设计院电子档案管理与研究

章明燕 陈海蓉 陈炳

摘要：工程设计档案是设计技术活动的直接记录和实际反映，它真实地记录了设计活动的全过程，是评价设计活动与质量控制及科研创新全过程的透视镜。在设计中形成的工程档案和资料是一笔很大的财富，这些档案资料是设计院的命脉，具有极高的经济价值，对设计院今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。因此，本文分析了设计院企业电子档案管理存在的问题，提出设计院企业电子档案管理新技术措施和方案、存储以及优化设计院档案管理的建议。

关键词：设计院；电子档案；管理

1设计院企业电子档案管理存在的问题分析

一是电子文件不能得到完整收集，由于企业业务的不断扩展，所做项目也逐年呈现增多趋势，相关电子文件的大量产生给电子文件归档以及管理带来困难。主要因为收集归档电子文件没有通过规范化处理，没有实施分类和有效的整理就将其存在同一电子文件名下，容易出现数据丢失现象，不能充分保证电子文件的真实性。二是电子文件的特点就是易更改和丢失，所以电子档案在管理过程中的重点内容就是安全存储问题，电子档案数据量大导致存在一定安全隐患，如果服务硬盘出现损坏，或者人为因素对服务器上的数据进行删除，都会带来不可弥补的损失。所以应该探求新的解决措施，对服务器存储压力进行缓解的前提下，还要促进电子档案数据的安全保存。

2设计院企业电子档案管理新技术措施和方案

2.1保证电子档案得到有效利用

由于企业在综合管理信息系统平台网络背景下，新的图档管理系统不仅支持局域网本地访问，同时也在一定程度上支持广域网的异地访问，不管在哪里，只要能上网，相关设计人员都可以对系统中的文件查询功能进行利用，检索或者浏览工程项目类等电子档案资源。如有需要可以通过审批手续获得相应授权后，设计人员对系统中在线下载这一功能合理利用，对已经完成的设计文件进行下载，在新设计项目中对已有设计知识合理借鉴，对设计过程简化，减少项目整体设计周期，保证电子档子的资源共享。

2.2保证电子档案中的数据安全存储

由于现阶段企业电子档案的日积月累，尤其对历史档案资料实施的数字化处理导致出现较多的电子化档案数据，给档案管理服务器带来严重安全隐患的基础上，也加大存储量。为了能够对服务器存储容量压力进行有效缓解，实现电子档案在数据上的安全存储。运用光盘与服务器两者相结合方式，不仅保证电子档案数据得到安全存储，同时还能管理光盘载体资源。电子档案数据在备份过程中可以完全利用光盘库存储，如果存储数据一旦刻录，就会形成不可更改的数据，提高安全系数，促进电子档案数据的安全存儲，進一步为服务器节省出较大的存储空间。

3设计院企业电子档案的备份

电子档案要想安全存储的主要前提条件就是档案具有真实性和完整性。不管使用哪种介质作为载体，都可以在数据备份的方式上对存储的安全性进行加强，最大限度的减少数据出现丢失或者损坏的风险。在硬盘上存放的电子档案数据可以数据中线对其实施统一备份和管理，备份服务器会结合之前制定好的计划在规定时期内发起备份，对于服务器而言，它向硬盘数据区对读取控制指令进行发出，需要备份的数据就会在局域网的作用下传输到备份服务器，致使备份达到服务器的磁盘陈列中。为了不给相关业务系统的正常运行带来影响，可以实施每周一次完全备份，对数据在备份过程中的效率进行保证。

4设计院企业电子档案载体的存放环境以及定期检验

4.1存放环境

现阶段由于工程设计企业对电子档案存放的载体主要以光盘为主，但是光盘载体大部分使用的是聚碳酸酯作为盘基，铝或者其它相关金属质膜作为反射层，保护层是聚丙烯酸脂。如果在使用过程中或保存不当，容易被损坏。所以要为载体创造出较好的保管环境，促进电子档案数据的安全。光盘匣自身存在防磁和放光功能，将光盘放在光盘匣中可以降低对光盘的磨损程度，周围环境应该在十七到二十摄氏度之间，相对湿度为百分之三十五到百分之四十五之间，存在的地点应该防火和防湿，避免在高温环境中。

4.2定期检验

电子档案光盘载体需要进行定期抽样检验，这样做的目的能避免光盘由于外界环境因素的影响出现不必要的错误，降低数据出现丢失风险。对电子档案存储光盘载体进行抽样机检验，如果存在不能读取的光盘，应该在第一时间内找出备份光盘，将数据复制工作做好，充分保证数据的安全存储。

5优化设计院档案管理的建议

5.1 搞好档案基础业务建设和标准化

档案管理基础工作和业务建设非常重要，涉及到档案的收集、整理、保管、利用等各个环节，只有这些基础工作做好了，才能提高档案的归档率和完整率。档案室要继续强化档案业务规范化建设，使馆藏结构更加合理，保管条件更加完善。档案管理更加科学。要切实加强组织领导、完善管理体系，加强档案基础管理工作，把档案信息化管理工作落到实处。切实做好档案信息化管理工作计划的制定与落实，档案人员必须严格执行档案操作规程，认真落实岗位责任制，进一步加强业务基础建设，同时，领导的支持也是实现信息化的有力保证。

5.2档案信息化管理应当科学规划，协调发展，循序渐进

档案信息化管理水平应与经济技术和社会文化发展水平相适应，信息化是一个相对的概念，其具体内容随着科技发展不断更新。信息化对不同类型的档案部门有不同要求，不能同日而语，信息化的管理方法有多种，必须因地制宜，采取不同途径。同时健全组织体系和管理制度也是实现档案信息化管理的根本保证。

档案信息化管理理论是与时惧进、不断发展完善的。档案信息化管理工作是一个逐步推进和实施的过程，更是一个复杂的系统工程，必须科学规划，协调发展，循序渐进。档案信息化管理工作任重道远，必须坚持稳中求进，档案部门要充分认识到信息化技术不是档案工作的最终目的而是手段。档案信息化管理必须坚持为领导和决策层服务，为科研、管道设计等服务。作为档案工作人员要充分认识到加速档案信息化管理是提高档案信息服务水平的必由之路。搞好档案信息化管理工作必须依靠科技的进步，依靠信息化的设备和人员对自动化设备的掌握；依靠工作者本身综合素质的提高。先进的设备最终要靠人去操作管理，档案工作人员必须不断学习先进的管理理论知识，掌握信息化的管理技能，为实现档案信息化管理奠定基础。

3结语

总之，工程设计档案是设计院不可或缺的信息资源和知识资产，对设计院的发展具有重要作用。工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，应结合自身档案特点，做好工程设计档案工作，管好、用好这笔财富，充分发挥工程设计档案的价值，为设计院的发展作出应有的贡献。

参考文献：

[1]赵静.综合设计院工程设计档案管理综述[J].城建档案.2014（8）

[2]朱媛.新时期设计院档案管理探析[J].中小企业管理与科技. 2014（6）