对房地产企业档案管理数字化的思考

文/朱欢颐 中华企业股份有限公司 上海 200002

当前数字技术在各个领域都得到了非常广泛的应用，档案管理领域也不例外，这使得房地产开发企业档案管理数字化成为了一个重要的趋势。不过目前很多房地产企业并没有对于档案管理数字化的发展趋势有一个客观的认识，在档案管理数字化推进方面存在决心不足、动力不足的情况。加上档案馆管理数字化本身比较专业，房地产企业在此工作的开展方面并没有相应的经验积累，因此在开展这一工作的过程中难免会出现各种各样的问题。本文希望能够通过对房地产企业档案管理数字化问题以及解决策略的探讨，给房地产企业做好这一工作带来有益的借鉴和启示。

1、房地产企业档案管理数字化的必要性

房地产企业档案管理数字化简单来说就是利用数字技术来改造传统的档案管理，实现档案管理的数字化、信息化、网络化。实践证明，档案管理数字化好处多多，对于房地产企业来说，需要清楚地认识到档案管理数字化的必要性，并着力推进这一工作。

1.1 提升档案管理效率

房地产企业档案管理数字化将会极大地提升档案管理工作效率，当前房地产企业档案管理工作量很大，一个项目从科研到论证，从立项到申报，从建设到竣工，生成的档案可以说数量惊人。手工档案管理模式的效率很低，举例来说，很多时候查找一些档案，都耗费很多的时间，不能快速准确地找到所需要的档案。而档案管理数字化可以有效地解决上述问题，借助于数字技术，可以对于所有的档案进行快速检索，自动分类等，极大地提升档案管理的工作效率以及准确性。

1.2 利于档案的保存

房地产企业传统的档案保存形式以纸质为主，而纸质档案不仅仅占地方，对于保存条件要求也高，需要防水、防潮、防蛀、防火等等，这增加了档案管理成本。而在档案管理方面深度应用数字技术之后，所有的档案资料都可以转化为数字信息进行存储，这样更有利于进行保存，以比较小的成本和空间来存储大量的信息。

1.3 利于给其它工作提供支持

房地产企业很多工作的开展离不开档案管理的大力支持，所以说档案管理是一项基础性的工作，其为房地产项目开发各项工作的开展提供重要的支持。在传统的档案管理模式下，因为这一工作比较低效，很难给其它工作的开展提供良好的支持，而在档案管理数字化的情况下，可以及时给其它工作开展提供档案资料，可以对于一些档案资料进行纵向的、横向的深度分析，从而给其它管理决策提供依据，提高决策的科学性以及准确率。

2、房地产企业档案管理数字化存在的问题

从目前房地产企业档案管理数字化的尝试来看，这一工作目前存在的问题很多，本文将一些比较典型的问题进行阐述如下：

2.1 对于这一工作价值认识不够

尽管目前档案管理数字化被屡屡提及，也为越来越多的房地产企业经营管理者所了解，但从整体来看，目前房地产行业企业对于档案管理数字化的意义以及价值了解的还不够全面。房地产企业经营管理者把工作重心放在了档案管理之外的其它工作层面，认为档案管理数字化不会给企业的发展带来实实在在的收益。因此在档案管理数字化建设方面存在投入不足、动力不足等情况，而档案管理数字化建设需要大量的投入，需要配备专业的人员，在没有人力、物力支撑的情况下，这一工作的步伐必然迟缓。

2.2 缺少档案管理数字化设施

房地产企业档案管理数字化的重要基础设施包括了软件以及硬件两个方面，从硬件来看，需要有数字存储设备、扫描仪、高拍仪等，从软件层面来看，则包括了档案管理信息系统以及其它各类软件等。正所谓“工欲善其事，必先利其器”，完善的数字化设施是档案管理数字化的必备条件，不过目前大部分的房地产企业在档案管理数字化建设中，并没有投入大量的资金来采购相关设施，这自然影响到档案管理数字化的推进。

2.3 员工信息化素养不够

档案管理数字化专业性很强，对于工作人员的能力要求很高，可以说一直从事传统档案管理的员工，很少具备档案管理数字化所要求的专业素养，这自然会影响到档案管理数字化工作的开展。从目前房地产档案管理工作人员的能力来看，欠缺信息化素养的问题非常突出，这就导致了档案管理信息化的推进容易出现“力有不逮”的情况。档案管理人员因为不具备信息化方面的素养，不具备档案管理数字化岗位所要求的胜任力，因此做不好档案管理数字化工作也就是情理之中的事情了。

2.4 信息安全问题突出

房地产企业档案管理数字化尝试中的一个突出问题就是信息安全防护不够，不同于传统的档案管理模式，档案管理数字化将会给档案信息的安全带来很大的挑战。

3、房地产企业档案管理数字化策略

房地产企业在档案管理数字化建设方面任重而道远，需要在正确认识、把握这一工作开展中存在的问题基础之上，重点来做好以下几个方面的工作，从而实现档案管理数字化水平的提升。

3.1 客观认识这一工作价值

房地产企业对于档案管理数字化的重要价值需要有一个全面的把握，认识到档案管理数字化会给企业的发展带来的直接以及间接受益，这样才会给予这一工作更多的重视，愿意在此工作开展中投入更多的人力物力，从而加快档案管理数字化的建设步伐。房地产企业需要在意识到档案管理数字化价值的前提下，提升这一工作的地位，并根据企业的实际情况，确定档案管理数字化预算，增加这一方面的投入，尽快实现档案管理的数字化。企业要组建档案管理数字化建设小组，并指派专人负责，让这一工作的开展有组织以及人力层面的支撑，推动档案管理数字化建设的不断前进。

3.2 配备专业的数字化设施

房地产企业需要分析档案管理数字化建设所需要的各类设施，投入资金进行开发或者采购，例如购买档案管理信息化系统，购买高拍仪、存储设备等，从而给档案管理数字化的建设提供良好的设备支持。不过房地产企业在档案管理数字化设施采购方面一定要注意几个因素，在采购软件系统的时候，需要关注系统的稳定性、安全性，注意根据房地产企业档案管理的特点进行信息系统的调整；在采购硬件设备的时候，需要注意设备经济适应性、可靠性等。

3.3 提升档案管理员工信息化素养

房地产企业对于档案管理数字化的顺利推进自然离不开一支具有良好信息化素养的档案管理员工队伍，针对目前房地产企业档案管理人员在信息化素养方面的欠缺，关键就是要从专业人才引进以及信息化素养培训两个角度来着手，全面提升档案管理人员的信息化素养，从而实现其胜任力的提升，推动档案管理数字化建设步伐的不断前进。房地产企业需要根据档案管理数字化建设的需要，来引入一些专业的人才，引进的人才要有一定的档案管理专业背景，同时在档案管理数字化建设方面要有丰富的工作经验。另外就是针对企业档案管理人员信息化素养方面的欠缺，制定专题培训方案，借助于培训这一手段，来让档案管理人员的信息化素养得到提升，能够更好地运用各种数字设备、档案管理软件等，提升档案管理数字化水平。

3.4 注重信息安全问题

房地产企业在档案管理数字化建设方面，一定要注意信息安全问题，做好对档案信息的防护，避免出现信息泄露，给企业带来危害。在档案信息安全保护层面，需要从两个方面着手，其一就是技术层面，房地产企业要建立网络防火墙，应对各类计算机病毒的攻击，要采用更加安全稳定的档案管理信息系统等。其二就是管理层面，房地产企业需要围绕档案管理数字化信息风险点，制定完善的安全管理制度，让档案管理人员掌握一些计算机网络安全知识，对于档案信息的查询、使用、修改权限进行明确界定，对于档案管理人员的安全行为进行规范，从而最大程度上减少人的因素造成的档案信息不安全。

结语：

档案管理数字化对于房地产企业来说意义十分重大，因此房地产企业需要意识到档案管理数字化的迫切性以及重要性，在这一工作的开展方面投入更多的精力，结合自身的实际情况，制定切实可行的档案管理数字化策略，努力做好这一工作，从而充分发挥档案管理数字化对于企业发展的支持作用。本文提到的几点结论对于房地产企业来说，是档案管理数字化建设中需要重点关注的内容，不过在开展这一工作的过程中仅仅做好本文所提到的几点是不够的，还需要围绕企业自身档案管理数字化建设中出现的一系列问题，制定切实有效的应对策略，推动档案管理数字化水平的不断提升。