高校推行办公自动化的意义及工作建议

聂 瑜

(四川大学锦城学院，四川 成都 611731)

办公自动化的实质作用在于提高管理工作的效率。当前，信息技术以及网络化已经逐渐得到了普及，这样的发展趋势为高校运用办公自动化系统提供了有利的条件，使得传统的办公管理工作模式得到优化。因此，高校的管理人员应该认识到办公自动化的实际应用意义，并能根据高校的具体工作内容对其实施有效的运用，从而达到提高工作效率的目标。

一、高校推行办公自动化的意义

首先，满足高校科学管理的需要。在办公自动化系统中，能对信息进行统一处理和发布，在很大的程度上提高了信息整理工作的效率，有利于促进资源共享以及高校内部各个部门办公工作之间的协调性。管理人员可以随时掌握办公工作的进度和效果，并为管理者提供有效的决策依据。其次，促进高校实现多校区办公目标实现。在高校不断发展的历程中，多校区是一种发展大方向，主要体现在高校改革以及结构调整。很多高校的多个校区并不在同一个地区，这就使得传统的办公模式无法充分发挥其应用作用，更加无法实现信息的及时有效传递。这种实际办公需求成为了办公自动化与高校办公管理工作有机结合的推动力。

最后，提高高校管理工作的民主化。应用办公自动化系统，可以建立一个公共交流的平台，高校的管理者能随时掌握教师以及学生对学校管理方面提出的建议。网络中可以隐藏自己的身份，这样的特点更能使高校师生畅所欲言，将自己的想法充分表达出来。管理人员了解这些建议或者意见后，可以采用具有针对性的方法来实施答复，并解决问题[1]。这样的工作方式在提高质量和效率的同时，也能体现办公工作的民主化特点，将院务进行公开，教师可以更加方便开展自己的教学和管理工作。

二、高校推行办公自动化的工作建议

(一)革新办公管理理念

要想实现在高校中推行办公自动化系统的目标，革新管理者的办公管理理念是前提和基础。在高校的工作体系中，办公管理工作涉及到各个方面和不同的部门之间，这是需要高校领导给予足够重视的一个方面，并应该给予大力支持和提倡。这样才能真正将办公自动化系统实际应用于办公管理工作当中，将其落到实处[2]。另外，在应用过程中，应该重视对办公自动化系统的宣传，使高校教师和学生都能真正认识到这个系统的应用优势和所发挥的作用，这样才能更加积极的融入到高校的信息化建设工作当中。从这个角度来看，办公自动化已经逐渐成为了高校管理工作发展的一个必然趋势。

(二)提高办公管理工作规划的科学性

办公自动化系统具有较强的复杂性和综合性的特点，贯穿于高校工作体系中的各个方面。这样的特点在很大的程度上增加了管理工作的难度。针对这样的工作情况，高校的管理部门应该对其进行科学管理，从合理性以及可行性的角度进行办公管理工作的规划，重视工作的时效性，并能按照系统的步骤逐步完成这项工作。在高校实际运用办公自动化系统的过程中，应该充分考虑到高校的实际工作情况，按照由简单到繁琐的原则对这项工作进行持续优化和调整。这样的工作方式才能逐渐建立适合高校的办公自动化系统，达到提高办公管理工作的目标。提高办公管理工作规划的科学性是非常重要的。

(三)建立健全的办公管理机制

从高校的角度出发，在实际应用和推行办公自动化系统的过程中，应该将本校的实际办学和办公管理工作的情况作为主要依据，建立健全的办公管理机制，提高相关规章制度的完善程度。这样的工作方式才能使办公自动化系统的安全性得到提高，并能得到科学合理的应用。健全的管理机制能为办公信息的有效性提供保障，还能使文件发布工作更加规范[3]。另外，对办公自动化系统实施检查和考核也是一项重要工作，可以定期指派专业人员深入到不同的部门当中，针对办公管理工作情况实施检查，运用规范的考核标准完成这项工作，并针对实际的工作情况展开交流和讨论。这样的方式有利于为高校运用办公自动化系统提供推动力。

三、结论

综上所述，高校是我国教育体系中的重要组成部分，办公管理是其工作体系中的一个关键模块。因此，高校管理者在对办公自动化形成深入的了解和认识的基础上，可以革新办公管理理念，提高办公管理工作规划的科学性，建立健全的办公管理机制。通过本文对高校推行办公自动化的意义及工作建议展开的一系列浅谈，希望能为提高高校办公管理工作的效率提供一些参考。