新时代转型发展背景下助推档案安全体系建设的重要性

裴钰

摘 要：企业档案是对企业发展的知识信息和资源信息的有效汇总，属于企业本身的无形资产。在新时代转型发展的背景下，对企业档案建设管理工作提出了更高的要求。本文立足于当前时代发展的背景，以企业档案管理工作为立足点，探讨在当前形势下企业档案管理存在的问题以及应对策略。

关键词：时代发展;档案管理;安全体系建设;企业发展

企业的档案管理是企业发展的重要信息资产，也是企业发展本身的资源形式。传统的档案管理方式主要以纸质资料存档为主，在使用、资料查询的过程中会带来很大的困难，档案本身能为企业发展带来的助力作用也会因此而降低。在当前时代经济、信息化步伐迅速加快的背景下，档案管理的信息化也在逐渐被越来越多的企业管理者重视，电子存档，资料录入整理，为企业的活力的激发，资源的利用提供了很大的发展空间。但是，不得不承认的是，在信息化步伐加快的同时，依旧有很多企业在档案安全体系建设方面存在问题。主要表现在档案管理基础设施的不完善、制度规范缺乏科学性合理性、数字信息化步伐缓慢等问题。这些问题的存在不仅为企业信息资源的利用带来很大的挑战，而且也加重了企业本身信息泄露或被破坏的风险。面对这种境况，如何利用好时代发展的优势，合理的评估企业档案管理安全体系建设中存在的风险，如何利用信息化为企业档案管理安全体系的建设带来益处成了企业发展过程中亟需思考的问题。

1 研究的目的与意义

本研究有理论和实践两方面的意义。首先，在理论层面上。主要有两个层面的意义，分别是对影响企业档案安全体系建设的因素分析，另一方面是为理论研究的发展提供理论参考。其一，档案安全体系建设事关企业资源的整合和风险问题的降低，所以在时代发展转型背景下加强企业档案安全体系建设就显得非常重要。其二，档案安全体系建设不仅仅是时代发展对企业本身的要求，更是对整个社会环境的要求。从宏观角度来看，我国政府部门多次提出要加强档案安全体系建设，全国档案局馆长也多次提出健全档案管理工作，加强档案人才队伍建设。足以看出，在当前时代背景下对档案安全管理工作的重视程度。因此，本文通过论文研究的形式，为档案安全体系建设工作的开展贡献出自己的意见建议。

2 档案安全体系建设的重要性

1）为公司各项业务的开展创造条件。档案中蕴含的是公司发展过程中专利、各项业务开展、人员资料等相关的信息。这些信息是建立在企业发展与市场运营基础上的，具有历史性和发展性的特点。是企业发展过程中经验的积累和资源的整合，有助于为企业发展及各系那个业务的拓宽提供指导。有助于企业在综合分析这些信息资源的基础上总结整理出进一步发展的机遇。[1]

2）有助于规避和抵御企业发展中存在风险。在档案管理和归纳的过程就是对当前企业运营发展的评估过程。在这一过程中，企业能够通过对数据的分析，清楚的查看当前在企业发展过程中存在的风险因素，并根据情况及时作出有针对性的调整。同时，企业通过对有效信息的归纳整理有助于企业分析当前企业发展过程中存在的有利资源和信息安全程度。在有效把握的基础上提出解决策略并规范相关制度体系。从而规避企业发展中存在的信息和资源风险。

3）有助于档案安全保障体系的可持续发展。档案管理是一项长期性工作，涉及到历史档案的归纳整理，也涉及到最新档案的汇总。在档案管理工作中，在有效机制体制的完善下，档案本身的价值不仅可以为现在企业的发展提供信息资源与发展机遇还有助于为企业未来的发展积累经验和信息价值。所以，档案安全体系建设是保障企业长远发展和信息资源价值最大化的基础。

3 新时代转型发展背景下档案安全体系建设中存在的問题

1）档案管理基础设施有待完善

档案管理的基础设施主要表现在人力、资金和物力的投入方面。在当今时代发展中，之所以大力提倡档案管理工作，其中一个重大的原因在与很多企业机构对档案管理工作不重视，看不到档案管理和档案安全体系建设对企业本身发展的价值。从而在企业管理者思想意识中自觉忽视了档案管理工作，将其视为一件可有可无的事情。在这种情况下，专门的档案管理部门、专业的档案管理人员和针对档案工作管理和人力、物力和财力等提供不到位，从而导致企业信息资源泄露严重、档案利用价值低等问题的出现。长此以往，不利于企业的发展。[2]

2）档案管理制度规范性有待完善。对于企业的发展而言，各个部门在运作和发展中都需要有合理、系统化、科学化的工作流程和制度规范。档案管理也不例外，只有做到这一点，档案本身的信息资源才能够发挥到最大值，对企业发展的贡献也就越大，在使用者查看档案信息时，也会更有效率和质量。但是，在实际发展中，依旧存在档案管理工作缺乏制度规范的问题。主要表现在对档案管理的过程仅仅停留在对档案的归纳上，做简单的收集和分类，呈现出“堆积”的特点，缺乏制度体系化。在这样的境况下，企业的档案管理机制几乎属于形同虚设，当出现档案管理人员流动或者工作交接时，很容易导致档案的丢失和信息泄露，对企业的发展带来很多潜在的发展风险。

3）企业档案数字信息化建设相对滞后。档案的信息化建设主要是指采用网络的方式进行档案工作的归纳和整理、进行软件开发和安排专业的网络管理人员三个方面。在企业实际档案管理工作中，依旧存在很多与信息化建设有关的问题。首先，对于很多部门档案管理工作中，还停留在纸质存档阶段中，电子信息化利用不足，导致档案管理工作量大，人力物力耗费严重，档案本身的价值对企业的影响效果也非常小，而且丢失泄露的风险也非常大;其次，在档案管理软件开发的环节也存在很多的问题。一方面是由于部分企业对档案管理工作的不重视导致在软件开发中也存在不积极的现象，并没有为企业本身档案安全管理体系的建设构建合理高效的网络空间，导致档案管理工作中存在很多的风险和漏洞。

4 应对档案安全体系建设中存在问题的应对策略

1）分析档案安全威胁因素。分析档案安全威胁因素可以从档案管理的安全机制建设和档案本身的信息化建设两方面出发。首先，在档案安管管理机制建设上，管理者要加强对这方面的重视，看到有效的档案管理工作和安全体系的建设对企业发展的影响，并在此基础上完善相关制度体系，建立专门的档案管理部门并提供人力物力和财力的支持。其次，在档案本身信息化建设方面，要注重对企业本身档案安全管理软件的开发和利用，并通过专门技术人员的支持定期检查软件中是否有潜在的运行风险，如病毒等因素。做到随时监管，随时发现问题，及时做出调整。

2）有效提高安全防范意识。档案管理安全防范意识提高的措施主要体现在对人员和技术风险的规避两方面。首先，在人员风险应对上，企业要建立专门的规章制度，规定可以查阅企业档案的人员。从而降低因人员的随意性和主观性对档案安全体系建设带来的危害。其次，在技术风险规避上，要通过专业管理人员的定期监察和系统维护，检测在实际运行过程中存在的硬件和软件威胁，从而将企业档案管理安全体系建设的威胁因素降到最低。[3]

3）提高档案管理人员的专业素质。专业的档案管理人员是企业档案安全体系建设的保障和基础。为此，在人员专业性方面，需要具备多元化的知识体系和现代化技术运用的能力。首先，在多元化知识体系方面，需要档案管理人员具备档案管理知识内容、科学管理的方法手段、预防风险的有效措施、和档案学、文书学等的知识体系和内容架构，只有这样，才能够真正的为企业档案管理工作和安全体系建设工作提供理论层面的保障和指导。其次，在现代化技术运用层面，需要档案管理人员具备一定的计算机运用能力，能够及时发现档案管理工作中存在的网络化问题并能够通过自己的专业技术和实践积累优化软件。为此，在企业发展层面，不仅需要招聘专业的技术人员还需要对档案管理工作者开展定期培训，提高档案管理者本身应对档案风险的能力和优化企业档案管理工作的技能。

5 总结与反思

综上所述，在当前时代发展的背景下，企业的档案管理工作依旧面临着很多的困难和挑战。在制度建设方面，设施完善方面和信息化建设方面都存在急需解决的问题。所以，在今后的发展阶段，还需要企业管理人员在思想意识层面高度关注企业的档案管理工作，完善相关制度及人员的管理工作，为企业本身的档案管理提供保障。同时，企业还需要加强对档案管理风险评估，了解影响档案管理的潜在风险，真正的做到在新时代信息化发展背景下的档案安全建设。

参考文献

[1]陆尘香.企业档案信息安全风险要素识别与控制[J].北京档案，2018.

[2]蔡美波，何芮，闫冬.非国有企业档案监管方式研究[J].东北农业大学学报（社会科学版），2016.

[3]冯冰凌.企业档案信息资源安全保障机制研究[J].现代国企研究，2017.