高校财务报账流程信息化建设探析

李盛海

随着高等教育的不断发展，尤其是2012 年，国家财政教育经费支出占国内生产总值真正实现4%，高等学校的办学经费规模也不断扩大，这对高校的财务管理提出了新的挑战。高校办学经费的增长与教职工办理财务业务的需求之间的矛盾日渐突出，矛盾集中表现在高校财务报账工作上。由于高校财务报账工作政策性强、业务繁杂、审批过程长等因素造成教职工报账排队长、时间长、报账业务时段集中等问题。高校财务人员虽然不断加班加点，但效果不明显。因此，创新高校财务报账流程，优化报账程序，利用现代网络信息技术加强高校财务信息化建设，对于促进高校化解财务管理工作中存在的矛盾、进而对高校“数字化校园”建设、提升高校综合竞争实力等都具有十分深远现实意义。

一、高校财务报账信息化发展过程

自1999 年扩招以来，高校进行了跨越式的发展，办学经费、科研经费及教职工人数逐年增加，高校报账难的问题开始显现，为了解决问题，高校也不断探索财务信息化报账的解决方案。解决方案分三个主要阶段：

第一阶段是采用排号机进行排队、用于规范高校财务处报账教职工的先后顺序。但在使用上却出现了新的问题，教职工为了报账，天没亮就到财务处排队取号。这反而违背了采用排号机的初衷。

第二阶段是采用信息系统排号的方式代替手动排号机，通过开发网上预约系统，通过网络来排号。系统一般包含预约须知、办理预约、业务查询等菜单，教职工可以通过系统预约一定时间内的报账顺序，可查询到预约情况及报账当天业务进度，但是由于每天预约号有限，资源紧张，教职工报账问题仍未有效解决。

第三阶段采用网上报账系统，不再是单独解决排队问题，而是将报账业务前移及财务处理后移，最大限度地解放了教职工的报账排队等问题，系统一般由基本信息录入、发票录入、固定资产录入、银行账号录入等模块。基本信息一般是录入事项的类别、内容、用途、经费出处、经办人联系方式等基础信息, 发票录入一般是将发票的信息逐张填列，固定资产录入，属于固定资产范围的，录入固定资产验收单信息，银行账号录入一般是录入报账后的资金转到银行卡（含公务卡）的卡号及金额等信息。录入完毕后，打印出整个信息的表格，按经费审批的相关要求完成审批手续后，拿原始票据及报销单到财务处报账。

网上报账系统的信息化解决方案确实在一定程度上解决了报账难的问题，但从实践中来看，解决方案都是在问题发生之后的应急措施，并没有从本质上解决问题，现阶段的解决方案本身仍存在不少问题。

二、高校财务报账信息化方式存在的问题

（一）财务信息的共享程度不高。高校现阶段的财务核算系统使用的都是国内通用的财务软件，但大部分网上报账系统则是自主开发的软件系统，造成高校财务信息系统由不同的开发商研发或本部门自己组织研发，缺乏财务信息的统一管理和科学规划，没有统一、规范的基础数据编码标准，两个系统的数据无法及时共享，网上报账系统的数据最后还要由人工再次操作财务核算系统，没有从根本上解决问题。由于各子系统的信息数据分散存储，数据不相容，信息不共享，管理效率低下。

（二）财务核算软件功能单一。目前高校财务核算软件的功能包括会计核算、经费指标管理、工资管理、学生收费管理、财务信息查询等模块，财务核算软件较侧重于会计核算模块，主要是满足进行日常经济业务核算和内部指标业务辅助管理，其余的模块只有框架。现有的核算系统已不能适应高校日益发展的财务管理要求，特别是网上报账等功能都不具备，不能满足高校在财务管理上的需求。

（三）财务信息化管理系统的开放性不足。现行高校财务信息系统的功能主要以传统的工作组织模式和业务流程为基础设计，考虑到财务数据的安全性等原因，大部分财务管理系统都要求自己设置局域网，严禁财务核算系统并入外网。因此，造成财务核算系统容易独立于整个智慧校园的整体建设，财务信息的共享程度低，致使财务等管理信息系统形成诸多信息孤岛，不利于实现资金的有效管理和配置，甚至造成资源和投资的极大浪费。

（四）财务管理信息化流程创新不够。现有的财务报账信息流程是传统流程演变而来，在整个信息化流程当中，只涉及了报账部分，而审批、业务活动层面的信息化过程没有统一考虑。造成了现有的信息化系统比较脱节和独立。这不仅仅是个别高校的问题，而是整个大环境的问题。由于无法对财务管理流程进行创新，高等学校的财务管理工作只能从现有的流程框架来解决问题，无法从根本上解决财务报账难的困境。

三、财务报账信息化流程探析

21 世纪是网络的时代，网络的出现和普及给管理带来了巨大变革。根据理论研究，财务管理的信息化分为三个阶段，一是电算化，即管理环节自动化；二是信息化，即财务管理的流程及组织再造；三是智能化，即人工智能，实现的话将是财务管理的革命性的变革。由于人工智能尚处于探索阶段，财务管理信息化是现阶段的主流。财务管理信息化主要解决财务流程再造、基于网络数据库的财务数据管理及电子票据及电子文档的应用。信息化的最终要求是在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证，并可以通过网上银行进行支付。

（一）建立开放型财务管理系统

通过B/S 技术将财务管理系统完全网络化，B/S 技术是建立在广域网之上的，有比C/S 更强的适应范围，只需要网络及计算机操作系统。通过B/S 技术可将财务管理系统中的核心系统会计核算系统之外的报账系统、预算管理、学费管理、财务分析、财务查询系统等子系统开放给任意的系统使用者，每个系统使用者都可以在自己的终端参与相关的财务业务。开放型的财务管理系统是在原来的会计核算系统的基础上，采用网络技术，将会计核算系统与网上报账系统合二为一，从根本上解决同样的财务管理工作分别由不同的系统来生成，数据分散存储，数据不相容，信息不共享，管理效率低下等问题。同时利用微信公众平台，随时公布报账的进度。

（二）建立审批、业务、财务一体报账流程

传统的报账流程，是教职工取得经费审批同意之后，开展相应的经济业务，再按照经济业务发生时取得的票据到财务处报账，流程是每个阶段业务彼此独立的。开放的财务管理流程是将审批、经济业务纳入财务管理系统，整个财务管理系统是一个统一的整体。要建立审批、业务、财务一体的报账流程，必须建立以开放式财务管理系统为基础的审批管理系统，审批管理系统发生经费开支事项时，调用财务管理系统的报账子系统，按报账子系统的格式要求填报经费开支预算，将经费开支预算作为审批文件的附件。经审批的经济业务发生后，通过报账系统直接调用审批管理系统中的经费开支附件，根据实际开支修改后形成报账审批表，然后将经济业务取得的电子票据上传录入报账系统后，进入财务流程。审批、业务、财务流程将审批与财务管理有机融合，建立经费支出事件驱动的财务信息处理流程，将审批流程、业务流程、财务流程融为一体。

（三）建立财务管理信息大数据系统

财务信息化系统在完成流程创新后，财务数据与审批管理已经一体化并高度融合，在此基础上，在保证信息化安全的前提下，可以整合学校的内部资源，如教务管理、资产管理、学生管理、科研管理等数据一并纳入形成学校财务管理大数据系统。建立大数据系统后可以了解学校内部职能部门及报账人员的数量、报账人员的偏好、报账人员集中报账时间、业务量分布等信息，并可在这些信息量的基础上，对高校报账的发展趋势做出预测，可使高校有针对性地开展财务管理工作。建立大数据系统不仅可以解决报账问题，更重要的是可以使财务工作由核算型向管理型转型，大数据下的财务管理工作将成为高校的重中之重，财务管理模式将从被动转为主动，大数据系统对财务人员的素质也提出了更高的要求，财务管理工作将发生根本性的变革。

四、财务报账信息化建设的保障措施

（一）建立高校财务信息化的建设标准

高校财务信息化标准，是高校开展信息化的指引，建设财务信息的统一管理和科学规划、统一、规范的基础数据编码标准，有助于高校财务信息化的协调与平衡，促进高校财务管理的水平，特别是有助于提升普通高校的财务管理能力。

（二）完善高校内部控制制度

要不断完善高校内部控制制度，尤其是完善相关财务信息化的内控制度，《行政事业单位内部控制规范（试行）》，对会计控制及单据控制进行了约定，但没有涵盖信息化条件下的会计控制及单据控制，因此，要完善信息化条件下会计人员的权限、电子票据管理、网络安全性管理、电子档案管理等内部控制规范。

（三）建立网络安全的标准

财务信息化建设是将原局域网的财务核算软件转化为网络版的系统，不可避免地面临着网络安全的问题。通过加强网络安全建设，包括制定相关的网络安全的规章制度，通过技术手段对网络进行加密，加强系统的身份认证系统，做好数据备份，通过加装防火墙及防黑客软件来提高网络的安全性。