高校档案计算机技术数字化安全管理策略研究

黄 宁

（湖北工业职业技术学院，十堰 442000）

档案计算机数字化管理已经成为现今档案管理的主要方法，高校的档案内容多，涵盖每届学生的资料信息，管理起来十分复杂，要保证所有资料不流失，且可以按顺序进行排放，以便日后查找，如果这项工作由人为进行操作很难准确完成并达到效率，但是随着档案计算机数字化走入高校，这项工作就变得十分简单易操作，所以现今大部分高校都采用计算机数字化技术来管理本校的档案工作，以下就是本文对高校档案计算机技术数字化安全管理策略的研究与分析。

1 增加档案计算机技术数字化人才的引进

档案计算机数字化的工作原理主要是将档案内容输入计算机作为资料，再通过计算机分类使其规整入案，从而将纸质内容转化为数字化内容，计算机管理档案还可以保证档案的安全性，节省空间，传统纸质档案的管理需要大量的存储空间放置档案，并且还需要大量的人力进行整理，尤其是高校的档案管理，难度更大，它涵盖着学校每一届学生的学习成绩和全校教职员工的人事关系，内容量巨大，收集整理工作困难。计算机数字化技术的引入简便了工作效率，在一定程度上增加了档案管理的安全性，减少人力资源的浪费，帮助简便档案管理工作。所以为了更好地推进高校的档案管理工作，要引入计算机数字化人才，让其帮助学校建立完善的数字化管理机制，增加计算机数字化人才可以保证高校有大量的人力进行档案管理和录入，从而使原本老旧的纸质档案录入计算机，进行重新整理，以便防止其丢失无法进行查看。在引入人才时要注意结合高校的实际情况，引入技术型人才，经过适当的培训后就可以马上上岗，还要保证人才资源的合理利用，使其充分发挥其自身的优势和作用，在工作时，要加强人才准确性的培养，因为档案录入计算机工作是需要认真的工作态度，以保证信息内容的完整和准确，还要提高高校档案管理人员的薪资待遇，这样才能有更多的计算机数字化人才投身于高校档案管理工作，从而推进管理工作的顺利进行和高速发展。

2 提升档案计算机数字化安全管理水平

在将档案数字化管理时最重要的一点就是保证计算机的安全，加强防火墙的设置，减少被病毒侵犯的危险，使档案能长久保存，计算机档案的最大优点是其的智能化和简洁性，其可以减少人工操作的工作量，通过计算机自动筛选和整理使档案可以有序分类，其优点还有就是可以节约资源，减少纸张的使用，增加档案存储的安全性。因为纸张档案在进行存储时需要对其进行防火、防蛀、防水工作，纸张是很容易起火的，如果一旦发生火灾，那整个档案是就会变成一片火海，防蛀工作是因为虫子很爱嗑纸，如果有虫子对档案进行啃食，会使纸质档案发生破损，造成资料的缺失，防水更是因为纸张的特性。由此可见，档案计算机数字化可以提高存储的安全性，但是其也存在着自身的缺点，就是计算机技术虽然有效的避开了纸张的三大缺点，但是计算机的不确定性和突发性，在一定程度上也给档案的存储工作带来了危险，计算机容易受网络病毒的侵袭，如果一旦没做好防护工作，遭到病毒侵袭很可能所有档案资料就会消失，所以一定要提高计算机安全水平，建立坚实的防火墙，和档案资料备份，以防突发状况的发生，帮助提高计算机数字化的安全性。

3 加大档案数字化计算机管理设备

在进行高校档案管理工作时，要加大设备资金的投入，因为计算机数字化管理减少了传统管理人力物力的投资，所以学校可以将原有的资金用来计算机设备的投入，从而构建更安全的档案管理系统，好的计算机设备可以有效的防护外来病毒的侵袭，并且好的计算机设备可以建立更加完善的系统，完善系统是档案管理经常要做的工作，通过系统升级，从而跟随时代和病毒的发展，以应对突发状况的发生。现今不少高校不重视计算机数字化技术的发展，认为纸质档案是最安全的，所以没有引入大量的计算机设备，这种想法是不正确的，高校的思想要随着时代的发展而升级进步，跟随社会信息化而发展，要加大计算机设备的引入，用来进行档案数字化管理。

4 结合实际情况完善数字化管理漏洞

每个高校面临的情况和所产生的问题是不相同的，所以在进行档案管理工作时，要结合高校的实际情况，实地进行考察，认真总结问题，从而找到有效的解决方法，以不变应对万变，首先要先建立稳定的档案管理系统，再结合自身情况开展工作，如有些学校计算机人才不够，那就加大该学校人才技术的引进，有些学校资金设备不足，就加大该学校设备资金的投入，诸如此类的问题，要结合实际情况找到解决办法，从而完善档案管理工作。

5 结束语

档案管理工作从纸质化转变为计算机数字化，是时代和科技的进步，大大的方便了人们的管理工作，增加了工作效率和质量，同时也实现了高校档案工作的优化和发展，应该值得大力推广。