加强机关事业档案分类的整体管理工作探析

郝英

摘 要：机关事业单位中档案管理工作是对人员的重要管理措施，也是管理水平的重要体现。机关事业单位通过档案管理对工作业绩考核，因此，科学的档案管理工作是确保机关事业单位长久发展的保障。当下，机关事业单位不断扩大发展，其档案信息越来越多，只有实现对档案的分类管理，才能够确保机关事业单位各项工作稳定开展。

关键词：机关事业单位；档案；分类；整體管理

科技的发展改变了人们的生产生活方式，对机关事业单位而言，科学技术的进步使得档案管理工作得到进一步优化创新。在信息时代不断发展的今天，机关事业单位的档案分类工作得到进一步优化，提高档案分类的工作效率，能够促进机关事业单位档案整体管理工作的进步。但是，当下机关事业单位中档案分类管理还存在一定问题，文章对具体的问题进行分析，并针对问题提出相应的解决建议，旨在为机关事业单位优化档案管理工作提供有力的参考。

1 机关事业单位档案管理工作的重要性

信息时代背景下，先进信息技术促进生产生活发展。档案管理中，信息复杂化使人们对档案管理的认识不能满足相应工作开展需求。档案分类管理的规范性及科学性需要进一步提高，因此，加强机关事业单位档案管理工作具有重要作用。

1.1 减轻档案管理工作负担，增加工作效率

机关事业单位档案的增多给档案管理人员合理管理档案造成一定影响，通过对档案分类管理，可以让工作人员快速找到所需资料，减轻工作负担[1]。以信息技术为支持，开展合理的档案分类管理，可以以计算机电子查找快速获取档案，减轻工作人员查找档案负担，同时提高档案利用效率。

1.2 有利于规范档案储存

档案包含机关事业单位机密性文件资料，机关事业单位档案是对其各项工作内容的记录和反映。档案对机关事业单位后续工作开展借鉴相似工作经验具有直接帮助，档案管理中以信息技术实现分类管理，能够实现对档案规范化管理，以不同性质分别管理档案，提高机关事业单位档案管理水平，提高其工作质量及效率[2]。

1.3 有利于信息交互及共享

档案代表机关事业单位信息，工作信息经档案反映，机关事业单位自身档案管理涉及不同部门、不同工作内容，其档案管理具有杂乱性特点，需要将不同部门、不同性质档案分开管理，进而减轻对复杂档案信息管理造成的工作效率低下问题。

2 机关事业单位档案分类整体管理中存在的问题

档案管理工作属机关事业单位中重要管理内容，科学档案管理工作可确保机关事业单位各项工作稳定开展，以合理档案管理服务于机关事业单位各个部门，其各个部门又更好的服务于大众。当下，机关事业单位档案管理工作采取分类整体管理的方式提高了一定的工作效率，但是其实际工作中仍存在一些有待解决的问题。

2.1 管理方式单一

管理方式单一主要是其档案管理工作缺乏创新。机关事业单位自身档案管理方式落后，管理方式及内容还是延续传统档案管理开展，不能满足新时期机关事业单位发展需求。在实际的档案管理中，其虽然应用了信息化技术开展档案分类整体管理，但是其管理方式和内容还是按照纸质档案管理模式开展，管理方式以人工手动管理为主要形式，管理方式单一[3]。

2.2 对档案管理重视不够

对档案管理重视不够是针对机关事业单位领导人员而言的，领导人员对档案管理工作认识不足，没有看到档案管理工作与各项生产经营活动的联系，单单认为档案管理是对单位历史资料的整理，于是在档案管理上投入人力、物力、财力较少，不能满足新时期档案管理工作需求。

2.3 档案管理体制不全面

档案管理工作是机关事业单位管理工作中重要组成部分，但实际执行中其被视为附属工作开展，在管理体制上还有一定缺失。例如，档案分类中，对档案是按照部门分类，还是按照类别分类，在档案管理体制上无明确规定，这就导致档案分类受工作人员主观能动性影响较大，造成不同档案分类混乱，档案使用后也未及时归位，整体档案管理效率低下。

3 对机关事业单位档案分类整体管理问题提出相应的建议

3.1 重视档案管理，积极创新管理

机关事业单位档案管理工作对其相应工作开展提供历史数据及经验支持，可以避免其出现历史相同错误。必须加深机关事业单位领导对档案管理工作的认识，让其认识到档案管理工作的重要性。加强对档案管理宣传，同时对档案管理工作不断创新，让领导部门认识到档案管理工作对机关事业单位的促进作用。在档案工作创新上，要将先进技术融入到管理工作中，以科学化和规范化内容强化档案管理工作的服务性。

3.2 完善管理体制

在机关事业单位中，将责任制度应用到档案管理中，对分类档案整体管理工作责任到人，增加档案管理人员工作积极性。档案管理工作要从建档、整理、储存、分析、应用等各个环节出发，在每个环节中完善管理体制，对档案分类方式、分类依据明确规定。在档案管理中建立绩效考核制度，对管理人员专业性定期检查，使其不断的自我学习，提高档案管理整体水平，以适应信息社会发展需要，能够熟练使用现代化先进设备。

3.3 提高信息化档案管理水平

在信息技术影响下，机关事业单位档案管理工作也要适当创新，将先进的计算机信息设备应用到档案分类整体管理中。此外，要创新档案管理方式及内容，摒弃传统档案管理中的弊端，以电子档案和纸质档案相结合的方式，提高档案管理工作效率及质量。加强对计算机信息技术的创新，将现代化的科学技术应用到机关事业单位档案管理工作中。例如，将快速扫描仪应用到档案扫描中，以文件管理系统实现档案的现代化管理。

3.4 强化档案管理人员专业素质

对档案管理人员开展周期性到培训是提高其综合素质的重要措施。在时代不断发展的过程中，某一水平的档案管理不能满足机关事业单位长久发展需求，必须建立长效的培训机制，对档案管理人员不断培训，进而增加其专业化技术能力。对档案管理人员周期性培训，将现代化的管理技术及管理理念传递给管理人员，让其能够将先进的技术和理念应用到实际中。加强档案管理人员的专业素质方面，还要将培训工作和实际工作中的服务态度纳入到绩效考核制度中去，建立科学评价机制，根据其工作服务型及培训积极性合理评价，对工作及培训突出的管理人员给予奖金奖励和口头表扬，对工作出现错误或培训不积极的管理人员给予经济处罚和通报批评。

4 结束语

综上所述，对加强机关事业档案分类的整体管理工作分析，要先了解机关事业单位档案管理工作的重要性，在了解重要性的基础上，分析机关事业单位档案分类整体管理中存在的问题，从问题的根本出发，提出相应的解决建议：重视档案管理，积极创新管理；完善管理体制；提高信息化档案管理水平；强化档案管理人员专业素质。通过一系列措施，做好机关事业单位档案分类整体管理工作，提高其工作效率及质量门，促进机关事业单位长久发展。

参考文献

[1]杜文军.机关事业单位档案分类整体管理研究[J].办公室业务，2016（11）：58-58.

[2]苏迎.疾控档案管理工作分析与研究[J].档案管理，2016（4）：95-95.

[3]乔艳.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略的分析[J].山西农经，2017（14）：106-106.