引进和应用

传统财务管理的过程中最大的特点是高度的集中性，这对数据的安全性有一定的影响。如可能发生未经过允许就能直接查看数据和文件，这样容易造成数据被修改和损坏的情况。而对操作的权限进行严格的规范能够很好的避免这个问题。我市财政一体化平台及财务软件的操作目前采用的是专线及专用电脑，并由计算机专业技术人员对工作电脑安装免上外网的锁，对操作者的权限进行严格管理，审批程序是：出纳及主管的身份信息及权限由各单位申报，经财政局审核后报上级部门审批，方可领取各自的加密U盾进行工作;操作流程是：出纳录入-主管审核-财政局分管科室审核-支付中心审核-支付。

（四）加强部门协作，共同进行财务电子档案管理

财务电子档案的存储和归档涉及多方面的问题，同时受到多种因素的制约。因此，为了能够很好的完成电子档案的管理工作，需要各个部门之间的协作，如依靠档案管理部门和计算机网络管理部门等。其中的档案管理部门是最为重要的协助部门，该部门对档案管理工作最为了解。此外，计算机网路管理部门也起着重要的作用，其为档案数据的安全性和存储制度的规范性奠定基础。

（五）加强人才的引进和培训

人为因素直接影响档案的管理工作是否顺利的开展。为此，财务技术人员应该掌握关于计算机方面的技能，同时对也应该了解一些会计电算方面的知识。因此，相关的档案管理部门应该重视对财务管理人员的培训，同时重视人才的引进，为财务档案电子化建设奠定坚实的基础。（作者单位：铜陵市环湖建设办公室）