由建设工程竣工结算审核工作反思全过程造价控制

文/李雅琼 上海申元工程投资咨询有限公司 上海 200070

全过程造价控制管理的概念里结算审核应该是一个对项目实施过程中所有资料的最终整理工作，理想状态的结算审核工作应该不需要耗费太多人力和时间，但现今大型项目的结算审核工作往往在项目竣工后一两年甚至三四年结算审核还未完全结束，大型工程项目涉及单位较多，建设周期较长，工期较紧，实施过程中变更跟进不及时，索赔申报不及时，施工现场情况的复杂性等均导致最终结算审核实际周期远远超过了理想中的时间，而结算周期一旦拖延过长必将导致工程实施阶段资料缺失更加严重，恶性循环，最终演变成一个无休无止的项目。根据近年项目经验，对结算审核中遇到的问题进行反思，可以发现结算审核中的种种矛盾问题争议均是由于前期全过程造价控制过程中的一些不足，如果可以在每个项目结束时好好反思这些过程中的不足，尽可能在下一个项目前期实行一些措施弥补这些不足，避免下一个项目结算审核遇到同样的问题。

1、结算审核工作主要内容

结算审核的主要工作内容包括：

1.1 结算审核前的准备工作

首先要确认好结算项目的相关资料完整性及准确性；制定具体的结算计划；

1.2 工程量的审核

工程量的审核主要需要注意几点，根据委托方提供的图纸及结算范围进行工程量计量，明确按实结算的部分以及原合同内约定包干不调整的内容，暂定工程量计算需要依据原合同约定的计算规则，对于图纸无法计量的签证数量要有完整的签证资料，对于可以计量的签证需提供图纸根据图纸数量审核，对于甲供材料的数量确认需要有完整的提量单及各方签字的到货单，对于超过图纸数量的甲供材料须明确超提量的责任人由其承担相关费用；

1.3 单价的审核

对于合同内有相同或类似项目的须参考原合同内单价执行，对于无法参考原合同项目的单价须做好询价工作，或根据合同内的组价明细重新组价，所有的审核单价均需有依有据，对于双方无法达成一致的单价可暂将争议部分金额单独列项，可先形成一份已达成一致部分的结算初稿与争议费用的清单；

1.4 措施项目审核

先按合同原则确定原合同内已包括的相关施工内容的措施费不作调整，对于确实已超出合同约定增加的施工内容的措施费可适当按合同比例计取；

1.5 其他项目的结算费用审核

包括暂估价，暂列金额等的结算，均须按合同原则一并调整；

1.6 与施工单位及甲方的沟通

结算过程中各方及时的沟通可以有效加快结算速度，可安排每周结算进度会议汇报结算进度并梳理结算过程中的各种问题及需要协调补充的资料，并形成会议纪要督促各方按计划完成；

1.7 争议项目的归纳整理及合理性建议

对于一部分无法达成一致的项目，应形成一个争议项目清单，对无法达成一致的内容，以及施工方的索赔可按现有资料提供给委托方一个合理性建议供业主方参考；

2、结算审核工作中的主要问题

2.1 过程中各单位均未及时跟进变更申报导致最终短时间内集中申报变更数量过多

全过程造价控制的最好状态就是现场发生的所有变更各单位均能及时跟进，在所有变更费用确认之后才实施变更内容，但现实和理想总是有差距的，建设项目现场情况及其复杂且每个项目都有其特殊性，突发情况也不少，遇到工期紧张的项目基本无法做到变更审核进度与现场施工进度保持一致，笔者之前参与的某商办项目的机电部分合同结算审核工作，此项目机电部分涉及约30 个合同结算审核工作，比较大的分包合同有综合机电、弱电及消防，其他分包有（冰蓄冷系统、电梯、泛光、变配电、燃气等），供应商涉及单位有二十几家；此项目的综合机电合同为总价包干合同，最终结算审核涉及300 多份变更，结算审核工作持续了3年多才最终完成；

2.2 建设项目管理人员流动较大，资料缺失严重

建设项目由于工期较长，涉及各单位，各部门人员较多，人员流动非常大，施工过程中总会发生很多突发性的变更、拆改签证等，但当时的知情人员均已离职，施工单位未及时跟进相关资料完善工作，变更、签证资料未能及时落实为书面资料，且现在业主单位均有一套较为完善的变更流程，一旦了解情况的人员离开此项目就导致一些原本实际发生的工作无法提供有效的相关资料，无法形成正式的变更，最终导致结算审核过程中出现一大笔费用无法审核。

2.3 结算审核过程中双方争议项目较多

主要争议项目有下述几类：

(1)原合同已包括内容施工单位不认可；

(2)清单内未列项目施工单位认为不在合同范围内；

(3)多个变更涉及措施费用的争议

(4)变更单价的争议，主要是配电箱及设备单价

(5)其他单位的扣款争议；

(6)新增单价的认定

3、如何在全过程造价控制的招投标及合同实施阶段采取有效的措施来减少结算审核中的种种问题

3.1 招投标阶段

对于上述第二条第3 个问题“结算审核过程中双方争议项目较多”笔者对已完成的一个综合机电结算争议项目作了一些分析及反思，发现可以在招投标阶段作一些更完善的工作以减少最后争议发生时比较被动的局面，简单来说招投标阶段都是在为将来结算时不可避免的争议准备武器；

1)招标图纸不完整导致的结算审核过程中的扯皮；

综合机电的合同存在其特殊性，有很多内容需要由承包方自行深化后填报，但投标阶段施工单位基于投标策略或其他考虑有些内容也不会很详细填报，比如笔者之前碰到结算时施工单位申报了大量的VAV 控制线，由于当时图纸内并未画此部分线，所以此控制线合同清单内确实没有列项，但是在后期询标问卷里已让承包方确认VAV控制线在本次投标范围内并让其补充报价，承包方在问卷回复内确认但并未增加费用，造成了最终结算时的争议，对于此类情况我想是可以在招标过程中避免的，图纸中没有的内容但是界面要求在施工单位范围内，可参考其他项目的规格并明确列为VAV 控制线在清单中列项，数量可参考图纸设备数量估计后计取，这样将来施工单位就不可以清单内无此项为由要求增加费用；

2)招标考虑不完善未将部分内容按暂估价计入；

关于二次精装调整机电点位一般招标过程都让机电将来根据精装修点位图深化完成此部分管线，但由于此部分管线招标过程无图纸，均让施工单位自行考虑计入总价，往往最终实际发出精装点位图时，机电单位回认为没有计取此部分费用，因为清单内没有单独列项，容易造成扯皮，此部分费用不管哪个项目最终都会发生，应按暂估价计取，最后按实际点位图核算相对比较合理；

3)单价争议问题如何在招标阶段采取措施

机电合同内配电箱及风机设备基本每个项目都会发生变化，笔者之前完成的机电结算内几乎每个配电箱都有或多或少的变化差异，有些只是小部分元器件增减，有些变化比较大，施工单位认为只要变化了就要按市场价重新核价，但我们认为只是少部分元器件增减应按元器件数量单价核算，风机设备也是后期几乎每台都存在风量风压的调整，施工单位认为所有风机都变化了，应该重新核价按市场价计取，我们认为小部分的变化是可以参考合同单价的，这两项争议涉及费用非常大，如何在前期招标阶段实施一些措施减少后期变化后的单价争议呢？配电箱的具体变化大小影响了是重新组价还是只是按元器件变化调整，首先招标过程中必须要求施工单位提供配电箱组价明细表这个对后期配电箱变化后变更审核有很重要的作用，并要求施工单位确认，如果将来配电箱变化可以参考组价明细内的元器件价格，对于风机设备，可以要求施工单位单独分别提供不同种类风机风量变化大致费用增减，对于风量大的和风量小的风机也可以区分让施工单位填报一个系数作为后期变更参考；

3.2 合同编制阶段

虽然大多数合同对于变更均有时效性要求，但最终实施过程中总是不尽如人意，如何在合同编制过程中增加有效的条款来约束承包方积极跟进变更确认工作而不让相应条款形同虚设呢？对于已形成正式变更文件的变更，现在合同内一般都要求施工单位在15 天内上报，一旦过时不提供报价就记为无费用，但实际实施过程中并未严格按此要求执行，过程中存在各种原因，而且对于实际发生的费用最终业主也不可能不认定，承包方就基本无视此条款，可以增加一些有效的条款来约束此条款，分三种情况：（1）确实存在一些变更金额较大涉及图纸较多的变更无法按时上报，这种比较特殊的情况可以经过几方商榷后确定一个比较实际的上报时间；（2）大多数涉及费用不大内容不复杂的变更应严格执行合同变更报价时间要求，一旦正式变更文件下发15 天内未报价可在合同内增加相应罚款条款，比如进度款支付条款内约定本月已发生但未报价变更暂扣一定比例进度款，也可约定一些奖励措施，比如在结算条款内增加最终结算上报文件内未确认的变更数量占总变更数量小于10%的单位可奖励相应费用，相对的超过50%变更未确认的单位应作相应罚款；

3.3 合同实施阶段

对于上述第二条第1、2 个问题“过程中各单位均未及时跟进变更申报导致最终短时间内集中申报变更数量过多”“建设项目管理人员流动较大，资料缺失严重”其实是大多数项目都会遇到的通病，变更文件均未按合同要求及时跟进，导致结算变更审核工作量剧增，时间拖得越长的变更，后期变更审核工作越难开展，这两个问题主要还是要从合同实施阶段入手，施工和成本同步的理想状态也许很难达到，但是至少保证所有变更下发1 个月内进行一次梳理，业主下发变更的时候应及时告知我们，即使是口头变更也应及时邮件告知，每周例会可对一周预变更台账做一次更新，先对有无费用产生做初步估计，对费用的数量级有个初步概念，可按数量级划分变更重要性，对于金额较大的应尽快推进形成正式文件，对于有争议的变更也应及时跟进；

每月对预变更台账及变更台账做一个梳理，主要分几种情况

（1）已形成正式变更的应按合同要求尽快上报确认；

（2）对于口头变更现场已实施但迟迟未形成正式文件的变更，应督促施工单位尽快补充资料完成相应变更流程，此部分变更往往各家都抱着已经做了总归要给的心态都不及时跟进，拖到最后知情的人走了，原本事实存在的东西也要耗尽心力去争取得不偿失；

（3）对于施工阶段有争议的变更，过程中解决不了的可以将变更中无争议部分先确认，有争议部分列争议金额台账，可在结算时一并解决；

（4）所有确认完的变更可以按合同付款比例支付相应金额也可调动施工单位尽快完成变更流程的积极性；

合同实施过程中按时对变更台账的梳理还有一个优点就是可以及时发现各单位之间的交叉索赔情况，笔者之前一个项目结算时才发现有一份变更是由于灯具供货单位产品问题导致安装完的灯带部分无法使用需要重新更换，现场工程师直接发了指令及现场签证将此部分灯具拆除重新安装，也未要求供应商指导安装，最后导致供应商结算时需要扣减此部分安装费用，但供应商认为拆除重新安装费用过多，过程中三方也没进行过确认，最终产生了争议，导致简单的供应合同结算拖延了很长时间，如果过程中按时对变更进行梳理及时发现这个变更，要求三方确认好各自责任及费用，最终结算就会非常顺利；

结语：

工程竣工结算是工程造价控制中一项重要的工作，对于全过程造价控制来说竣工结算其实是穿插在整个全过程造价控制过程中的，过程中做好变更的跟踪，及时完成签证资料的准备，有利于委托方在过程中实时掌握控制造价做到心里有数，也可以大大缩短最终竣工结算审核的时间，承包方也可早日收到相应款项，是一个三赢的局面。