高校档案信息化建设现状与对策

文/董金玲

高校档案的管理随着信息技术的发展，传统的档案管理模式已经不能适应高校的信息化管理。本文主要通过对高校档案信息化建设现状的调查分析，阐述了高校档案信息化建设的必要性，提出了推进高校档案信息化建设的对策

中国档案学会理事长段东升在《海峡西岸档案数字化工作学术研讨会》指出，档案信息化建设是实现档案管理现代化，适应社会发展与档案很好利用的重要组成部分，也是对传统档案管理模式的一种新的挑战。

高校档案信息化建设是高校“数字化”校园建设的重要组成部分。它将学校各种载体的档案资源通过扫描等形式进行数字化存储，利用网络相互连接，利用计算机系统进行管理。通过档案信息化建设和管理，将会使档案的利用率大大提高，档案的利用价值得到充分发挥。

一、高校档案信息化建设的必要性和意义

1.高校档案信息化建设能够有效地保护档案原件。高校传统的档案都是以纸质的形式进行存储，而纸质档案的保管又受特定条件的限制，时间久了档案原件就容易受到不同程度的损坏，严重的将难以得到修复。通过利用现代化的手段对纸质档案进行数字化加工，就可避免档案损坏而无法修复的情况发生，也使档案能长期有效地得到保护。

2.高校档案信息化建设能够促进档案管理和利用更加方便。传统的纸质档案管理模式，想要找份档案时，需要档案管理员手工操作，费时费力。而对档案进行数字化加工后，利用计算机、互联网技术手段，在档案管理系统中很容易查阅到所需的档案。而且通过局域网可以实现档案资源的共享。

3.高校档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分。高校数字化校园的建设是学校管理的现代化手段，学校通过各种数据将信息进行资源共享。而档案信息化的建设正是为了适应这种发展趋势，也是档案管理走向现代化的需求。计算机在高校的各项工作中已成为必不可少的工具，由此也就产生了大量的电子文档数据，按照国家档案局“增量电子化”的要求，对这些电子文件进行归档也成了高校档案管理中的一项重要内容。

二、陕西省高校档案数字化建设现状分析

笔者通过《陕西高校档案工作纪实（1988-2017）》这本书所记录的82所高校档案工作相关资料，以及电话咨询、走访交流了解到陕西省高校档案信息化建设的现状如下：

1.高校档案信息化建设总体良好，发展迅速

近几年，大多数学校都将档案信息化建设列入了学校智慧化校园建设之中，制定了档案信息化建设方案，并初步得到实施。大多数学校加大投入，将近70多所高校使用了网络版的档案管理软件，建立了目录数据库；部分学校已经开展了存量档案数字化加工，逐步实现档案管理系统与学校办公系统的对接，实行电子档案和纸质档案的同步归档。

2.高校档案管理系统使用情况分析

档案管理系统是档案信息化建设的基础和重点。陕西省被调查的82所高校中，使用档案管理系统的学校有73所，占高校总数的87.9%。其中，使用南大之星档案管理系统的有52所，占高校总数的63.4%；使用科怡档案管理系统的有14所，占高校总数的17%。未使用档案管理系统软件的学校有9所，占高校总数的10.9%。而档案管理系统与OA办公系统对接的学校只有15所，占高校总数的18.2%。从以上数据分析所得，陕西高校中运用档案管理系统管理档案的情况良好，特别是相当一部分学校使用南大之星档案管理系统，这为以后档案信息资源的互通和共享提供了良好的平台。而陕西高校档案管理体系和学校相关系统对接的情况却不容乐观，这在一定程度上就影响了档案信息化建设的发展。

3.高校档案数据库建设情况分析

档案信息化建设主要包含档案目录数据库建设和档案全文数据库建设。陕西省82所高校中，有73所学校都建立了档案目录数据库，所占比例为89%；有53所高校启动了全文数据库建设，所占比例为68.2%。在全文数据库建设中，部属院校和省公办本科院校对全文数据库建设情况较好，比如，西安交通大学在档案系统中已挂接82万个电子文件，陕西师范大学全文扫描各类纸质档案已达370万页。而高职院校和民办院校，由于受各种因素的影响，全文数据库建设缓慢。总之，陕西高校档案目录数据库建设良好，全文数据库建设亟待加强。

三、陕西省高校档案信息化建设应对策略

1.加强高校档案信息化建设的重视程度

高校档案信息化建设进展程度的快慢，取决于高校领导和档案管理者对信息化工作的认识和重视程度。高校领导如果意识到档案信息化对学校的长远发展有着举足轻重的作用，意识到档案信息化可以更好地整合资源、保护原件，提高档案利用率，在促进服务学校发展中彰显出档案的利用价值，那他就会高度重视这项工作，在人财物方面给予大力支持，推动学校档案信息化建设持续发展。档案工作者要从适应档案事业发展的大势来认识档案数字信息化建设的重要性，要明确档案信息化建设的目的、意义，积极主动地学习和掌握档案信息化建设的技术和手段，才能分析和解决好档案信息化建设过程中遇到的各种问题和困难，才能推动高校档案信息化建设的更快更好的发展。

2.加强档案全文数据库的建设

全文数据库的建设是档案信息化建设的重要组成部分，只有建立全文数据库才能有效整合档案资源，实现资源利用的共享。全文数据库建设可以从以下几个方面进行，一是对学校档案馆（室）已保存的档案进行数字化加。具体来讲，针对高校的不同情况，对那些有充足的人力物力和财力的院校，可以将全部馆藏档案进行数字化加工，建立全文数据库。对哪些条件相对差的院校，在投资较少的情况下，可优先对利用率高的档案资料进行数字化建设，逐步建立完善的全文数据库。二是对新产生的电子文档进行转换、移交、接收，导入到全文数据库之中。随着现代科技技术的广泛运用，高校日常工作中也形成了许多电子文件，还有一些光盘、硬盘上保存的文档，都要及时地进行转换，避免丢失后又要扫描纸质文档而造成的浪费。因此，高校应加强和重视现行电子文件的归档工作，实现文档一体化管理，以保证电子文件的及时归档和电子文件的真实性、准确性和利用性。

随着大数据时代的到来和网络技术的不断进步，高校档案的信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势。它实现了大容量的存储数据和资料共享，提高了档案管理和档案利用服务的能力和水平，将会对高校档案信息化建设工作健康有序的发展起到积极的促进作用。