电子档案管理系统中流程管理的应用分析

尹君

摘 要：电子档案系统的应用，有效提高了教育档案的管理效率，但同样对流程管理提出了更高的要求。基于此，本文首先介绍了电子档案管理系统的全流程模型，强调了加强流程管理的重要性。重点从电子文件形成、信息资源收集、档案数字化加工、档案公开检索四方面出发，对具体的管理方法进行了总结。

关键词：电子档案管理系统；流程管理；电子文件

近些年来，随着数字化及计算机技术发展速度的加快，档案管理逐渐进入了电子化时代。与传统的档案管理模式相比，电子档案管理系统的应用，不仅解放了劳动力，且减小了档案丢失的风险。为使系统优势能够得到更大程度的发挥，有必要加强流程管理，提高各项工作流程的清晰度，提高管理水平。

1 电子档案管理系统的全流程模型

电子档案管理系统的全流程模型如下：1）确定资源类型，明确资源的所属范围。2）采集资源信息，以来源为准，将其分为“馆内资源（如：馆内工作人员档案）”、“移交资源（如：学生手动提交的档案）”、“网络移交资源（如：高校经网络提交的学生档案）”3种。3）对资源进行审核，如审核通过，则可对其进行数字化扫描及标准化检测。4）确保档案信息符合标准后，应加密档案，并将其存储至系统数据库中。5）需应用档案时，应首先予以解密，继而提取相应的信息。

2 电子档案管理系统中流程管理的应用方法

2.1 电子文件形成流程管理

2.1.1 电子文件形成流程表现

电子档案管理系统的功能，在于对电子文件进行管理，电子文件的形成流程如下：1）拟定初稿，对稿件进行核对，确保核对无误后，交由领导签字，并给出意见。2）领导签署完成后，交由办公室盖章，打印成文。3）将文件通过网络移交至档案馆处理，档案馆则应标注fonts-number（全宗号）、catalog-number（目录号）、Files-Year（归档年份）等。该流程中，领导的签署及意见，均应作为重要数据与电子文件一同交由档案馆。针对密级文件，应予以加密封装后保存。如需经网络传输文件，应通过秘钥对其进行加密。

2.1.2 电子文件形成管理方法

电子文件形成流程管理过程中，部门主管、单位领导、收发员应同时完成管理的任务。首先，待电子文件初稿确定后，部门主管应进行稿件核对，实现对稿件质量的管理，具体核对内容以“背景信息（context）”、“真实性（authenticity）”、“有效性（utility）”、“完整性（integrity）”为主。其次，单位领导应根据主管所提供的初稿，对文件进行进一步的签发与查阅。该管理流程中，电子档案管理系统应记录相应领导对文件的操作步骤，并将其存储至数据库中。最后，收发员应负责对文件进行接收，确保审核不达标的稿件能够及时返回修改，保证审核通过者，可立即存储于数据库之中。

2.2 信息资源收集流程管理

2.2.1 信息资源收集流程表现

电子档案管理系统中，信息资源收集的流程如下：1）对档案进行分类，通过线上、线下两种途径，对信息资源进行收集。线上的资源收集，需通过互联网实现。2）信息资源收集完成后，应录入条目，并明确其数字化顺序，将信息存储至临时数据库中。为确保信息安全，应通过PKI认证，对其进行审查，具体审查内容以ID-ss（送审表ID）、zj-number（专家号）、sh-number（审核信息）等为主。3）制定信息化资源移交清册，制定数字化方案。4）将资源存储至系统数据库中，以便于未来应用。

2.2.2 信息资源收集管理方法

通常情况下，电子政务系统难以与电子档案管理系統同步开发。一旦软件接口不适宜，信息的传输难度往往较大。为确保资源收集的流程能够有效实现，管理过程中，管理人员可考虑通过FTP共享的方式，设置约定的移交地点，提高移交的便利性。PKI认证的过程中，管理人员应在确保信息安全的同时，对领导意见、主管部门附件等资源的完整性进行检查。如资源不完整，则不得录入。针对密级文件，不建议通过网络移交，以免对文件的信息安全造成影响。此外，信息资源收集的过程中，同样应对用户角色予以约束，以免资源丢失。

2.3 档案数字化加工流程管理

2.3.1 档案数字化加工流程表现

档案馆所收集的信息，包括电子信息与纸质文件两种。电子信息可直接存储于系统数据库中，纸质文件则需进行数字化加工。流程如下：1）对文件进行扫描，采用JPEG及TIFF两种格式对图像进行保存，采用PTF或TXT格式保存文档，如文件以音频或视频为主，则可采用MP3或MP4两种格式对其进行存储。2）观察文件中有无黑边、噪点、红眼等问题，如存在问题，应进行后期处理，提高图像及文档的清晰度，确保图像能够被有效利用。3）标注文档的案卷、分类、顺序号码，便于实现分类存储。4）采用RSA算法加密，避免档案丢失。

2.3.2 档案数字化加工管理方法

档案数字化加工管理方法如下：1）质量管理：为确保档案质量达标，管理人员应采用技术手段对档案进行处理。如为非涉密档案，管理者可通过标识、粘贴、排序等方式，确保档案存储清晰简洁，提高质量管理水平。2）安全管理：为避免档案信息被盗取，单位应赋予编研人员查看、传输以及修改档案的权限，确保能够第一时间采用RSA算法对档案进行加密。以档案信息摘要为例，有关人员可采用RSA算法下的key（私钥），拟定档案的数字签名，实现对信息摘要的加密，提高安全管理水平[1]。

2.4 档案公开检索流程管理

2.4.1 档案公开检索流程表现

将信息存储至电子档案管理系统中的目的，一方面在于降低管理难度，另一方面则在于提高检索的便利性。为达到上述目的，应采用以下流程对电子档案进行公开检索：1）具有检索权限者，可经上级主管部门批准后，自行对档案进行检索。在此过程中，需首先进入检索模块，搜索题名、时间、关键词、文档编号、卷宗号等信息。2）为提高检索效率，可通过组合检索的方式，对文件进行查找。例如：可输入“杨XX（档案姓名）+101917（学号）、A054（档案编号）”，实现精准检索。

2.4.2 档案公开检索管理方法

档案公开检索流程的管理方法如下：1）划分角色：应将公开检索角色，划分为“公开处理”、“检索利用”、“信息鉴定”三种，“上级主管及领导”、“具备系统登录权限的用户”、“管理人员”为三种角色权利的执行者。2）管理方案：用户登录系统时，应输入用户名及密码[2]。此时，系统将自行对其权限进行判断。如用户非技术管理员，系统则可自动跳转至非管理页面，而登录者则可根据自身的权限，实现对档案的检索。

3 结论

综上所述，以不同工作的内容及目的为依据，加强对电子档案管理系统的流程管理，可有效提高档案的利用率，确保系统信息安全、真实。未来，建议我国教育领域从信息的收集、档案管理、系统维护等方面出发，积极优化电子档案管理系统，明确各项流程，全面提高管理质量。

参考文献

[1]张晓辉.高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略[J].中国新通信，2018，20（22）：195-196.

[2]安宗强.浅析高职学校档案管理中电子档案的应用管理[J].中国管理信息化，2018，21（22）：147-148.