对于新形势下做好办公室档案管理工作的思考

摘 要：现阶段，受经济领域、深化改革、信息发达、人才素质等诸多因素的影响，对办公室在档案管理方面的工作要求越来越高。怎样结合当前形势做好办公室档案管理工作已经逐渐成为了每一个办公室档案管理工作者需要关注的重要课题。本文主要从立足实际、剖析问题的角度出发，结合时代背景，探讨解决问题的方法，希望能对相关工作者起到一定的参考作用。

关键词：新形势；办公室；档案管理；思考

对于办公室档案管理而言，其属于办公室工作内容中重要的组成部分，不仅具有真实反映办公室工作的作用，还履行着记载历史的职责，扮演着服务于监督工作的角色。所以，其属于极为重要的信息资源，具有重要的存在价值。办公室档案管理工作质量从一定程度上反映出办公室工作人员的工作水平。在实际工作中，受各种因素的影响，办公室档案管理工作仍存在不少的问题，亟待相关工作者们去思考和解决。

1 当前办公室档案管理常见的问题

1.1 人力资源方面的问题

我国正处于高速发展阶段，人在其中发挥着不可或缺的作用，因此这也是在新形势下对人力资源配置的一种全新考验。就办公室档案管理工作而言，容易受到人员配置、人员素质等方面的影响而导致出现不少问题。首先，存在某些单位对配置办公室专业档案管理人员的必要性认识不够，不配置或少配置，导致档案无人管理或管理不到位，造成档案的流失或损毁；其次，从事办公室档案管理的人员素质参差不齐，部分工作人员缺乏相关的专业知识，缺乏与时俱进的精神，未能及时通过专业学习或培训提高管理档案的工作能力，导致工作效率低下，工作效果不佳。由此可见，人的因素是影响档案管理的重要因素。

1.2 管理制度方面的問题

因为存在对档案管理的重视程度不够，意识形态认识不充分等情况，所以不建立档案管理制度或即便建有管理制度也仅仅体现在形式上未严格执行的现象也是存在的。缺乏思想认识、缺乏制度约束、缺乏监督检查，导致对于档案的管理停留在表面，无法深入实质，即便出现影响档案管理的现象也无有效措施加以预防或予以制止，从而导致档案管理工作滞后，无法满足企业发展的需要，更无法满足时代进步的需要。

1.3 利用方面的问题

因为存在人的因素或管理制度的因素使档案在收集、整理、立卷、归档时便可能出现欠缺，导致先天不足。又因为在档案的调阅上会有一定的管理规定，使调阅的过程显得较复杂，从而造成档案更多的时候处于“静态”模式。档案管理缺乏系统性，档案管理人员未厘清“家底”。在众多因素的影响下导致档案的利用效果不佳，消弱了档案自身的价值，使档案这一历史记录未能更好的服务于企业的发展和社会主义现代化建设。

2 关于档案管理工作的重要意义

因档案自身具有对过去和现在的记录性而显得尤为珍贵，国家也出台了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，足以可见对档案工作的重视程度和档案管理的重要性。同时，保护档案也是每一位公民应尽的义务。在新形势下，档案管理被注入更深的蕴意，肩负着时代赋予的新使命。做好档案管理工作不仅是相关人员的一种职责，更是一种历史使命。让具有保存价值的档案更好的被保护和利用，发挥其更大的价值，便是档案管理工作的重要意义所在。

3 怎样做好办公室档案管理工作

3.1 注重档案管理人员的培养

办公室档案管理人员的配置和素质对档案管理质量有着直接影响，所以应当重视对档案管理人员的培养，这里所指的培养不仅是对从事档案管理工作的人员进行各项专业知识和业务技能的培训，还要立足工作实际配置能够满足工作所需的专业档案管理人员。有条件的应引进档案管理专业方面的人才，带来档案管理新理念，激发档案管理工作上求创新，跟上时代前进的步伐。同时，鼓励在档案管理岗位上工作的人员通过继续教育学习、申报档案专业技术职务任职资格等方式提高专业技术水平。建立对专业技术人员专业技术职务聘任方面的制度来促进档案管理工作人员自觉提高自身专业素养，给从事档案管理工作的人员贴上专业技术人员的“标签”提高其工作使命感。通过引进专业人才、培养专业技术人员、建立专业技术管理制度等措施为档案管理人员营造浓厚的工作氛围，提升其对自身工作的重视程度，激励其精进业务技能，从而为办公室档案管理工作打造坚实的人才基础。

3.2 注重管理制度的完善

档案管理工作中人是可变因素，那么更需要建立管理制度来降低可变因素对档案管理工作的影响。“无规矩不成方圆”，有了制度做保障，档案管理工作就会有章可循，从而确保档案管理各环节的规范。为了避免管理制度仅仅停留在形式上，应对制度落实情况建立监督机制，并严格执行。在建立管理制度时应注意，除了必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规外，还应注意立足实际，避免制定出华而不实的管理制度，无益工作。建好并用好管理制度为办公室档案管理工作夯实基础。

3.3 注重档案管理的宣传

在实际工作中，存在对档案管理工作不重视的现象，造成这一现象的原因可能有许多，但归根结底就是没有认识到档案的重要性。仅仅依靠档案管理工作人员的一己之力就能做好档案管理工作是不契合实际的，除了通过人才培养、制度建设来为档案管理工作的顺利开展“保驾护航”外，还应注重对档案管理重要性的宣传。通过贯彻相关法律法规、普及档案常识、提高档案利用率等方式来提高大家对档案管理的重视程度，将档案从“静态”模式调整到“动态”模式，合规合法的开放档案，提高对档案的阅览、复制、摘录的频率，使档案能惠及有需要的人，增强档案自身的价值，逐步培育出每一个人与档案管理都有着密不可分的关系的氛围，借助更多的力量来做好办公室档案管理工作。

4 结束语

在这个高速发展、日新月异的新时代，与时俱进，顺应发展潮流，不断突破创新，提高管理水平，为办公室档案管理工作重新定位，提高含金量，使其成为企业发展的一个支撑点，便是对新形势最好的回应。

参考文献

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[3]牟丹宇，赵淑芳.略谈信息时代的文书档案工作[J].陕西档案，2016（06）：28-29.

作者简介

倪莉（1979-），女，汉，四川自贡，档案管理，助理馆员，大专，研究方向：办公室行政管理方面、人力资源管理方面的档案管理。