医院人事档案信息化管理浅析

摘 要：改变传统的人事档案管理工作方法，推进办公自动化、实现信息资源网络共享和知识管理。管理方式由静态管理转向全面动态管理，实现档案管理信息化，加强与临床一线工作人员的沟通，做好人事档案管理工作，为领导的决策提供可靠的依据。

关键词：医院；人事档案；信息化；管理

1 引言

随着县级公立医院人事制度改革和医疗体制改革的深入，医院规模不断扩大，各类卫生专业技术人员和其他辅助人员不断增加，医院人事档案管理工作量随之增加，对人事档案管理工作形成了巨大的压力。医院信息化建设逐步提速，医院管理更趋向科学化和规范化，医疗部门、财务、设备管理等主干网络也相继实现信息化管理，医院人事档案信息管理更显得尤为重要。

2 医院人事档案管理现状

2.1 档案管理意识不足

医院人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分，受医院规模和资源所限，长期以来人事档案工作一直处于管理粗放状态，对人事档案管理不够到位，精力人力投入均有不足，意识不到档案在人事管理工作中的重要性和必要性。

2.2 人工操作归档，费时费力，准确性难以保证

医院人事档案主要记载着工作人员的经历、学历、工资变动、职称晋升及奖罚等方面的原始记录。我院现有工作人员1500余人，由于档案资料的增加和更新（如晋升工资、年度考核、学习进修等），许多材料需要同时归档，加之医院人员岗位变动频繁、人员重名现象等等一系列问题，不可避免地会发生归档错误。这样就需要将上千卷档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。当前的人事档案所涉及的许多材料如果未能及时归档，遇到档案信息查询时，则档案信息的准确性不高。同时在个人政审考察、工资核定、家庭关系调查等情况时需调阅个人档案对原始资料进行查阅，多次查阅原件，难免发生档案损毁的情况，致使出现档案的准确性难以保证的情形。

2.3 档案资料管理困难，利用率低下

目前的档案管理，因为还没有完全实行信息化管理，大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，要用人工方式完成，致使人事档案在使用过程中不能以最快、最简捷的方式查找相关人事资料，极大地影响了工作效率。

2.4 档案管理人员专业水平欠缺

人员配备不齐，缺乏专业对口的档案管理人员，同时档案管理人员知识结构不太合理，岗位变动频繁等现象在各单位普遍存在，这样势必影响档案管理工作的质量和利用。

3 医院人事档案信息化管理的必要性

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

3.1 信息化管理有利于人事档案利用率的提升

人事档案作为国家和企事业单位管理不可或缺的重要工具，其是对个人信息的真实记录，而且与每一个职工的切身利益如退休办理等息息相关。人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证，是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。通过实现人事档案信息化管理，有利于人事档案利用率的提升，特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下，加快人事档案信息化管理更具有必要性。

3.2 信息化管理有利于人事档案管理效率的提高

长期以来在档案工作中一直采用纸质载体进行保管，而且档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，而且工作效率很难提高。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升了档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。

3.3 人事档案信息化管理是必然趋势信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势

从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。

4 医院人事档案信息化管理的特点

4.1 提高档案管理工作的效率

由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据，使用计算机管理医院的人事档案，在查询、统计时既可避免手工抄写出现的失误，又可减轻人事管理人员的劳动量，节省时间，提高工作效率，数据查询又快又准。

4.2 提高档案信息的利用率

医院是高级人才密集型单位，其人事档案在医院领导者知人、认人、用人过程中有着重要作用。使用信息化管理医院的人事档案，其速度快、精确度高、贮存量大、功能多、通用性强的特点，可以及时给医院领导决策提供准确、全面的人事信息，为医院的人员编制、人员调整、人才的中长期规划等诸多方面提供查询平台。经常单位接到上级部门关于采集某一类人员的信息时，以往的工作是需要对这部分人进行调研，组织采集信息，造成了工作的被动性，工作效率也可想而知。而档案信息化的管理可以直接在系统中定位需要采集的人员分类，导出需要采集的信息，从而提高工作效率，节省了时间和人力成本。

4.3 方便广大干部职工查询

单纯的纸质版档案整理只是单向的，人力资源部将职工本人相关表格材料统一整理归档。归档后职工本人无法自行查阅相关信息，需要是经过人力资源部工作人员进行查阅。人事档案信息化管理实现了职工自行查阅的功能，通过授权，不同级别的人员可以查看不同的信息，就职工本人而言，查阅自己的信息將变得易如反掌。

5 结束语

在当前社会和经济快速发展的新形势下，相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。

作者简介

谭乐柱（1974-），男，汉族，山东高密，高密市人民医院人力资源部主任，研究方向：医院人事档案管理及人力资源管理。