浅谈医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

耿 瑛，阎小娟

（陕西航天医院，西安 710025）

办公室文书信息工作属于医院内部管理过程的关键部分之一，文书档案出现在团体、机关、企事业结构等行政管理工作中，属于通用文书变为少数档案的习惯叫法。办公室文书资料管理是检测医院档案管理的关键规范因素之一，其管理质量的好坏对档案信息的完整性与质量均有较大的关系与重要作用。办公室文书资料的科学管理能够为创建集发展医院带来基础保障，一套科学齐全的资料是医院运营过程的真实全面反映，拥有显著的历史价值与现实意义。

1 当前医院文书资料管理工作的特征

1.1 文书档案重点是以纸质和其他载体记载发生的事情、过程记录、物品保存、重要档案为管理内容。

文书资料的管理关键主要是采集与储存信息。分门别类的储存，该过程的管理重点要放在采集、管理、制定目录、储存等过程。

1.2 文书资料载体的多元化

文书档案包含多方面的信息，是医院发展阶段的有效反映与记载，行政控制、科技信息、新设施档案、财务资料等均是文书档案所包含的内容[1]。因为文档信息的多样性，因此，文书档案的储存载体也存在多元化。比如，图片、录音、影像、协议以及责任书各种文件和各类电子资料等。

1.3 文书作业和文书资料之间的关系

文书作业包含资料的整理采集、立卷与归档，文书资料的管理包含信息的书写内容、文件的形式、是否实时归档等。

文书作业能够说是档案管理的基础与前提条件，文书管理的整个阶段也是办公室文书资料产生的过程。

2 医院办公室文书和文书档案工作存在的问题

2.1 文书档案工作体制不健全

文书档案工作体制不健全和管理体制不满足具体管理工作要求，是各所医院在文书资料管理过程十分常见的问题。文书资料管理的关键点与难点是文书资料的采集归纳与分类管理[2]。应当建立确切的标准体制，对应当展开采集的文书资料进行规定，防止关键文书资料被漏掉，也应当明确的制定分类方式，确保档案文书的合理保存，便于今后使用。但各所医院当前的情况是缺少完善的文书资料管理体制。

2.2 文书资料管理过程缺少注重

在医院也参与市场化运营的环境下，医院内相关人员广泛存在注重业务利益、忽视档案管理的现象。也有很多工作人员觉得文书资料管理工作有没有都可以，作用不大。其管理内容缺少科技含量，仅仅是非常繁琐[3]。文书资料得到采集归纳后也极少被使用，使用价值很差。在这些思想的影响，文书档案管理过程就缺少注重，管理质量无法得到保证，以此导致的档案遗失、混乱情况十分常见。

2.3 管理者综合素养尚待提升

医学知识与医疗科技是医院选聘人才的重要衡量指标和后期培训的重要组成部分，医院的文书资料管理者一般并非是信息管理的专职人员，仅是从其他科室临时调取构成的管理队伍[4]。由此可知，如此的文书管理队伍缺少科学的文书管理措施，仅仅以生活经验与以往的管理观念开展文书资料管理工作，很难达到文书档案的标准化管理与合理使用。医院文书资料管理者的综合素养尚待提升。

2.4 医院文书资料管理的投入较少

因为医疗用房的短缺现象，医院存储档案的场所也非常有限；医院文书资料管理职责不清楚，管理不全面，医院文书资料和医疗病历信息的保存与档案库房的保存相混合，和档案管理的规范相差较远。医院档案管理的资料质量很差。

3 文书档案管理过程的整改措施

3.1 创建完善的文书档案管理机制，提升对档案管理的关注

创建完善的文书档案管理机制、对文书资料的采集归纳规定，科学建立文书档案级别分类标准，确定各级文书档案的管理方式。对文书档案进行分类保存，按照其内容特性保存至相应单位[5]。而且建立合理的人事管理机制与考评策略，把文书档案工作的责任分配到个人，在管理环节进行监控，其考评结果和绩效相结合，无法满足要求的应当采用一定的惩处方法。经过文书档案管理机制、人事管理机制和考察机制的有效实施，提升管理者对文书资料管理过程的关注，确保文书资料管理工作的水平。

3.2 强化管理者的素质教育工作，增强文书资料管理水平

在建立文书档案管理机制的时候，应当努力组织管理训练工作，增强管理者的工作水平，使之可以满足考核体制中的工作规范。首先需提升领导人员对文书档案工作的注重，加强文书资料管理过程的传播力度，调动中层领导、基层人员努力进行文书档案管理教育工作[6]。文书资料管理的确无法给医院创造直接的经济利益，可是，唯有落实好文书资料管理工作，方可为医院其它项目的稳定进行带来保障，而且还对医院经营情况进行记载，今后能够有档可用。在文书资料管理训练中，应当注意科学管理思想与新管理措施的引进，经过组织培训来全面提升文书档案管理者的综合素养与管理水平。

3.3 优化文书档案工作的硬件搭配

医院需强化文书资料管理过程的资源引入，不但是人力资源的引入，还包含引入新技术与新设施，利用科学化的管理措施与设施来开展管理工作。在技术方面包含使用信息系统与电子科技等，进行文书档案的数字化管理，提升档案使用率。在设施方面能够选择先进的电子装置，充实文书档案的模式，达到文书资料的音像化与影像化。此外，对文书档案的保存要尤为注意，落实好防火、抗潮、防虫等措施，而且强化档案稳定管理，避免信息失窃引发严峻的资源泄露。

3.4 文书资料管理者要具有的政治涵养

随着时代的进步与发展，医院内部文书档案管理也取得了明显的更新与改进，由此对档案管理者的素养也提出了较高的要求。文书资料管理者不但要了解档案管理所需求的科学化管理技术，也应当掌握档案管理的具体措施。同时，还应当具有文书档案工作的政治涵养与道德品质[7]。文书资料管理是个细致而复杂的任务，从采集到使用均要求档案管理者不怕勤劳的作业，由此，作为一名文件信息管理者要具有不怕辛劳、克忠职守的职业品质与政治涵养。即档案管理者需尽心尽责，不辞辛苦的为医院运营发展服务，为时代进步服务。文书资料管理者的人生观就是为群众服务，应坚定自身的政治格局，全身心投进到本职工作之中，需爱岗敬业，具备较高的责任性与坚定的思想，也要具备积极乐观的观念与浓厚的作业兴趣及高远的志向。

3.5 加强医院文书资料管理过程的标准衔接

促进文书、档案管理的一体化，需要档案管理者严格控制档案纸张规格、文件形式、笔支选择等最初一手信息的质量，达到规范化与标准化，在文件处理完成后，要立即归纳立卷和归档。

3.6 培育和塑造文书资料管理者的专业理论和能力

首先，应当较好的利用受众人群，做好档案管理传播工作，应以使用者的思想作为立足点，提高大众档案管理的认识，让群众意识到档案管理和保存在医院发展中发挥出的关键作用，而且，要求医院办公室文书资料管理操作人员参与档案专业训练，进一步学习专业内容来充实档案管理的理论知识。另外，档案传播工作应渗透进领导管理工作的范围中，在常规工作中逐渐提高其思想认识程度，突破封闭落后的思想，朝着办公室文书功能发展理念、社会群众服务意识角度发展，在医院办公室文书资料管理过程中增加人力、物力以及财力的投入，从根本上提升档案管理的发展速度。

4 结束语

综上所述，医院办公室文书和文书资源管理是医院内部管理的主要部分之一，医院领导与相关作业人员需要提高对文书档案管理的关注程度、创建完善的管理机制、提升管理者的整体素质、完善管理设备，有效提升文书档案管理过程的质量与效率。在文书资料管理的过程中，全面总结存在的缺陷与不足，及时创新管理观念与管理措施，使医院文书资源管理工作满足医院的经营要求。