浅谈事业单位档案管理

候艳伟

摘 要：事业单位档案管理工作，是事业单位内部与档案相关的管理内容，包括文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、实物档案管理等。对于任何一家事业单位而言，有效的档案管理工作能够提升事业单位的日常管理工作效果，为事业单位各项工作的顺利开展奠定良好的基础。档案管理工作作为事业单位日常管理工作中的重要组成部分，其重要性不言而喻。因此，事业单位管理者需要采取措施，强化档案管理力度，确保档案管理工作顺利进行。

关键词：事业单位；档案管理；分析

经济的快速发展带领我国走入信息化时代，也为事业单位管理工作带来了新的变革。作为事业单位顺利开展工作的基础前提，档案管理工作创新成为事业单位工作改革、科学发展的应有之义。

1 事业单位档案管理的原则及创新意义

档案作为国家机构的重要组成部分，也是事业单位的信息汇聚处，有很多的管理方式和方法，也有一定的要求和规范。首先，要具有实用性的规范方法，也要有应对复杂情况的特殊方法。其次，当事业单位档案管理出现问题时，要具有责任心，相关人员要具有公平自律性，认真履行职责和相关权责，要制定科学、合理、规范的管理制度。最后，要坚持动静一体化的方式，使事业单位的档案管理与世界接轨，与时俱进，实现科学平稳发展。现如今，改革创新已经成为发展大趋势，这对于事业单位工作的创新具有全方位的发展意义。应强化档案管理方法，提升工作人员能力，对其加强创新教育和培训，从而提升档案管理效率。现代化信息技术的普及对档案管理工作的数据优化和系统优化具有重要影响，可大大提高数据的科学性、准确性。我们应解决事业单位档案管理中的问题，不断优化完善管理系统，查缺补漏。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 对档案管理工作重视不够

目前事业单位对国家颁布的法律法规解读不适，虽然国家已经颁布了《档案法》，但是档案管理工作仍然没有受到重视，管理者认为档案管理仅仅是一项辅助性很普通工作，没有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪费。认为档案管理工作只是简单的资料收集及保管，各部门把文件资料交到档案室，档案室工作人员只是把这些文件资料简单整理一下一并放入管理库房，如果有人需要借阅档案，工作人员就把这些文件资料拿出来供需要者借阅，完全不知道档案管理工作的工作流程，对档案管理工作缺乏应有的重视，从而导致相关管理规划制度欠缺实施力度，造成档案管理工作实施的有效性相对缺乏。

2.2 档案管理信息化水平偏低

尽管当前我国的网络已经普及到人们的生活、工作和学习中，事业单位的信息化水平显著提升，但是在档案管理工作尚未全面信息化，部分重要档案信息仍然是以纸质档案进行保管，不仅仅是投入不足，同时部分领导干部担心电子档案数据信息被黑客攻击，如果重要档案信息丢失将带来不可估量的损失，更加倾向于纸质档案保管。

2.3 专业档案管理人员匮乏

档案管理人员自身的素质水平高低，将直接影响到整体工作成效，但是当前多数的事业单位对于档案管理人员培训缺乏足够重视，岗位上的档案管理人员并未接受过专业训练，加之年龄偏大，难以满足新时期的档案管理信息化建设需要。档案管理人员在实际工作中，工作态度不认真，未能严格遵循规章制度相关要求全身心投入其中，导致档案管理工作不规范，存在很多的缺陷和不足，嚴重影响到档案管理工作质量和效率。这样环境下的档案管理工作原有作用无法得到充分发挥，难以为管理和决策提供可靠依据。

3 事业单位档案管理有效措施

3.1 建立健全档案管理制度

完善的制度是确保各项工作顺利进行的关键。档案信息是一种无形资产，也是事业单位的宝贵财富，为了使档案信息资源不流失，就要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施和开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。具体而言，一是将档案管理制度正式纳入本单位管理制度，明确管理档案的部门或人员；二是建立健全本单位档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全；三是专职档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入本单位管理运行程序，这样有利于文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。四是对本单位内部制度加以完善，使档案管理制度更加明确、条理清晰，让档案管理人员有章可循。同时，事业单位管理者需要提高对档案管理工作的重视程度，将档案管理工作纳入事业单位年度发展计划中，并划拨专项经费，明确档案管理工作人员的各项职责，严格落实事业单位内部档案管理制度。

3.2 创新档案管理信息化建设

事业单位的档案管理通常需要涉及到较大数量的档案分类和整理工作。然而，随着时代的发展和进步，平常的档案信息处理方式已经难以满足如今大批量的档案整理需求。事业单位应加大档案管理信息化建设方面的投入，推动软硬件设备的更新进程，让信息化档案管理方式得到普及。同时，借助扫描仪、计算机等信息化设备，能够便捷的实现档案信息的获取、分类和整理工作。提高档案管理的效率和准确程度。

3.3 创新人员培训机制

新制度与信息化技术的引进，需要事业单位相关管理人员的业务能力进一步提高。为提高管理人员的业务能力，应对档案管理人员管理机制进行创新改革，并结合事业单位的现状，在引进硬件设施的条件下，建立培训机制。要培训档案管理人员基础知识，再进行实践操作，二者相结合，不断强化知识内容，提升业务能力。

3.4 革新管理观念，加大硬件设施投入

目前，我国事业单位对于档案管理工作的重视度不够，这要求事业单位在改善档案管理工作时应革新管理观念。第一，档案管理既是单位顺利开展工作的前提，也是保障，它不仅仅是文件记录的基础性工作，实现科学、高效地档案管理能够帮助单位新晋员工简洁、快速地认识单位发展脉络，能够助力单位老牌员工明晰发展方向，从而为单位更好更快发展提供保障；第二，事业单位应在现有档案管理制度之上根据本单位实际情况制定符合本单位的管理制度，具体应体现在档案建档、档案分类、档案借阅、档案销毁等全流程环节，在各环节实现制度把控，从而为单位其他工作顺利开展提供后期保障；第三，面对信息化、数据化浪潮，事业单位改革迫在眉睫。加大资金投入，保障档案管理所需硬件设施完备是促进档案管理信息化的前提；加强员工专业管理软件培训、提升档案管理人员专业技能是实现档案管理信息化的关键。总之，革新固化档案管理观念，促进档案管理信息化是事业单位未来发展的重中之重。

4 结束语

档案管理工作效果会直接影响事业单位行政、生产技术、经营管理等工作的质量。对此，事业单位应采用有效的措施改善其档案管理现状，并且仔细分析问题出现的原因，然后从健全档案管理制度，提升档案管理人员的专业素质，充分利用好档案资源，建立档案管理网上系统等方面着手进行管理改革，只有在实际工作中不断的探索和改善，才能顺应时代发展的要求，才能使档案管理工作能够助力事业单位的可持续发展，让档案的价值得到充分的发挥。

参考文献

[1]朱月品.事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2018（13）：47.

[2]虎颖.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].办公室业务，2018（10）：120.

[3]林晓芳.新时期事业单位档案管理创新思路的探讨[J].农场经济管理，2018（03）：57-60.

[4]魏香梅.浅析事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].中外企业家，2018（01）：104.

[5]刘晶琰.新时期事业单位档案管理工作创新思考[J].办公室业务，2017（20）：128.