浅析治淮档案管理工作的短板与对策

刘莉娜

2018年11月，鄂竟平部长在水利部党组中心组学习（扩大）会议暨专题党课上的讲话中指出，今后一个时期水利改革发展的总基调，一定是水利工程补短板，水利行业强监管。鄂部长的专题党课对当前和今后一个时期水利工作做出了全面部署，为治淮改革发展提供了重要遵循。随着治淮中心工作的不断推进，要求各项工作更快、更好地开展，治淮档案工作作为基础服务性工作，是治淮中心工作的基础保障，如何在新形势下补上治淮档案管理工作的短板，紧跟治淮事业日新月异的发展步伐，利用好现代技术提升档案管理工作水平，为整个治淮事业的发展提供坚实的地基，促进治淮事业又好又快发展，值得深入思考。

一、治淮档案管理工作在治淮事业发展中的地位

1.治淮档案管理工作的重要性

治淮档案管理工作作为治淮事业各项工作正常运行的重要支撑，对治淮事业的发展有着极其重要的作用。治淮档案是治淮事业历史发展进程中的权威凭证和原始材料，它为治淮事业保存了文化遗产，为社会提供了集体记忆，既满足当代治淮建设者的利用需要，还保持治淮事业发展进程中历史的整体性和延续性，为子孙后代造福。因此，做好治淮档案管理工作、管好治淮档案，其重要性不言而喻。只有做好治淮档案管理工作，才能为治淮事业奠定一个好的基础，为助推治淮事业发展发挥更大的作用，创造更大的价值。

2.治淮档案管理工作的特殊性

多年来，治淮事业的发展形成了种类繁多、形式多样、内容丰富的档案资源，这些档案资源可利用价值极高，主要包含了文书、科技、电子、会计、声像实物等档案，既能为治淮工程建设提供可靠资料，也为治淮事业发展提供规划与决策的参考。因此，只有加强治淮档案管理工作，才能让治淮事业跟上时代发展的步伐。

二、新形势下治淮档案管理存在的短板

1.对治淮档案管理工作的重要性认识不够

部分同志对治淮档案工作的认识存在误区，认为档案工作就是编编页码、装装盒子，不能给单位创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付基本的查阅就行了。因此，往往忽视治淮档案管理工作，没有把治淮档案工作摆到应有的位置，这是造成治淮档案管理不够完善的主要原因。

2.治淮档案管理工作机制不够健全

目前，由于档案工作人员变动大，部分人员不熟悉工作情况，不了解档案收集、整理、归档的规范标准，有些档案存在漏归、错归现象，尤其音像、实物等档案更是普遍存在，加之有的单位（部门）对档案工作重视程度不够，档案工作规范化管理水平亟需提高。因此，应健全档案管理工作机制，以确保治淮档案的安全性与完整性。

3.档案管理专业人才欠缺

档案管理工作是一项系统工程，工作千头万绪。俗话说“打铁需要自身硬”，档案管理工作成效如何，档案管理人员素质十分重要。然而，治淮档案馆档案管理部门人员有限，除了负责日常的库房管理、档案借阅、统计、接收、鉴定、指导、整编等工作外，还要承担单位的创收等工作，在如此繁重的工作压力下，加上平时进修的机会不多，档案管理的水平停留在经验上，无法进行更为专业化、精细化的管理，也就直接影响了档案管理质量水平的提高，在一定程度上制约了治淮档案管理工作的发展。

4.治淮档案管理工作信息化水平较低

建设数字档案馆是在充分肯定传统档案工作的前提下，对新形势下档案工作提出的新要求，在信息化条件下，以办公自动化为主要特征的档案信息化工作，势必要适应办公自动化的要求。淮委档案信息化工作起步于20世纪90年代中期，当时已基本实现档案案卷级及部分文件级数据管理。2002年5月，治淮档案馆成立后，为适应“数字档案馆”发展趋势，积极着手开展档案信息化研究工作。2013年，淮河水利委员会打造了全新的政务内网综合办公平台，依托此平台，还推出了淮委档案信息管理系统。然而，档案信息管理系统在长期的使用过程中，经常出现部分库的“档案权限”无法修改、“直接归档”后无法删除源数据、查询显示不全，导入数据时，插入固定值，数据会乱码或者数据出现错误等问题。目前，档案目录数据库和全文数据库还不是十分健全，档案利用存在一定的局限性，这就在一定程度上影响了淮委档案管理工作的信息化水平。

5.档案库房急需扩容

治淮档案馆总建筑面积为3455平方米，其中，档案库房现有面积约800平方米，预留面积560平方米。工程档案库房主要存放治淮重点工程项目档案，目前使用率已达90%以上。机关文书档案库房主要存放机关文书档案、已撤销处室档案及文书归档副本档案，其使用率达到61.9%。事业单位档案及会计档案库房主要存放委直属事业单位的文书档案和各单位会计档案，其使用率达到68.7%。从目前来看，项目档案库房使用率高，随着治淮重点工程的完工，面临接收档案的压力大、项目档案保存空间较小的情况，急需进行扩容。

三、应对治淮档案管理工作短板的对策

为开创治淮档案工作新局面，推动治淮事业科学发展，要坚持问题导向，从思想认识、制度建设、队伍培养、基础设施与信息化等多个维度，统筹近期与远景、软件与硬件、人力与物力等各个方面，采取系统科学的方法，全面解决认识不足、能力不足、保障不足的问题。

1.正确认识治淮档案管理工作重要性

应创新观念，正确认识治淮档案管理工作的重要性，加大宣传治淮档案管理工作的力度，及时研究并协调解决管理工作中的重要问题，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，必要时提供人力、物力、财力等方面保障，发现问题及时解决，进一步推进治淮档案管理工作的制度化、规范化和科学化管理，努力形成治淮档案管理良好的工作氛围。

2.创新治淮档案管理工作方式

首先要改善相关处室档案工作人员结构，选择单位内部的骨干人员，参加相关的培训，不断提升档案专业能力，加强引导，提升从事档案管理工作人员的责任感和荣誉感，激发他们的工作热情。其次要建立健全治淮档案制度体系，使治淮档案管理向规范化方向发展，从制度上确保治淮档案管理高标准、严要求、上水平。

3.强化治淮档案管理队伍建设

加强治淮档案人才的专业培训，通过继续教育、专题培训等方式，提高他们的档案管理能力和应用新技术的能力，着重培养一批具有高水平的治淮档案管理人才；另一方面，深入一线调研治淮档案管理的需求，加大治淮档案管理人员的筛选程度，提高薪资待遇，不断引进人才，增添新鲜血液，只有这样才能适应治淮档案业务发展要求，推动治淮档案管理水平。

4.加快治淮档案管理工作信息化建设步伐

针对档案系统安全性及服务利用等方面存在的问题，利用档案软件内的数据库设置、库结构设置及后台管理功能，科学规划、有序推进、严格监督，进一步升级淮委档案信息管理系统，使其在档案安全管理、借阅、全文检索等方面改善档案服务利用体验，提升档案信息化管理水平，建立完善的案卷级、文件级目录，完善档案数据库建设，满足淮委系统利用档案的需要，同时满足治淮档案信息化管理的需要。

5.提前做好库房扩容准备工作

从治淮档案馆的库房结构来看，除去已使用的房间，剩下的房间从档案保管要求来看，有的防潮性不佳，有的防水性能不好，基本不适合作为档案库房，所以需要提前谋划好库房扩容准备工作。

四、结语

治淮档案管理工作作为一项系统工程，具有举足轻重的作用，面对新的形势，应不断创新工作思路、创新管理理念，建立一个新的管理体制，创造新的工作业绩，真正做到治淮档案管理科学化、规范化，使治淮档案管理工作不断取得新作为，为加快推进新时代治淮事业高质量发展、决胜全面建成小康社会提供助力■