小型事业单位档案整理务实工作探讨

文/陈国芹

档案的收集、整理、归档等务实工作是各项档案工作的基础，如何做好机关事业单位档案整理归档是许多小型事业单位急需解决的实际问题，但是部分事业单位特别是小型的事业单位档案整理等务实工作存在众多问题和困难，本文列举了事业单位档案管理、整理等的现状，针对问题，提出了相应的应对措施建议，以提高小型事业单位档案整理务实工作的质量和效率

事业单位档案是我国档案事业的重要组成部分，是单位发展运行的历史记载，为单位的发展提供依据和借鉴经验。档案管理是各项基础管理的重点工作，档案的收集、整理、归档等务实工作更是各项档案管理工作的重中之重。如何做好事业单位档案整理、归档等实务工作，是许多小型事业单位急需解决的实际问题。

一、小型事业单位档案管理务实工作现状

1.单位对档案管理不够重视，缺乏专业档案管理人员

目前大多数事业单位岗位设置中没有专门的档案管理岗位，也没有专业的档案管理人员。国家和地方都非常重视档案技术人员的培训和教育，每年都举办1-2期档案知识培训，旨在通过对档案管理新观念认知、档案管理方法的创新和档案管理的实际操作的学习，以提升档案管理人员的专业化、职业化素养和档案工作效率。但是每次来培训的并非档案管理专职人员，有百分之七十以上都来自单位办公室的兼职人员，也就是说单位档案管理人员大多都是兼职。

2.档案资料收集不及时、管理不规范

经调查发现，多数小型事业单位，自成立以来的收、发文件、专项活动、业务技术成果、工资、岗位管理等多年的各类纸质资料及光盘都能做到收集齐全、保存完好，存放在指定位置，但也有一些事业单位没有专门的档案管理人员，文件、表格、资料等都在办公室或相关科室的相关人员处保存，随着岗位人员不断变动致使重要资料被带走或遗失。

3.文件资料等未规范整理形成档案

档案整理等务实工作是档案工作、档案事业的堡垒基础，目前除了专门的档案馆外，能独立把收集的资料整理成规范档案的单位寥寥无几。兼职档案管理人员虽然参加了很系统的档案管理务实理论培训，但回到单位后由于忙于其它工作或因兼职的原因，并没有对单位的文书、业务、技术成果等档案进行收集整理归档。少数的事业单位会在必要时，外聘技术人员对本单位的档案进行集中整理归档，大多数的事业单位并没有真正意义上的规范档案。究其原因是经过档案培训的人员并没有整理自己单位的档案，不是不想整理，只是理论和实践确实存在一定的差距。在档案继续教育学习时，好多学员来自各单位的办公室，提到整理档案都表示：理论听起来很简单，但是实际整理时，又感到无从下手、力不从心；甚至有学员反映从未见过规范的标准档案范本。虽然地市档案局都设有督导科，专门负责检查指导各单位的档案整理工作，但是科室专业指导人员缺乏，指导市级机关、大单位的档案整理工作都顾不过来，更别说小型事业单位。另外，小型事业单位一方面档案工作人员少，另一方面也没有足够的经费投入到档案整理等务实工作中，因此造成单位的各类资料无法形成规范的档案。

4.抓好档案管理务实工作刻不容缓

小型事业单位档案管理务实工作中普遍存在的档案意识薄弱、缺乏档案专业知识、各类资料存放时间长、没有按要求及时整理归档等问题，使得档案失去了应有的参考和利用价值，更谈不上为单位创造价值，甚至会造成泄密或重要的原始举证资料缺失的不良后果，阻碍了档案事业的发展。因此，抓好档案管理务实工作已刻不容缓。

二、小型事业单位的档案整理务实工作策略建议

1.档案务实工作的精神实质就是要在做实上下功夫。国家档案局局长李明华在“深入学习贯彻党的十九大精神奋力开创全国档案事业发展新局面”的工作报告中指出：各级档案部门要把深入学习贯彻党的十九大精神作为首要政治任务，作为谋划和推进新时代档案事业发展的主线，弘扬优良作风，创新方式方法，切实在学懂、弄通、做实上下功夫，真正做到入脑入心、见行见效，努力推动全国档案事业呈现新局面、展现新作为、实现新发展。档案收集齐全、整理归档、保管完好是档案收藏、利用，档案馆建设、信息化程度的基础。这段话道明了所有档案工作的精神实质就是要在做实上下功夫。最基础、最真实、最有价值的科研技术、实践经验等宝贵档案资料多来源于教育、医疗卫生、科研、文化等事业单位，因此做好、做实事业单位档案整理归档等务实工作是促进社会进步和发展的当务之急。

2.高度重视，加强领导，落实责任，把档案整理、归档管理工作落到实处，责任到人。成立档案工作领导小组，制定长期的档案整理工作方案，有计划地做好档案资料整理、归档和日常管理等务实工作。

3.“学、传、帮、带”示范规范地整理档案。国家档案局颁发的《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）等明确了档案整理归档的规范理论、标准和方法，但在档案整理具体工作中更重要的是理论与实践的有机结合。首次进行档案规范整理归档时，可以外请一名有档案整理技术、经验丰富、政治立场坚定、保密意识强的档案专业技术人员，带领单位相关岗位人员示范整理归档1-3个年度的各类资料。整理前与其签订保密、档案整理及指导等协议，从档案资料的装订、分类、排列、编号、编目、装盒，归档章使用、填写，到编制档案检索工具和各种统计、登记册形成等，单位相关人员可全过程跟进、学习、参与。通过这种跟学、传授、帮助、带领的方式让单位相关人员学习、了解、掌握资料整理、装盒、形成纸质和电子档案的方法的全过程。

4.定期做好档案整理归档等务实工作。利用每年3月份归档月，认真收集、梳理前一年应归档的文件、材料、图纸、光盘、照片、录音、录象带等资料，移交档案室，各岗位人员依据工作方案和参与学习整理档案的经验和方法，利用工作间隙，边推进工作边整理档案，完成归档后进入正常档案管理阶段。

这种“学、传、帮、带”示范规范整理档案的工作方式，能够很好地解决小型事业单位的档案整理、归档等实际问题，也可以说是一次投资长期受益。一是能理论联系实际，现场学习掌握档案务实技能，解决了自己不能、不会整理档案的难题。铜川市国土资源信息中心利用这种方法，从2015年起，每年利用归档月，单位自己规范整理、归档了以前近10年的档案，共三千多件。二是各类档案内容更具完整性、真实性。形成资料的人参与档案整理全过程，能第一时间发现问题，及时查漏补缺，纠正处理问题。三是使单位相关人员进一步全面学习了解档案知识，掌握档案务实专业能力，提高了单位档案的整体管理水平，节约了单位办公经费。

总之，只要制定好长期有效的档案整理工作方案，掌握创新规范的工作方法，具有坚持不懈的工作精神，一定能做好小型事业单位的档案整理等务实工作，切实提高小型事业单位档案整理务实工作的质量和效率，促进档案管理规范化水平。