Excel软件在教务管理工作中的应用

师宝霞

(咸阳师范学院，陕西 咸阳 712000)

教务管理工作是学校日常管理中重要的工作内容，是学校教育教学活动良好开展和正常进行的必要前提，为学校的教学教育环境的稳定、教学质量的提高以及教学模式的创新改革等方面的工作提供了重要的指导作用，是学校管理中的重中之重。因此，做好学校的教务管理工作十分重要，这就离不开先进的管理工具。

一、Excel对教务基础信息数据的管理

(一)数据档案的录入和编辑管理

Excel提供了多种单元格数据类型，其中包含数值、文本、货币、日期、时间、百分比等类型，但是Excel软件中将这些类型划分成了三种，即文本、数值以及公式。数值型表格主要应用于数值的计算、整理和统计，包含了数值、时间、日期等；文本类表格主要是包含了文字、字母、字符、标签等数据信息，这个只能用于修改和编辑，不能对数值进行计算；公式类主要指的是Excel中的公式和函数，应用于学生的学籍信息、专业信息、教师信息以及课程信息的整合管理，是学校教务工作中的基础信息管理，但是在Excel录入和编辑的过程中会遇到一些阻碍，例如，在身份证上的长串数字的录入中会出现信息的错误或不完整，使得数据信息不能良好的显示。在此情形下，应该对所录入的信息进行单元格设置，以文本形式来完成数据信息的录入。

Excel的填充柄，不仅可以对数据和公式进行复制，而且还能够生成等差与等比序列，还能够对所生成的填充序列进行自定义设置，大大提高了我们录入和编辑基础信息表格和公式函数的复制效率。例如，在录入学生学号或是教师工号的这些存在排列规律的数据时，就可以通过填充柄进行复制填充，省去了逐一编辑繁琐步骤。

(二)数据档案中数据的查找功能

在海量的教务基础数据信息之中，想要靠人工检索出我们所需要的某个数据是相当艰难的，Excel的查找功能就可以快速根据数据定义的内容查询到所需数据。例如，在学生的基础信息表中，我们要找出某一学生的基本资料，只需要在Excel中使用查找功能，输入所要查询的学生信息关键词，就可以快速准确的找到该学生的资料。

(三)数据档案中的复制、粘贴功能

在日常的教务信息管理过程中，人们需要一些资料信息进行复制、粘贴，但是如果操作对象是公式或是函数等特殊格式的信息就无法正常使用这一功能。Excel中的“选择性粘贴”功能就可以妥善处理这种情况，可以在粘贴时右击鼠标选择“选择性粘贴”指令，随后选中所需内容，确定完成。另外，Excel还拥有“粘贴不重复记录”功能。例如，需要对本学期的课程教师信息进行粘贴时，就可以使用这一功能。因为，在同一学期内一般会有统一位教师来负责不同的课程，从而会出现同一学期中的任课教师信息重复的现象，若是要对这些教师的信息进行统计的话，还需要一个个的手动进行粘贴编辑，流程复杂效率极低。所以Excel的“粘贴不重复”功能就可以直接越过这一繁琐操作，将教师信息不重复的编辑完成。

二、Excel软件在教务管理工作中的应用

(一)常用数据分析在教务管理工作中的应用

通常来说，Excel常用的数据分析功能有排序、筛选、分类汇总以及数据透视图等。教师可以利用不同的字段进行分类，对相对的数据表进行单字或多字的排序，从而得出所需的排序数据表。如果是要根据不同学科将成绩进行合理排序，就能够更加直观的了解到各个学科的成绩分布和教学效果。

想要从众多数据中检索到符合条件的信息，就要对表格中的数据进行筛选。而在对这些数据筛选结束后，会将那些我们所需要的信息进行显示，其他信息进行隐藏，从而方便操作者的数据提取。同时，Excel的高级筛选功能还能够完成更加繁琐的数据整理，操作者可以通过不同的数据条件来进行表格中的数据筛查，来达到数据分析和管理的目的。

(二)利用分析工具库进行数据分析

Excel不仅具有强大的公式函数计算功能，还拥有强大的数据统计分析功能。通过加载项添加分析工具库模块，我们可以更加便利、快捷的计算出表格中数据的方差、平方差以及对应的回归统计。例如，在对不同教师教学同一学科的成绩进行统计分析时，就可以更加有效的做出相对的教学质量分析表，从而完善组织管理与决策工作。

三、结论

综上所述，在整个的教务管理工作之中，Excel的使用和教务管理软件平台的协调共存是一种科学有效的管理模式。教务管理人员能够利用Excel来完成一些简单的数据处理、统计、收集以及分析操作，实现工作效率的提高，而通过教务管理软件平台来完成相对较大、统一性较强的数据管理。使用Excel来完善大型教务管理软件无法计算或是统计的复杂管理，从而促进教务管理工作的组织与开展更加顺利。