照片档案的现代信息化管理分析

程家燕

现阶段由于社会经济的快速发展，信息化程度日新月异，照片档案作为一种常见的信息载体，在档案资料中占有着越来越重要的地位。这种记录信息主要是记述社会在不同时期发展过程中较为客观以及鲜活的历史轨迹，不仅能够对人们的生活进行生动、直观的记录，还能忠实、形象地记录机关企业事业单位履职活动的珍贵历程。对于照片档案而言，它在一定程度上有效弥补了文字档案在表达方面的单一性与不足，可以很好地担负起记录事件、见证历史的任务。

一、传统照片文件在保存过程中的缺点

传统照片主要由感光材料制成，无论是彩色照片还是黑白照片，它们在保存方面都具有较大的环境依赖性，耐久性不高，就算保存条件再好，工作做的再仔细，随着时间的推移，一定程度上也会出现发黄变脆、图像模糊裉色甚至消失等问题，给保存、利用带来严重影响。如果照片存放环境恶劣，很容易导致照片随着时间的推移逐渐变成废纸，并且损失是永久性的，不可恢复的。

传统照片档案会占据比较大的空间，主要是照片的规格不尽相同，再加上年份不同、用途不同、归档部门不同等因素，需要对照片存放位置进行区分，如果照片内容标注不是很清晰，会导致调阅查找比较困难。

二、数码照片文件在管理过程中的缺点

现阶段数字摄影技术的不断进步，已经普及到人们生活以及工作中的每个角落。它主要以电子版形式在电脑的光盘或者硬盘中进行存储。数码照片具有数量大、重复性较高的特点，缺乏比较科学合理的收集规范，因此照片的收集筛选面临相对较大的难度。

数码照片文件在整理过程中的难度逐渐增加。通常情况下在拍完大量照片后，就会将没有筛选的照片直接转存到电脑上，导致最后筛选整理过程比较繁琐。如果在照片整理过程中意外删除没有任何备份的照片，那将导致照片文件丢失，给数据安全带来一定的隐患。

三、信息化管理必要性

1.时代发展的趋势要求

由于计算机网络和大数据技术的快速发展，传统的照片文件管理逐渐被照片文件信息管理所取代，在一定程度上成为档案管理新趋势。档案管理信息化，其管理主要是指将Internet技术与计算机技术相结合产生的一种新型档案信息管理模式，能把信息准确记录在不同载体和位置上，在互联网中主要依靠数据形式存在，不受任何时间、空间等方面的限制，能进一步实现资源共享，提高了照片档案的利用效率。

2.管理优势

对照片档案实施信息化管理能够不断提高检索效率，在传统管理模式中，需要在特定时间、场所才能查阅利用照片，但通过对照片档案开展信息化管理后，在网络平台上就能对所需照片进行查阅，在一定程度上实现资源共享这一目标。与此同时照片归档后，就能通过档案相关编码及时找到需要照片，可节省大量的查找时间。另外，通过对照片进行编码将其存储在硬盘或者网络云空间服务器上，可实现照片档案存储在不同载体上的备份管理，也利于安全保管。对于需要重点保管的照片，可以设置加密程序，实现安全存储管理。

四、管理措施

1.实施电子化处理

一是对传统照片档案进行全面扫描翻拍，将其转为数码照片，存储在电脑硬盘或网络服务器中。另外在实际进行扫描过程中，由于照片质量的差异，应该设置不同的分辨率，只有这样才能保证照片的信息完整。

二是待扫描翻拍完毕后，存储照片前还应在不失真的前提下对图像进行处理，使存储的照片效果达到最优。

三是对新存储的数码照片要及时整理归档，严格按照数码照片归档要求进行整理、标注档号和特征值著录。

需要强调的是，这些工作务必要在忠于原档案的基础上进行，切忌由于电子化处理而导致照片失去原本的真实性。

2.实施信息化管理

要妥善保管好原始照片档案。在做好原始照片档案安全管理的同时，要加强对电子化处理后形成的照片档案库的安全管理，按照数码照片管理有关规范要求，做好安全管理和备份工作，备份最好一式三份，二份用来保存，一份用来查阅利用。确保载体的有效性和数据信息的安全，既要加强计算机软硬件管理，防止因计算机出现问题导致照片数据信息损坏；也要加强对备份载体的安全管理，防止因保管不当或因载体质量先天不足而造成的载体损坏导致数据损毁。另外，对照片档案载体及数据信息要定期检查，出现问题要第一时间进行修复。

要加强对电子设备防病毒监控措施。计算机、移动硬盘或者网盘等应该定期检测和查杀病毒，确保软硬件的安全，防止病毒入侵，避免在带病毒的计算机设备上使用保存介质。另外电子设备也要定期进行病毒查杀和防火墙检查升级，如果发现问题，要及时找专业人员进行处理■