建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

文/钱娟秀 江苏顺通建设集团有限公司 江苏南通 226400

1、建筑工程档案资料管理的重要性

对于建筑企业而言，在建筑工程项目建设中，档案管理工作的开展，能够为企业进行工程记录提供可靠的保障，企业在建筑工程检查、改建以及竣工验收中都能够将其作为重要的参考依据。具体而言，在建筑工程项目建设中，会涉及到多个方面的内容，因此会出现大量的信息资料，档案管理的主要目标就是完成这些信息资料的整理，真实有效且内容完备的档案资料能够将建筑工程管理水平予以体现，而且能够为工程质量控制提供可靠的依据，所以，建筑工程档案管理有着重要的意义。

2、建筑工程档案资料管理现状及存在问题

2.1 档案管理意识薄弱

在我国的建筑工程管理中，由于受到传统管理观念的影响，还存在管理观念的问题，一些管理人员更加重视工程的施工管理，对档案管理比较忽视，就会导致档案的不全面和不准确。由于工程档案管理意识的薄弱，在工程竣工阶段竣工档案就会存在问题，也不能向城建档案馆进行档案的报送，导致工程档案的移交滞后。

2.2 缺乏专业化管理人员

从当前的情况来看，很多建筑企业并没有针对档案管理工作配备专门的管理人员，很多情况下是由阶段性工程管理人员兼职完成，但是受自身精力及认知的影响，很多工程管理人员无法将过多的精力投入到档案管理中，针对档案管理管理工作的开展，仅仅将能够搜集到的资料信息进行简单的整理，然后进行归档，这一工作模式，导致整个档案管理工作流于形式，无法真正发挥档案管理工作的实际作用。

2.3 档案管理模式不规范

从当前的情况来看，一些建筑企业针对建筑工程档案的编目、检索、立卷等工作的开展，没有设立相应的工作标准，致使档案管理工作表现出明显的不规范性，在所整理的档案内容中，图片资料及影像资料较少，大多数表现为文字的叙述，致使档案内容直观性强，所传递的信息不够准确。在部分企业所整理的档案资料中，建筑工程竣工图没有得到及时的更新，而且修改工作不到位，还存在归档不及时，进而导致最终档案库所搜集到的竣工图与实际工程内容不相符，在所建立的档案中，还存在的部分环节负责人签字漏洞，且存在标识不统一，进而出现误差。例如，在特定环节的施工中，施工材料已经使用完毕，但是施工材料质量证明仍然无法出具，直到后续才进行补充，进而导致资料信息无法跟上工程进度，此类情况的出现很容易引发工程质量问题。

3、建筑工程档案管理工作完善策略探讨

3.1 树立正确档案管理理念

对于建筑企业而言，针对建筑工程项目建设活动的开展，必须针对档案管理工作树立起正确的工作理念，具体而言，企业管理者要认识到，档案管理工作的开展能够为企业进行工程项目建设提供可靠的保障，促使整个建筑工程项目建设工作能够有序开展。针对档案管理工作的开展，企业应该安排专门的档案管理部门，设定专门的档案管理人员，整个档案管理工作的开展，要与建筑工程项目建设活动同步进行，能够利用档案信息来反映工程项目建设实际情况，并利用档案资料为各个环节的施工提供必要的信息支持。管理者应该认识到，档案管理工作的开展虽然不具备明显的盈利性，但是档案管理工作能够为工程质量提供保障，进而为整个项目的经济效益提供保障。在档案管理工作中，针对每一环节施工工作的开展，所搜集的档案信息必须完备，在经过整理后，进行归档处理。

3.2 重视工作人员专业素养

如果想要确保档案资料管理，实现更高程度的合理化，需要对档案资料管理工作人员进行业务培训使其能够进一步明确具体工作流程，掌握更为专业的操作步骤，保证档案管理内容完全符合施工内容。与此同时，政府部门还需要针对建筑企业相关档案管理人员定期展开专业培训，使其能够认识最新管理理念，在具体进行档案管理作业是有效融入最新管理理念，从保障档案资料管理具有更高的工作质量。除此之外，管理人员任用对其管理效果也具有很大程度的影响，必须确保相关工作人员具有较强的责任心和专业能力，在实施具体施工作业之前，工作人员必须全面收集和整理相关资料，并对其进行有效记录，保障工程资料具有更高的系统性和完善性。

3.3 提高档案管理规范性

首先，建立起相应的档案管理制度，以制度的形式来明确建筑工程档案管理工作内容，其中包括建筑工程档案资料的整理、信息筛选以及归档等，通过这种方式，使得档案管理各个环节的工作能够规范化进行。为了更好的保障各个环节的工作高效开展，还应该从宏观层面入手建立起相应的档案管理监督制度，并配合相应的惩处机制，促使建筑工程档案管理工作能够在严格的监督之下高效进行，而且要利用惩处机制将那些工作明显失误的人员进行严肃处理，以此警醒工作人员规范化工作。其次，加强档案信息管理系统的建设。这一做法符合信息时代的发展方向，而且能够不断提升建筑工程档案管理工作效率，利用信息技术，使得传统的档案管理工作模式得到改进，进而为建筑工程档案管理工作的高质量进行提供更好的保障。为此，建筑企业要围绕其档案管理工作内容建立起相应的档案信息化管理系统，借助这一新型化管理系统，将传统纸质化的档案资料以数据信息的形式进行保存，并且利用系统智能化分类功能完成档案信息的分类，然后存入相应的数据库之中，为了确保档案信息的安全，还需要设立相应的系统访问权限，任何人在调用档案信息时都需要事先获得权限，而且需要借助相应的账号和密码进行系统登录，在信息调阅过程中不可以使用外来硬盘进行拷贝，以防信息丢失。

结语：

综上所述，档案管理是建筑工程管理中的重点内容，而在建筑工程档案管理中还存在诸多的问题，为了保证档案管理工作的良好质量，建筑企业就需要全面掌握档案管理中的问题，并积极采取有效的措施处理问题，这不仅能够有效地保障其工程质量和顺利完工，同时对其长远发展也具有重要的意义。