新时代人事档案管理制度与模式的创新探索

邢兆花

（山东省济南市历城区人社局，济南 250100）

在新的时代背景下，各行各业都面临着不断加剧的市场竞争，而人才作为争夺竞争高地的决定性因素，一直得到用人单位的高度重视。在人才管理方面，就更需要做好人事档案管理等各项工作。在传统的档案管理模式中，存在过于注重隐秘性、人事档案管理人员专业能力有限、封闭式管理限制人才流动等不足，如何解决这些不足，值得思考。

1 新时代人事档案管理制度发展趋势

1.1 实现人事档案的电子化存储

人事档案的电子化存储方式相对比传统的纸质档案存储方式不易受到外界自然的干扰，并且也不容易受到损坏吃，例如纸质档案可能会受到气温空气湿度以及自然灾害的影响，简短使用寿命或者出现损毁的状态，但是人事档案电子化存储方式不尽。保存时间长，而且可以进行拷贝，在不同的环境下都能够进行备份，存储的质量更高。在查找上也更加方便，能够让工作人员进行简单的复制粘贴或者修改，由此可见电子化存储在未来的工作中使用性更强也是一种趋势所在。

1.2 实现档案管理的自动化

人事档案实现管理的自动化是时代所趋。为了能够让人事档案管理你得到电子信息技术的辅助，实现有效的对相应的文书进行处理和协调，也将二者有效地联系在一起，还需要每天做好归档工作，做好信息的录入工作，让电子档案变得更加完善和完整，在检索时能够更有保障。作为档案的基础，工作人员必须要真实的，全面的，连续的进行信息的录入，通过自动化的方式准确地反映出工作实际。在使用的过程中能够精准的快速的找到所用信息。

2 当前人事档案管理制度中的问题

2.1 过于注重隐秘性

在传统模式下的人事档案管理工作往往有极强的保密性，档案的调动必须得到多层审批，而事实上，在政审中查阅人事档案除了要关注保密性问题外，应结合实际需要对其进行合理调用，以免浪费档案资源。而且，由于传统模式中的档案管理隐秘性太高，导致管理过程中的监督管理不到位，很可能埋下工作人员徇私枉法的隐患。毫无疑问，适度的隐秘性可以对员工信息起到保护作用，但一旦过度，则可能带来严重的负面影响。

2.2 人事档案管理人员专业能力有限

随着人事档案管理工作不断专业化，许多先进管理技术和设备引入工作环节，如果员工的专业性不强，对该项工作的重视不足，就可能导致工作效率和质量长期得不到提升，进而给单位造成经济利益上的损失。

2.3 封闭式管理限制人才流动

由于人事档案牵涉员工的基本信息，在一定程度上造成了管理的封闭性，这就导致该项工作脱离整个单位的整体运营。加上行政力量对档案管理的干涉，封闭式也可能造成“随意性”的后果，部分领导因为个人喜好的原因，凭借主观情绪在员工档案上动手脚，这种现象也和人事档案的封闭化管理脱不了干系。

3 实现人事档案管理制度创新模式发展的措施

3.1 采用创新式管理理念和方法

在人事档案管理过程中，不只是要保证档案的安全性、保密性，更要注意对档案进行有效利用，发挥其应有的价值。针对人们对人事档案管理的错误认识，相关管理人员要对该项工作进行必要的宣传，使得该项工作得到单位管理人事工作的领导的高度重视。在新的时代背景下，用人单位更要明确人才流动的社会化趋势，认识到人才流动不应因为人事档案管理变成一种限制性因素，相反，必要的流通能够增进人才的互相沟通交流，这对于单位来说，也是一种吸纳人才的途径，通过这样的创新式的人事档案管理理念及方法，能够带领人力资源管理工作走向新的发展方向。

3.2 注重培养人事档案管理的专业人才

在工作中很多档案管理单位在创新工作方式方面都具有局限性，例如经常会单纯的去将相应的仪器替换，忽视了工作人员工作中的创新与再学习。若是工作人员能够提升自身的操作能力信息管理能力，能够进行高度专业化的学习，才可以打造出一种跨越学科和专业的工作流程。因此注重培养人事管理档案的专业人才十分必要，在此还需要进行全方位的组织和协调，让其参与到培训当中，做好专业对口的输入和人才输出工作，让有技术保障的人才进入到档案管理中。

3.3 构建完善的大数据人事档案管理工作平台

为了做好现代化的人事档案管理，首先要关注档案原始数据的全面与精确度，所以在搜集信息的过程中，相关岗位员工就需要保持正确的工作态度，对材料的全面、客观、可靠做严格的把关和审查。信息必须在被核查无误后，才能被录入到既定的基础数据库中，使其做成一套完整的电子档案。比如，可以把内部员工的编号、姓名、性别、民族、籍贯等等信息进行全面的采集，并且通过计算机技术，录进数据库，此后，档案管理专职工作者要对档案加以分类和编码，使得档案管理更加井井有条。

4 结束语

综上所述，加强对新时代人事档案管理制度与模式的创新探索的研究，意义重大。相关工作人员需要明确新时代人事档案管理制度发展趋势——即实现人事档案的电子化存储、实现档案管理的自动化；同时把握当前人事档案管理制度中的问题；在此基础上，对实现人事档案管理制度创新模式发展的措施加以探讨，采用创新式管理理念和方法，注重培养人事档案管理的专业人才，构建完善的大数据人事档案管理工作平台。