高职院校文书档案管理工作的现状及对策研究

张海东

（北京农业职业学院，北京 102442）

1 引言

我国高等职业教育主要目的是为社会培养专业技能型的人才，对于社会的发展以及经济建设具有十分关键的作用和价值。高职院校档案管理指的是对高职院校教育教学、后勤服务以及科研工作的各项活动中产生的各种资料进行管理和应用的一种重要方法，可以为高职院校的管理以及后续服务活动的有序开展提供专业的参考，实现学院文书档案管理工作的系统化、规范化和科学化，这也是当前高职院校文书档案管理工作的重点。但是从实际情况来看，高职院校仍然存在档案管理方面的各种不足，影响档案价值的有效发挥。因此，高职院校逐渐强化档案管理工作，探索科学合理的管理方法以及管理对策，档案管理的优势也逐渐突显。

2 高职院校档案管理的必要性

档案是对历史工作的详细记录，是历史见证的真实凭证，也是第一手的资料，加强高职院校的档案管理对于推进高职院校依法治校和依法教学具有十分重要的意义，能够促进学校教育质量的进一步提高，促进学校的科学发展。在社会实践过程中直接形成的各种各样的文档资料称为档案，档案在一定程度上具有历史性的特征，能够客观地对历史情况进行有效地记录，而非后人所编造的，具有真实性的特点，是最可靠的凭证之一[1]。同时，档案资料还保留了十分清晰的历史痕迹，包括相关领导人或有关人员的亲笔批示以及签署当事人的手稿，很多文件会盖有个人的印信或者制发机关的印章，有些材料以录音带、照片、录像带的形式存在，都给档案带来了凭据作用的特征。同时，各种各样的文件材料包括契约合同等相关重要资料在文书档案中的凭证作用就会更加的明显，这些资料都是来源于社会活动而且具有文献所并不具备的法律效应，对于高职院校的评估检查以及教学工作总结可以带来十分重要的数据支持。

3 当前高职院校档案管理过程中普遍存在的问题

3.1 缺乏系统完善的管理机制

学校的档案管理工作直接反映出学校的教育教学水平，档案管理也是院系管理的基础工作，直接关系着高职院校的教学质量和教学水平。高职院校档案管理种类很多，包括教学档案、学生档案、教师档案、学术档案、科研档案等档案内容。目前，因为各学校对档案管理的认识不同、内容不统一，缺乏系统的管理机制，造成管理的不规范。从某种程度上来说，如果一个高等职业院校连学生教师的数量、学术上的成果的表现以及具体的形式、学生的就业统计等相关基本数据都残缺不全，那么说明这个院校在管理方面存在很大的问题，因此，必须要重视档案管理工作，采取科学有效的方法进行档案管理活动，制定出系统完善的管理机制，为高等职业院校的管理活动提供有效的参考依据。

3.2 缺乏专业高水平的档案管理人才

长期以来对高职院校档案管理活动的不重视，导致档案管理部门普遍缺乏专业高水平的档案管理人才，难以真正有效地执行档案管理活动，发挥档案的角色价值以及数据支持价值。同时，我国高职院校档案管理工作普遍起步较晚，仍然存在很多不完善的制度以及现象，而且有的院校的领导并没有完全重视档案管理活动，存在着很多档案管理方面的疏漏，档案管理队伍建设严重不足直接影响档案管理活动的作用和价值。目前，高职院校的档案管理人员并没有经过专业系统的培训，缺乏主动服务的意识，无法保证档案管理活动的科学化和规范化，信息化档案管理水平较低，影响档案的使用效率和调取速度，难以实现档案规模化的开发与利用[2]。

3.3 基础设施建设不足

相关调查研究表明，目前，绝大多数高职院校的档案室库房及工作场地相对于大学来说偏小，档案室配置也存在严重的不足，很多的档案室并没有配置必备的机械设备，在管理方面存在很大的弊端，目前高职院校最常用的档案管理方法仍然是手工操作方法，这会极大地耗费人力和物力，而且还导致检测速度和检测精度比较差。虽然某些院校已经开始重视档案管理工作，并在档案管理的基础设施方面加大了投入，但是这部分高校在逐步实现计算机档案管理过程中仍然存在较大的问题，影响了档案查询的速度以及档案价值的有效发挥，同时，也不利于档案管理人员综合处理技术的能力的提升，工作人员通常难以兼顾档案管理技术的科研与开发工作，导致在具体的工作过程中无法主动提供可以利用的档案并积极地开发新的档案，影响高职档案管理工作的有序发展。

3.4 对档案管理的重视程度不足

长久以来，高职院校领导在思想上缺乏对档案管理工作的正确认识，认为档案管理工作可有可无，只要有人管理就可以，没有必要花费太多的精力以及太多的资金。管理者采取原有的落后低效的管理模式以及管理观念导致档案难以发挥其应有的作用，档案资源严重浪费，无法为高职院校的进一步发展提供有效的数据支持。另外，高职院校的档案管理部门普遍缺乏强烈的归档意识，没有建立起专门的档案管理工作领导与监督小组，档案管理制度不健全、不合理，部门领导难以深入地解决档案收集及档案管理过程中普遍存在的具体问题，仍然依靠档案管理部门主动索取的方式进行档案资料的收集[3]。根据《中华人民共和国档案法》，高职院校学生以及教师需要依法及时上交相应的档案资料，高职院校的档案管理部门需要加强对相关档案的保管以及处理。从实际情况来看，高职院校除了档案管理部门之外，绝大多数的老师和学生并不认识和了解档案的法律责任，管理人员依法收集、自觉保护移交档案管理的意识难以树立起来。

3.5 信息化技术在文书档案管理中的应用不足

当前高校的文书档案管理工作使用的还是传统的管理方法与技术，因此，信息化的程度就会出现影响，这属于一种普遍的现象，归结具体的情况主要体现在以下几点：首先，工作人员对信息化技术的使用意识不高，很多的管理人员对信息化技术的了解不够充分，觉得在高校的文书档案管理中实施信息化技术的意义不大。其次，信息化技术的使用受到严重的限制，在一些高职院校中，信息化文书档案管理只是在一些基本办公软件中使用，或者简单的聊天软件等，负责文件与资料的传输，而对一些办公自动化与高科技的技术使用比较少。最后，当前我国信息化技术的使用没有得到全面的推广。信息化技术的发展不断的创新，有很多现代化信息技术已逐渐被广泛使用，如大数据技术与云计算等。这些技术的使用可以大大地提高高校文书档案管理的工作效率。可是在实际的应用中，这些技术的使用较少，也受到了很多的限制，因此，导致信息化技术的使用得不到广泛的应用。

4 提高高职院校文书档案管理价值的相关对策

4.1 加强对档案管理工作的重视

高职院校的档案管理活动通常会涉及高职院校建设的各种各样的内容，对高职院校正常教育教学制度的有效维持以及各个部门之间的工作都有着密切的联系，高校的领导必须要重视档案管理活动，并将档案管理与学校的科研管理和教育教学相互协调起来[4]。在高职院校整体发展和规划当中纳入档案管理活动，并加大对档案管理工作的宣传，使得广大的师生都能够充分了解到档案管理的重要意义，从根本上树立科学档案管理的意识[5]。

4.2 加强档案管理队伍建设

当前，高职院校档案管理人才不足是影响档案管理工作价值的最主要因素之一。因此，必须要加强档案员工的工作能力以及业务素质，提高档案管理人员的综合素养，进而提高档案管理工作的信息化和规范化。同时，还需要加强对档案管理工作人员的培训，积极支持相关员工参加档案部门举办的业务学习，全面提高档案人员的专业能力，并加强对新材料、新技术、新科技、新设备的使用。充分利用科学技术引领档案管理工作，提高档案管理工作水平以及档案管理工作的价值。

4.3 提高档案管理的现代化和信息化水平

随着科学技术的不断发展和信息时代的全面到来，对高职院校档案管理工作带来了机遇和挑战。现代化的档案管理工作具备自动化的搜索功能，可以帮助人们快速地进行档案资料的查询以及档案资料的管理，能够有效减轻工作人员的工作量和工作负担，同时，档案管理系统也可以根据一些工作需要自动生成分数统计，以减轻相关的工作量。在高职院校档案管理工作当中纳入信息管理的相关技术，使得档案管理更加趋于信息化、数字化以及智能化，实现档案管理文档一体化的工作，全面提升管理的质量以及档案管理的效率[6]。但与此同时，信息化的档案管理也容易出现安全问题，包括黑客的攻击、病毒的侵扰以及档案资料的流失等，因此，还需要加强信息化管理系统备份资料的建设，并不断升级防火墙装置和杀毒软件系统，保证信息化管理系统的安全性和可靠性。

5 结语

综上所述，论文对高职院校文书档案管理工作的现状及对策进行了全面的剖析，希望能够给予相关工作者一些启发，充分发挥高职院校档案的价值，促进高校教育事业的持续稳定发展。