人工智能助力档案事业踵事增华

郭玮

摘 要：隨着科学技术和信息技术的不断发展，传统的档案管理工作方式呈现出边缘化的趋势，将难以满足网络时代和数据时代档案用户的需求。人工智能的出现使档案工作跨入了一个全新的发展时期。本文主要论述了人工智能技术在档案管理工作中的应用，及人工智能技术为档案工作带来的机遇和挑战。

关键词：人工智能技术；档案管理；应用；挑战

习近平总书记在中共中央政治局集体学习时曾强调“保障和推动人工智能在人们日常工作、学习、生活中的深度运用，创造更加智能的工作方式和生活方式。”人工智能技术的出现使档案管理工作跨入了一个新纪元，为档案事业踵事增华。

1 人工智能的简介

人工智能（Artificial intelligence），英文缩写为AI，它是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人类的智能的理论、思维、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。该领域的研究包括机器人、语言识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等。依托于科学技术和信息处理技术的提高，使人工智能技术拥有搜索算法、信息表示方法、机器学习方法、语言处理技术、高级搜索方法和逻辑推理方法等技术和方法。通过对人工智能技术的应用，不但提高了工作效率，还增加了信息系统工作的准确性和科学性。

2 人工智能技术在档案管理中的应用

人工智能技术在基于对档案信息数据的收集、处理、筛选、验证、传播等多方面工作的基础之上，通过一些技术手段使机器能够以人类的思维模式和行为模式来进行档案管理工作。

2.1 档案信息资源的辅助收集与智能筛选

信息资源的辅助收集与智能筛选是最基础的人工智能服务技术。例如百度、搜狐等搜索引擎，均是采用智能化的搜索机器人算法，在网络的海洋中时刻读取和筛选，最终进行收集和汇总。根据用户在搜索引擎中输入的关键次，立刻可以获取到相关信息。大数据时代的到来，驱动着人工智能技术在档案收集积累和识别筛选工作领域的运用。

2.2 档案数据信息的智能分类与资源整合

数据的分类与整合是提供智能检索的前提。我国档案信息化建设工作已经开展多年，计算机信息系统和档案数据库管理系统已经被广泛运用，由此积累了海量的基础数据。然而，数据资源的存储状态极为分散，甚至出现数据重复和不一致的情况。人工智能数据的分类与整合服务，可以使底层数据结构变得更加透明，通过提供可视化的图像和表格，提高数据的价值和可用性，加强对数据的管控能力。

2.3 档案信息资源的智能检索

根据用户的需求对档案信息资源库建立导航服务和交流平台，例如个性化的推送服务等。提供支持异构数据库跨库检索的搜索引擎，实现超大规模的数据信息资源共享服务。提供的信息不仅包括目录、索引、全文等文字信息，还包括声音、表格、图像、视频等多媒体信息。在大数据时代，利用人工智能搜索技术，可以对相关的信息数据进行有目的性的筛选与搜索，可以避免因信息量过大而产生的搜索受限等问题，可以对信息资源进行准确的定位，极大的提高了搜索的准确性与效率。

2.4 识别应答和接收模糊语音任务并完成

人工智能可以提供接收并识别人类的相对较为模糊的自然语言命令、做出有效的反应、实现特定的动作，甚至可以出色执行语音命令任务等服务。例如，用户只需要通过发出语言命令“请帮我查阅xx文件中的xx项使用流程信息”，或者“请帮我提供近几年的某公司的利润值信息”。机器接到语音指令后，可以自动实现有效信息、图表和动作的反馈，甚至可以直接提供语音播报服务或自助打印服务。通过声音、图像、表格和动作等交互手段，快速地为人类提供有效的参考信息。

2.5 利用智能专家系统管理隐性信息

智能专家系统是人工智能技术的特色服务，是人工智能系统发展成熟的体现。通过对档案学专家的思维进行模仿与推理，和对档案学科的科学的管理原则和方法的输入和程序设计，使机器具有像专家一样的逻辑思维和操作算法，以解决档案管理中出现的问题。智能专家系统的工作核心体现在对隐性档案资源的深挖掘，并将其转化为档案用户需要的信息资源。这对于信息资源的获取有极大的帮助，可以使隐性档案资源透明化，从而利于传播和交流，更为档案资源的充分利用提供技术支持。

3 人工智能档案管理面临的挑战

人工智能技术将解决传统档案管理工作耗时长、效率低、流程繁复、部门协调等难题和不足，但其发展是一个逐步推进的过程，存在着诸多的挑战。

3.1 产品设计必须符合档案管理原则、方法和需求

习近平总书记强调“人工智能具有多学科综合、高度复杂的特征。要加强基础理论研究，努力在人工智能发展方向和理论、方法、工具、系统等方面取得变更性、颠覆性突破。”人工智能是一门极富挑战性的学科，产品设备设计人员必须掌握计算机、档案学、心理学、哲学等思想和知识，智能系统从设计、实施、运行到测试，每一个研究试验阶段都必须符合档案管理的归档方法、管理原则、存储办法和查询方式。因此，要求全体档案管理者必须用科学的、统一的原则和方法来收集和管理档案；要求设计人员要密切与档案管理人员沟通，要充分了解档案管理工作的原则、方法和需求。只有这样，才能设计出符合档案管理的科学的人工智能设备。

3.2 智能化辅助收集困难大，隐性信息资源使用率低

大数据时代，档案信息资源和原始数据量巨大、种类极多，缺乏明确的结构分类甚至还会产生许多非结构化数据，难以通过智能化辅助进行收集。除此以外，隐性档案信息资源使用率低，难于收集和利用。隐性信息资源仅依靠档案管理人员的经验判断，阻碍了信息传播、交流与共享，给智能化辅助收集和筛选制造了困难。

3.3 数据安全体系和相关法律有待建立

人工智能平台的建立将形成对传统档案数据分布与控制体系的穿透。因此，必须高度重视和重新优化设计数据网络安全构架，建立有效的数据安全体系。特别是在做数据收集和整合工作的同时，建立完整统一的安全体系，完善逐级分布的布局和权限设置，制定应急预案，制定相关法律和条例，做好数据备份工作。要特别注意的是，每一种标准的制定与实施，必须与其他体系和标准相匹配，要最大限度的实现标准融合。而且，档案管理工作所使用的人工智能设备，必须选择我国自主研发的设备、芯片和技术。否则，有国外引进的设备或引用国外的接口嵌入，均存在数据丢失和泄露的安全隐患，甚至造成失泄密的后果。

4 结束语

人工智能时代看似遥远，却是科技发展应运而生的产物。自人工智能技术诞生以来，其理论和技术日益成熟，所涉及的领域不断扩大，相信人工智能终将助力档案事业踵事增华。把档案的原始数据投入到人工智能的大容器中，盘活档案库房中的原始资料，使档案管理工作融入到科技变革的大环境中，提供专题性、高价值、自动化的档案服务，将会是对人类智慧的一大挑战。实现档案管理人工智能，从管理概念到软件工具各方面，都需要进一步实践、探索和研究。

参考文献

[1]沙洲.人工智能在档案工作中的应用研究[J].档案与建设，2018（2）.

[2]陈亮.人工智能技术在智慧档案馆建设中的应用初探——以太仓市档案馆为例[J].档案与建设，2016（7）.