浅谈建筑工程中的签证及索赔管理

文/刘铁林 郴州广厦工程建设监理有限责任公司 湖南郴州 423000

建筑工程因具有投资大、周期长及影响因素的多变性，使工程在实施阶段往往出现一些意想不到的费用。影响工程造价主要因素有承包合同、设计变更、工程签证与索赔、材料及机械单价的变化、国家计价政策的变化等。根据笔者多年工作经验，建筑工程施工过程中的工程签证和索赔调整的工程造价会占到整个工程竣工结算造价的百分之五到百分之八之间甚至于更多。因此加强工程签证与索赔工作是施工企业进行全面项目化管理的重要内容；也是施工企业现场管理水平的综合体现，更是施工企业取得预期经济效益的重要环节。下面介绍笔者个人的一些工作体会，供大家探讨。

1、签证及索赔概述

1.1 签证的内涵

在施工合同履行过程中，签证是最常见的施工证明文件之一。广义上的签证，是指凡需建设方或监理签认的施工合同事项，包括但不限于设计变更、开工、竣工、材料或设备进场、工程进度、增减工程量、单项或隐蔽工程验收、工期顺延、索赔等；可见，签证应用于施工合同履行的全过程。

签证的作用可以归结为：第一、合同履行情况的证明，并最终作为竣工结算的重要依据之一;第二、也是工程索赔的最原始的依据。因此，签证在施工合同履行中起着不可或缺的重要作用。

1.2 索赔的内涵

所谓索赔是指发承包双方在依据承包合同进行实际施工过程中，合同当事人中的一方出现未履行合同规定的义务或者出现了应当承担风险而遭受损失时，经济利益受到损失的一方将提出赔偿的要求。工程索赔主要包括工期索赔以及费用索赔两种情况。一般习惯上将承包商向业主的施工索赔简称"索赔"，将业主向承包商的索赔称为"反索赔"。

2、建筑工程签证及索赔存在的主要问题

2.1 签证及索赔不及时

目前的建筑市场竞争激烈，建设单位多采取最低评标价法进行招标及评标，造成中标施工项目的利润相对较低，进而造成中标施工单位在项目实施时尽可能压缩管理人员，造成签证及索赔等未能及时进行；同时施工单位处于弱势地位，在遇到建设单位不能及时进行签证时，施工单位往往只能先施工后签证。补办签证时，时过境迁，往往不能准确测量和描述实际情况，造成条件不符、数据不准的情况，给将来的竣工结算带来麻烦。

2.2 签证及索赔不够规范、不准确、不全面

有的施工管理人员业务不够专业、业务素质不高;通常表现在：经济签证单中的书面内容表述含混不清，存在二义性；或经济签证单中有变更的工程内容，而没有记录变更的工程量；或用词不当、语句不合适、出现口语等词句，签证单书面格式与建设方的要求不符，给对方造成反感情绪；或者递交的签证证据不足，无法获得索赔等。例如某一签证单这样描述：挖运土方682m3,这样的签证单造成竣工结算编制人员的困惑：开挖的方式是人工开挖还是机械开挖？挖土石方的类别及比例是多少？运距是多少？均没有明确。因此这样的签证是无法计算造价的。

2.3 签证与工程隐蔽记录及竣工图不相符

工程隐蔽记录是详细记录工程在施工过程中的隐蔽部位的实际上做法，如基坑基础土地方开挖深、地基处理等，但实际工程中往往存在现场签证与隐蔽记录（或竣工图）相矛盾之处。如某工程签证单：标明地下室底板自粘卷材防水材料厚度3mm（有建设单位批准的设计变更单），但补充说明：具有情况详见竣工图；而隐蔽验收资料及竣工图均标明其防水材料厚度2mm；在竣工结算审核时，其审计单位最终认定的自粘卷材防水材料厚度为2mm，造成施工单位较大的经济损失。

2.4 项目管理人员频繁更换

企业人员的稳定，有利于企业各部门之间的配合，能谋其职尽其责。如果管理人员频繁甚至随意更换，不利于企业制度操作的连续性，势必影响企业的正常管理和计划的实施，同时有可能由于被更换人员的负面情绪造成交接工作的不全面、交接资料的私自保留或复制、重要资料的销毁等，造成在其后签证及索赔工作的被动及困难局面。

3、建筑工程签证及索赔管理对策

3.1 重视签证索赔工作的全面性、全过程性

正是由于建设项目的复杂性、不确定性，就决定了工程签证索赔工作的全面性；从政府建设行政管理及监督部门、建设单位、设计单位、监理单位、到施工单位,从施工质量、施工安全、施工进度、及进度款的支付，从时间到空间的改变，从自然事件到社会事件等等，以上情况的每一项情况的改变均有可能影响工程造价，进而造成建筑工程签证及索赔可能发生；

建筑工程签证及索赔其实从招投标开始至工程竣工结算阶段，贯穿整个过程，甚至贯穿至质量保修阶段。

在招投标阶段，挖掘隐藏的变更签证索赔条件，充分理解招标文件含义，确定报价技巧和策略，为以后中标后实施过程中变更签证索赔打好基础；

在项目实施阶段，当工程项目出现以下情况：确实发生的但在合同中没有包含、与合同相比较，造成了实际额外费用或工期损失、造成的原因不属于承包方责任、造成的损失不应由承包方承担的风险的事件后，及时向建设单位（或监理单位）提出变更申请书,或索赔意向申请书，在得到批准后在规定的时间内进行签证及索赔；

在质量保修阶段，按规定是不能再进行签证与索赔；但由于建设项目中存有建设方自行分包的项目、或存有建设方提供部分主材的项目、或存有建设方使用不当或第三方损坏情况；如果质量保修阶段发生质量问题，必须分清楚责任，及时维修或提出索赔申请。

所以，作为施工企业的负责人，必须正确理解工程签证索赔工作的全面性、全过程性，追求最大可能的合法利润。

3.2 强化工程的签证和索赔意识

随着建筑施工企业的不断增多，需要建设的项目数量却有限，从而出现了建筑市场僧多粥少的局面，发包方与承包方很难实现平等签约。施工企业为了能够在建筑项目的招标活动中顺利中标，不得不放弃部分应得的利益，以合理低价中标。根据国际惯例，建筑工程施工企业承接施工项目成功的要旨是“低中标、勤签证、高索赔”。施工企业必须树立签证意识，提高签证和索赔水平。其存在的问题是签证观念淡薄，索赔意识差；遇到问题不及时办理签证，互相推诿；结算时变更无凭，增加工程款无据等。要解决这些问题，必须提高施工企业人员的签证意识，在企业内部明确责任。

3.3 收集、整理好变更签证索赔中的基础性资料

变更工程签证索赔的基础性资料必须完整，在确保满足变更索赔签证的前提下，保证不会存在逻辑方面的失误和问题，这在工程签证索赔工作中是最重要的。在工程施工的过程中，要随时收集与监理、业主的来往文件、会议记要、工程影像资料、地质气象资料等等；特别是对于发生的不可抗力，因为对于发生的事件是否是不可抗力，国家并没有给出同时也不可能给出量化标准，其发生后在索赔与签证过程中经常存有争议，这就要求我们要认真理解其含义及本质，所谓不可抗力，是指合同订立时不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，要把握发生不可抗力事件的关键字：特大的、罕见的；要重视工程影像资料特别是隐蔽工程的影像资料的及时采集、整理，因为工程影像资料是工程竣工备案资料的重要组织部分，同时也是竣工结算书编制与审核的重要佐证材料；其工程影像资料一旦未及时采集、整理及保存，则有可能永远缺失，造成不可挽回的损失。

3.4 专业技术人员要具备过硬的综合知识素养

因建筑工程的复杂性、单件性及影响因素的多变性，同时建筑工程的新材料、新设备、新施工工艺日新月异，就要求我们专业技术人员时刻努力学习，要熟读招标文件、合同文本、技术规范、施工图纸、业主及监理现场发出的指示等，要掌握最新的法律、财务、税务、材料、试验、工程计量及计价规范、工程量计算软件等方面的知识；特别是对于计价定额及计价规范中施工内容及补充解释及说明应充分理解、全面掌握；要充分理解索赔的性质、起因、影响的时间节点及成立的条件，在规定时间内按规定的程序进行索赔与签证；对于项目部管理人员特别是项目专业技术人员必须做到相对固定及稳定等；只有这样才能做好工程签证与索赔工作，做到及时、完整、有理有据。

3.5 把握签证与索赔的技巧，做好证据保存工作

工程签证与索赔工作是一项政策性、技术性、经济性很强的工作，即使有客观存在的签证与索赔事项，也应注意一定的实际操作技巧：1.是运用现代公关技巧进行签证、在双方关系比较融洽时提出签证；2.是工程签证单上应有施工单位、业主、监理三方的共同盖章，对于设计变更导致的签证，要以原设计单位的指令为签证的前提；3.签证的分类、编号与装订保存，要做到科学合理，一般是按专业分类、及时编制目录、先打孔装订工程完工后整理胶装等。

结语：

工程签证与索赔是工程承包中经常发生的正常现象，对施工合同双方而言，工程签证与索赔是维护双方合法利益的权利，它同合同条件中的合同责任一样，构成严密的合同制约关系。在工程建设项目管理中，我们必须认真对待工程签证与索赔，设置有丰富工程签证与索赔经验的专业技术人员专门负责工程签证与索赔管理工作，将工程签证与索赔管理贯穿于工程项目全过程、工程实施的各个环节和各个阶段，以此带动施工企业管理和工程项目管理整体水平的提高；本文主要就施工企业在签证与索赔工作方面做简单的分析，希望可以为施工企业提供一定的参考和借鉴。