基于信息化背景下事业单位文书档案管理工作的分析

向锦禹

摘 要：现代化科学技术的发展，为事业单位传统的文书档案管理工作，提供了新的发展思路。本文首先对信息化背景下，事业单位的文书档案管理工作发展现状进行了概述，分析了信息化管理工作的优势，也探究了其中存在的不足；隨后，以此为基础，进一步分析了信息化背景下，事业单位文书档案管理工作的优化策略，旨在为关注这一领域的人士，提供一些可行性较高的参考意见。

关键词：信息化；事业单位；文化档案管理

随着我国国民经济的发展，以及人民生活水平的提高，社会各界对于我国事业单位内部管理工作，尤其是利用信息化技术，对事业单位内部文书档案进行管理等方面，越来越关注。信息科学发展水平的提升，已经对国内各个领域的发展，提供了有益指导。如何科学合理地利用信息科学技术，将大数据和云计算等现代科学技术，融入到事业单位内部档案管理工作中，成为了相关领域工作人员的工作重点之一。

1 信息化背景下事业单位文书档案管理发展现状

在信息化科学技术快速发展的背景下，我国事业单位的文书档案管理工作，也呈现出了新的发展特征。

1.1 信息化文书档案管理的优势

信息化技术的合理应用，为事业单位文书档案管理工作，提供了新的思路。信息技术的便捷和智能特征，可以将档案和文书等，进行统一管理。同时，信息技术还具有较强的记忆功能，对于文书档案的整改，都可以进行科学的记录。传统的事业单位文书档案管理工作，主要是依靠人工进行记录和整理。此种方式的时间花费较多，并且会给管理人员，带来较大的工作负担。信息化科学技术的应用，可以在某种程度上，通过自动化的方式，减少分类管理的时间，提高了管理工作的效率[1]。不仅如此，事业单位文书档案管理工作中，合理地应用信息化科学技术，还有利于实现文书档案等资源的交流和共享。各类信息资源，都以数据的形式存储在网络空间中，用户可以根据系统提供的检索工具，对档案库中的文书档案进行调取和使用，提高了资源的利用效率。

1.2 信息化文书档案管理的不足

受到自身性质和工作内容的限制，事业单位的内部文书档案管理工作模式，并不如企业那么完善。在实际的管理工作中，应用传统的管理模式，会严重降低事业单位的工作效率。为了提高事业单位文书档案管理效率，部分事业单位选择了信息化管理模式。但是，在具体的操作环节中，工作人员的专业化水平较低，对于信息化和大数据等现代科学技术的认知不到位，都成为导致事业单位文书档案管理存在不足的主要原因。此外，当前网络环境中，不稳定的因素还有很多。信息化的档案管理模式，缺乏科学妥善的管理制度，会导致事业单位文书档案管理存在安全性隐患，私密信息容易泄露，对于事业单位的管理工作会造成负面影响。

2 信息化背景下事业单位文书档案管理工作优化策略

通过上文的分析能够看出，信息化科学技术在事业单位文书档案管理中的应用，体现出了极大的优势。但是不可否认的是，其中仍存在不足，因此可以从以下几个方面着手，优化信息化的管理模式。

2.1 创新发展管理理念

事业单位文书档案管理工作，需要结合现代的信息化科学技术发展模式。因此，在实际的工作中，需要对管理理念进行创新，将信息化的发展模式与事业单位文书档案管理工作相互结合。文书档案管理工作，要结合时代发展的特征。比如，我国某地区的事业单位，在组织内部工作人员参与到文书档案管理工作的过程中，主要对工作人员的认知水平进行了提升。在单位内部，定期组织开展文书档案管理工作，与事业单位发展理念融合创新的宣传工作，不断提高工作人员的认知。此外，当地事业单位的工作人员，还加大了资金技术的投入。对信息化设备进行了升级，为文书档案信息化管理理念的创新发展，以及实际应用等，都奠定了坚实的基础[2]。

2.2 建设信息化管理空间

事业单位文书档案管理工作中，信息化管理空间的建设，可以提供相对稳定的发展环境。文书档案管理的信息化空间建设工作，要确保网络环境当中的优势，可以被充分地发掘出来，不同区域的文书档案，可以在网络空间当中，实现资源共享。通过网络科学技术，可以构建出更为立体化的发展体系，加强对文书档案的信息化管理。此外，运用网络技术，还可以根据文书档案的具体内容，对其进行分类和归档。其他部门的工作人员，可以根据自己的使用需求，对文书档案进行过组卷、复制、下载以及打印等操作。通过此种方式，能够充分地发挥出事业单位文书档案管理的应用价值。在此基础上，进一步加强空间的安全性管理，对文书档案系统进行定期升级操作，有利于创造更为稳定和可靠的空间，提升文书档案等其他资料的安全性。

2.3 提高人员综合素质

除了上述两种方法以外，为了进一步提高事业单位文书档案管理的信息化水平，有关部门的工作人员，还要提高工作人员的综合素质。作为文书档案管理工作的核心，工作人员的素养会对工作效率和工作质量产生重大影响。因此，提高工作人员的综合素质，可以为事业单位文书档案管理信息化水平的提升，提供更加强大的动力支持。比如，我国某地区的事业单位，为了提高内部档案管理工作的信息化水平，重点对从事该领域工作的管理人员，进行了理论知识和专业技术等方面的培训。通过组织定期培训，可以将行业内部最先进的理念和技术等，在第一时间，传授到基层组织管理部门之中。让管理人员接触到最先进的管理理念和科学技术，可以提高综合运用多种技术的能力。不仅如此，该地区事业单位的文书档案管理部门主管，还对工作人员的实践操作能力，进行了定期培训和考核。通过此种方式，确保工作人员在应用信息化科学技术时，可以达到规范性需求。

3 总结

综上所述，信息档案科学技术下，事业单位的文书管理工作，面临着新的挑战。与此同时，大数据的合理应用，也为该项工作提供了科学的发展路径。相关领域的工作人员，要在日常的建设和管理工作当中，不断地探究出信息化背景下，事业单位的文书档案管理工作存在的不足，充分地发挥出信息化科学技术的优势，帮助事业单位创新发展理念，建设更为合理的信息化管理空间，确保该项工作有序发展。

参考文献

[1]马荣.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义[J].中国市场，2018（10）：110+112.

[2]麦小兰.大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究[J].城建档案，2017（02）：31-32.