论高等学校档案管理工作的创新

邹晏秋

(吉林化工学院，吉林 吉林 132022)

随着时代的进步和社会的发展我国高等教育也面临着全面的改革，越来越重视教育结构的优化和基础建设，高校档案管理工作作为高校的基础管理工作也要有所突破，从思想上转变观念，充分思考高校档案管理工作的改革思路和发展方向，深入了解高校档案管理工作的重要性，提升高校档案管理人员的素质，更新观念、勇于创新，推动高校档案管理工作的全面发展。

一、高等学校档案管理工作的重要性

高等学校的教育教学工作面临着深化改革和长远发展，从学校发展到建设，从学校的整合到专业调整，从学校宏观人才培养目标到专业培养方案，从课程设置到教学计划，从学科建设到学术研究，从教学评估到专业认证，无论改革之路走到哪一步，都会产生相关资料，通过筛选留存有价值的形成档案信息资源，并在这一过程中利用档案信息进行分析调研，从中积累总结经验，做好各项决策工作。

高等学校的行政管理部门是整个学校教育教学工作运转的纽带，承担上传下达，协助各项教育教学工作顺利完成的职责，由此接收的命令、指示、通知、决定、请示、批复、函件、会议纪要等各类文件都统一归属于文书档案，是学校管理、运行和发展的重要历史记录，对学校未来的工作也具有十分重要的参考价值。

二、高等学校档案管理工作的发展与创新

创新是高等学校档案事业可持续发展的重要保证，创新的前提又要具备创新意识，形成创新理念。勇于改变固有的思维模式，突破档案管理现有的状态，培养超前意识，在把握好全局的基础上，对高等学校档案事业的发展，进行大胆的规划和设想，从单一的传统思想中解放出来，探求多维的发展空间[1]

管理方式的创新。高等学校档案应改变沿袭以久的等待式管理模式，由被动转向主动，积极挖掘档案的潜在价值，多方面吸取新形势下的现代化管理经验，把“死看死守”的注重保管收藏的档案，“活化”成便于查询、利用率更高的信息源泉，利用网络这一平台，实现对校内全方位服务和对外合作交流，互通信息，拓宽档案事业的发展领域。

管理手段创新。高等学校档案信息量较大，分类标识较多，人工完成费时费力，且存在一定的偏差，解决这一问题就需要运用现代的科学技术手段，将纸质档案通过计算机录入、扫描、刻录光盘等形式进行数字化处理，建立档案信息资源数据库，同时借助校园网、局域网等途径进行档案信息资源的网络化管理，实现了档案的直接录入、快捷检索、查阅可控，推进了高等学校档案事业的高速发展。

管理合作的创新。互联网的出现，加速了文档一体化的进程，文件按照标准和规范生成电子文档，实行文档一体化管理，必须改进现有的档案管理模式，寻求利用计算机等现代化的工具进入新模式，与办公自动化对接，同步加快档案的全程自动化管理，立足档案事业的长远发展。

管理制度创新。高等学校档案的现代化管理，对档案的安全保密管理提出了更高的要求，需要建立健全各项规章制度。针对档案信息的网络化管理，应该制定更加严格的管理制度，落实责任到每个人，对每位利用者进行网络安全教育，加强保密意识，做到档案管理工作全程无死角、无漏洞，确保学校档案在网络环境下的安全，保证高等学校档案事业的顺利进行。

三、高等学校档案管理人员队伍的创新建设

做好高等学校档案管理工作，建设一支业务精湛、创新意识强、综合素质高的管理人员队伍是关键[2]。

在高校档案管理工作不断创新，逐步完成信息化建设的背景下，对高校档案管理人员提出了更高的要求，不能只局限于熟练的手工装订和操作来管理档案，还要紧跟时代的脚步，增强创新意识，掌握档案管理方面的前沿信息，精通现代化管理。在具备一定的档案专业知识和理论的基础上，还要学习计算机软件应用、网络技术、档案设备操作等多方面的知识和技能，参加现代化管理的培训，听取档案管理专业的讲座和论谈，定期进行校际交流，以提高自身的专业水平和管理水平，积极参与高校档案管理工作的创新建设。

高校档案管理人员要用现代化的发展眼光，创建档案管理工作全新的服务体系。要以用户服务为根本注入“人性化”服务，统计用户对档案的需求指标，并对其进行细致分析和研究，总结出档案管理服务与用户需求的差距，从实际出发改善现有服务环境，主动适应档案管理工作发展的新开势，加强与高校各管理部门和社会相关单位的沟通，提供档案信息交流，大胆创新、丰富档案资源、开放档案服务，实现档案资源共享。在做好档案服务基础工作的同时，借助现代化服务工具，完善档案管理工作的服务机制，对高校档案进行科学的综合性管理，树立全心全意为人民服务的观念，不断提高现代化的服务水平和服务效率，最大限度满足用户的需要。

总之，高等学校的档案管理工作即要保留传统的精华，又要与时俱进突破自我，实现自我的发展和更新，从大局出发跟随时代前进的步伐，在踏踏实实做好档案基础工作的同时，推动高等学校档案事业的不断发展。