以发展的眼光论档案管理的优化策略

赵嵩

摘 要：档案管理工作的重要性不言而喻，随着社会生产发展水平的不断提高，档案管理观念也不断在改革，以应对新时期对档案管理提出的新要求。本文从科学发展观、可持续发展观和以人文本发展观三个角度，论述了档案管理的优化策略，以期给档案管理工作提供参考。

关键词：发展观；档案管理；规范化；信息化

在信息时代，档案管理工作的重要性更甚于从前。做好档案管理工作，既是记录、保存真实信息的必要需求，也是促进其他管理工作提高效率的基础。新时期的档案管理工作必须要与现代发展观紧密联系，优化管理策略，从而形成更加高效率管理机能的管理方案，助力档案管理的可是续发展。

1 “科学发展观”——档案管理规范化

當前环境下，档案管理缺乏规范化和标准化的现象较为明显，主要表现为：管理模式老化、技术方法不适应现代程序、检索工具局限、档案移交流程不清晰、档案管理权责混乱等。档案信息涵盖各项事务中的方方面面，档案信息数量巨大。档案管理是一项琐碎而系统化的工作，档案工作的有序、高效进行，建立在规范化、标准化的制度和流程上的，需要多方协调才能完成。

科学发展观强调档案管理的全面性和协调性，与档案管理工作的实际需求相互契合。科学发展观指导下，进一步提升档案管理规范性的途径为：

一是要健全档案管理制度，管理制度的建立需要考虑到单位的特点和对档案管理的实际需求，充分体现科学性和合理性。只有符合实际需求的制度才能够真正的让管理高效运转；

二是要加强执行的权威性，制度的执行情况将会决定制度的有效性，不能够让管理制度成为一纸空文，有章不循，因此在执行过程中，要形成一定的监督体系，根据规章制度来进行奖惩；

三是要形成多方协调，齐头并进的档案管理模式，档案管理实际上是服务于其他组织的，因而档案管理工作并不能够单单只是档案管理部门的责任，应当与其他部门形成联动管理机制，对于档案形式、档案移交流程形成统一的标准；

四是要统筹兼顾，档案管理工作中，经常会遇到多份材料同时归档入库的情况。此时需统筹规划，制定行之有效的工作计划。在具体的工作过程中要对可能出现的问题进行预测，掌握工作的主动权，提前采取有效的解决措施。

2 “可持续发展观”——提升档案管理信息化工作水平

信息技术快速发展，并且迅速改变了档案管理工作方式、工作流程。现阶段，大部分档案管理工作都已经初步完成了电子化操作，电子档案正逐步代替纸质档案，成为档案管理的新成员。利用信息技术，大大的提高了档案管理的效率。一方面，信息化档案管理加强了档案信息之间的整合力度，改善了传统纸质档案关联度较低的弱势；另一方面，电子档案受外部环境、空间、时间等因素影响小，比起纸质档案管理而言，节省了许多不必要的成本，具有可持续使用的特点。

信息化发展固然为档案管理工作带来了新的机遇，但同时也带来了新的挑战。现阶段的档案管理信息化工作水平，想要实现永久性的可持续发展，仍有许多问题需要进行改善。例如纸质档案电子信息化工作出现的录入误差纠正、电子档案信息安全保障、档案信息网络查阅等级与流程、档案管理信息系统的适用性等等。

从可持续发展观的角度来看，档案管理工作只有实现了档案信息可持续安全、可持续查阅、可持续保存以及可持续与整体组织适应，才是真正的达成了可持续发展。从目前的实践情况来说，相关单位可以从以下几个方面着手提升档案管理信息化水平：

一是要加强信息化硬件环境建设，应当根据档案管理对硬件设备如电脑设备、打印设备的具体要求，构建与技术需求相符的信息化环境；完善档案管理所需硬件设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持档案室内的温湿度，配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。

二是要加强对电子档案信息的安全管理，要细化信息化管理工作内容，要加快建立数字化档案管理方式，提升档案管理工作的效率和确保档案管理的安全；

三是要结合传统档案管理的优势，信息化档案管理并不能完全取代纸质档案管理，因此，在档案可持续管理目标性，要有机的结合纸质档案管理的优势，形成新的档案管理模式，确保档案管理的高效性。例如一些涉密性较高的档案，应该加强纸质档案化安全保护的同时，也要进一步提升电子化档案的阅读权限，通过设置多层级的准入密码、网络限制等，来保障其各方面的安全。

3 “以人为本”——构建高素质档案管理团队

档案管理的重要目标就是持续为社会、单位组织以及个人提供有效的信息，为社会发展提供重要的信息保障。档案管理实质上是服务于人的，而实施档案管理的工作者也是人。所以说，档案管理工作的优化发展，必须要贯彻“以人为本”的发展观。以人为本是社会发展的重要目标与途径，档案管理工作中特别要注重贯彻这一理念，把人的管理作为档案管理的出发点与立足点，最重要的是把档案管理的目标定位在满足人的需要上，以这个为核心做好档案管理工作，更好地体现出档案管理工作的人性化特点，推动档案管理事业的不断发展。落实“以人为本”的档案管理工作，需要从以下几个方面做出优化：

一是要做好人员的思想观念的管理，态度决定了管理工作的效率。想要进一步提升管理技巧、规范管理流程以及提升管理效率，必须要进一步的改善对档案管理的态度和思想观念。对于档案管理工作者而言，要意识到档案管理的必要性、重要性，要树立可持续发展档案管理观念，对待工作要有责任心、有耐心。

二是要做好人员的管理技能培训和激励。想要提升档案管理工作者的工作技能，还需要提供一定的管理技能培训，包括信息技术培训、日常管理操作标准的培训、对管理制度的深入学习、管理新理念的探讨培训等。同时还应当设立一定的激励机制，鼓励人员积极创新，为档案管理提供新思路。可以采用一定的物质奖励、精神激励等。

三是要加强档案管理的内部学习和外部交流，在档案管理部门内部，要针对管理实践形成良好的交流氛围，通过定期交流，不断完善管理方案、管理流程；在外部，要加强管理人员与其他部门之间的交流，要让其他的组织部门了解到档案管理的重要性。

四是要积极与地方高校合作，建立人才培养合作机制，形成档案管理人才专项输送机制，着重培养优秀的档案管理人才，使其有效掌握先进仪器设备的使用情况，为档案管理引入更多的复合型人才，提高档案管理队伍的综合素质水平。

4 结束语

社会在发展，时代在进步。科技发展亦步亦趋，档案管理工作也必须要秉持发展的态度寻求更高的管理效率，应以科学发展观作为指导思想，贯彻以人为本的观念，在管理工作中落实，从而最终实现档案管理的可持续发展，为社会做出应有的贡献。

参考文献

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