中小民营企业存货管理问题及对策探讨—— 以YF 船舶设备公司为例

镇江市益聚信息管理咨询有限公司 杜潇丹

我国市场经济不断发展壮大，中小企业在市场中占有举足轻重的位置，无论是在补充市场经济结构，还是在数量上，在促进就业和社会发展上，都日益成为关注的重点。作为企业的重要资产，直接关系到企业的生产和资金的占用而持有的存货，企业对于其管理的成功与否，直接关系到企业的资金命脉和正常的生产经营，是企业内部管理不可小觑的一个重要部分。因此，如何提高存货周转率，提高资金使用率，提升企业竞争力，是目前中小企业亟待解决的问题。本文以本公司服务的一家具有代表性的中小民营制造企业——YF船舶设备公司的存货管理进行分析，从而对中小企业进一步加强存货管理提出建议和措施。

1 存货管理的相关理论概述

1.1 存货的概念和特点

在企业的生产过程中准备一定量的生产所需消耗的物资，从原材料到产品之间，以不同形式或者不同名称存在于厂区、车间内的物资，这就是我们所说的存货。从财务价值这个角度确定的存货，需满足以下条件。

(1)该存货有一定的价值，在企业的生产中提升自身的价值，产生一定的经济利益。

(2)该存货的成本计量清晰、明确。存货的实质就是企业的流动资产。换句话说，存货具有流动性，在生产的各个环节中处于不同的状态和形态，通过生产加工过程，不断购置、耗用、加工，价值被一步步转移，产品销售实现后，存货的价值得到进一步的体现。

1.2 存货管理的重要性

存货管理是连接企业采购、生产、销售、成本环节的一个纽带，如果存货管理不善，势必形成供产销运行的不流畅，成本核算不够准确。例如，如果原材料不按销售计划、生产计划采购，会造成物资在仓库的积压，物品如果存放时间过长，有可能会损坏或者变质以及产品的更新换代导致被淘汰不用，造成资源和资金的严重浪费，也可能导致生产时原材料供应青黄不接，使生产停滞，影响销售，最终导致协议违约，产生一定的违约成本，甚至导致客户流失。制造企业成本核算的好多基础数据都来源于存货，存货如果管理不当将会影响到企业的长远发展。一个发展势头好的企业如果想在竞争中保持一定的竞争优势和市场优势，就不能忽视企业内部的存货管理。

中小民营企业一般资金缺口较大，存货往往在其资产中占据了大半壁江山，加强对存货的管理，加速存货周转，就等同于节约了周转资金，提高了企业的经济效益。存货管理对成本管理的影响是非常大的。例如，本公司服务的一家叫YF的生产船舶设备的中型民营企业，主要生产专用船舶设备，由于高层管理者存货管理意识薄弱，导致公司内部存货管理混乱，加上招录的存货管理人员是新入职的，也没有存货管理和ERP仓库模块使用经验，将A产品的原材料领用，在ERP仓库模块中输入了B产品的领用中，造成B产品生产成本增加，A产品生产成本减少，导致两种产品的成本核算都不准确，两种产品的毛利率测算也不准确，提供的数据对企业后期的销售定价及经营决策不能起到很好的参考价值。

2 中小民营企业存货管理中存在的问题

2.1 采购环节控制薄弱

如YF公司内部有评审流程，但是教条化严重，照抄人家公司的评审流程，并没有结合自己公司实际情况进行修改，缺少几个供应商询价和比价的过程，评审流于形式，只依赖于其中一个股东的二三家关系户供应商，有些原材料采购价格明显高于外面其他同类供应商，很难降低存货采购成本，无形中转移走了一部分公司利润。

2.2 存货的账务处理不够规范

2.2.1 出入库记录不准确

如YF公司才创立公司，库房管理员还要忙于行政事务，以及ERP系统仓库模块输入，暂由生产主管负责入库及领用生产区域的库存物品，因他有本职工作，无暇顾及，在登记相关数据时不够严谨、认真，草草了事。例如有的入库无验收签字，直接根据对方的送货单办理入库手续；有的入库，甚至都不办理任何手续。这些情况造成库存梳理与实际不符，成本核算往往靠倒轧的方式才能勉强计算出来，遇到物料之间的混用，成本核算很难避免不出现错误，而且错误还无从查起。

2.2.2 货到票未到暂估不够准确

如YF公司，原材料已入库，到了月底因为未付款，对方采购发票不肯开具，根据会计准则规定，货到票未到的情况原材料应对存货价值进行暂估，因采购提供的暂估价格不够准确，使当期产品的成本核算不够精准，最终导致毛利率可比性较差，使得每月的成本核算都处于调整期，真实的产品成本达不到有效的控制，长远来看，容易在未来引起税务的关注及检查。

2.3 存货的仓储条件未达到

2.3.1 仓库选址不达标

从字面上去理解，库房应该是封闭式的，但YF公司租的厂房不大，为了节约成本及方便操作工领用，直接在操作现场车间中设置了一个简陋的库房区域，有一把小锁锁门，无顶，生产主管本职工作繁忙时就让操作工自己拿钥匙去拿物品，有时也不登记，这个库房就失去了存在的意义，库存数据不够准确，因此财务数据也不会准确，最终导致财务报表及税务申报数据不够准确，更严重的影响到企业未来的经营决策。

2.3.2 存货安全防护措施不到位

YF公司的仓库管理人员对存货的特性根本一无所知，比如像天然气、液氮这些特殊存货，必须要有一定的安全防护知识，才能进行及时、有效的防护，不然就会导致这些物资不能处于随时能使用的完好状态。

2.3.3 存货状态不明

YF公司现场存货无规则摆放，同种物质没有固定的场所存放，这里有，那里也有，用过的和未使用的区分不明。而且没有识别物品的标识贴，在产品和产成品的界定模糊，最终导致产品成本数据不准确。

2.3.4 环境安全无保障

YF公司为了自己取用方便，将危险的物品与普通物品存放在一起，没有将特殊存货单独设置专用库房，也没有配备相应的安保措施，大量危险的物资堆积在一起，时间长了，导致存在安全隐患。

3 中小民营企业存货管理存在问题的原因分析

3.1 内部原因

YF公司高层管理者存货管理意识淡薄，他们认为只要不是大批量的存货出现问题，对利润也不会有太大的影响，根本不需要重视；企业内部控制不健全，采购周期、采购基数、实际消耗等环节出现差错，造成库存不足或者挤压；仓库管理员缺乏库存管理的知识，ERP系统更新不及时，信息化水平低；采购人员滥用职权，和供应商勾结，进价虚高；仓库人员存在私下变卖存货现象。

3.2 外部原因

国际和国内政治、经济形势的严峻，2018年中美的贸易战，使得汇率有所波动，对进出口企业的原材料及产品的价值影响是相当大的，YF公司也是一家出口生产企业，汇率的波动对YF公司也是有一定的影响，企业采购的原材料受国际、国内形势的影响，价格方面也是存在着很多的风险，最终导致公司的利润波动风险也较大。

4 中小民营企业存货管理的改善对策

4.1 提升采购环节控制水平

YF公司制定相应的内部考核制度，对采购人员及相关人员进行采购价格和质量的评比考核，公司进行主要原材料市场行情、供应商摸底调查，多方比较，让采购人员的采购价格透明化。同时，要合理制定合理的降低采购成本的激励措施，如同等原材料采购价格降低多少百分比以上给予相关采购人员一定的比例奖励。

4.2 科学地进行账务管理

4.2.1 人员配备及流程优化进行完善

YF公司应设置专人管理库房，制定并完善库存管理体系，优化存货管理流程，实现企业员工集体参与，全员共管的模式。

4.2.2 完善相应计划的制定

合理确定采购清单及数量。做好ERP的使用权限设置和存货最优库存量的设定，由采购人员依据生产计划、库存情况制订相关原材料的采购计划，采购部主管审核计划的合理性。

4.2.3 采购物资的入库手续进行完善

物资到厂后，由采购人员进行物资入库的数量、状态和质量的初步确认，提交报检单给检验人员进行质量复检，最后采购人员拿着收货单、检验合格单到库房申请入库。库房管理人员核实数量和其他产品标识信息，参照采购清单和数量入库，对于超计划的采购数量应上报总经理批准，否则不予入库。

4.2.4 出库手续进行完善

仓库管理员依据有效的生产指令和材料领用单办理出库。财务人员月末在进行存货暂估时，应按照采购合同和最近一次的结算价进行暂估，对于一些执行力差，有懒惰思想的人员应给予适当的绩效考核。

4.2.5 建立存货定期与不定期的盘点制度

对于一些状态发生变化导致不能随时使用的存货，应及时发现、及时上报处理，减少因管理不善造成的存货减值、呆滞等损失。

4.3 存货的仓储水平进行有效地提高

首先车间现场的存货堆放应实行2S（整理、整顿）和目视化管理。对于不同形态、不同性能的存货进行合理区分，分开存放，达到物品名称和梳理的标识工作，所有信息及时录入ERP系统，实现库存信息的及时性、准确性和共享性。其次要保证存货的完好性。设置安保措施和配备消防设备，制定一系列存货安全防护及保管制度，对存货管理人员进行特殊存货保管及知识的培训。最后要设定库存预警机制。充分发挥ERP系统信息化的作用，对供给进行预测分析，确定最佳的采购周期和安全库存。

5 结语

存货作为企业最重要的流动资产之一，管理的优劣将影响到企业的运营质量。因此，中小企业的库存管理在整个企业的管理中占据着核心位置，怎样加速存货的周转率、减少存货的占用资金、又不能使存货断货、影响正常的生产经营活动，成为存货管理的重点工作。作为中小企业，一是要建立有效的存货内部控制体系，建立健全存货管理制度；二是要与时俱进，运用信息化管理的方式来提升管理的水平；三是要保持存货账面和实际相符，定期不定期的开展存货的盘点工作；四是加强有效的监督和激励，保证各项制度的有效实施，提升企业存货管理水平。