档案人员继续教育培训的重要性

文/张向辉

本文结合基层档案人员业务素质参差不齐的现状，阐述了加强对档案人员开展继续教育的重要性及采取的有效措施

21世纪，随着计算机、网络、电子技术等现代化信息技术的广泛应用，档案工作的服务内容、服务方式等发生了巨大的变化。数字化、网络化、信息化的档案管理有利于最大范围地进行档案信息资源的开发和利用，最大程度地满足社会各方面的需求，从而最大限度地实现档案自身的价值。传统意义上的档案管理已不能适应新形势发展的需要，旧的档案管理模式正面临严峻挑战。这就对档案人员的政治素质、理论水平、业务素质等方面提出了更高的要求和新的挑战，现阶段的当务之急是加强档案管理人员的继续教育培训，提高档案管理人员整体素质，打造一支高素质的档案人才队伍。

一、档案继续教育的重要性和必要性

基层档案人员绝大部分是非档案专业人员，而是从别的专业转到档案部门工作的，大部分基层档案人员没有受过正规、专业的档案知识培训，整体素质参差不齐。所以只能是一个库管，只知道档案从哪里找到，再放回原处，没有档案开发利用的意识和能力，不能发现档案的潜在价值，不能让死档案变为有用的活信息，严重阻碍了档案信息化的步伐。

在档案实际工作中，单靠以前旧的手工管理模式已难以满足现代化档案管理的需求。近年来，许多政府机关和企事业单位都在积极创造条件，采用电子计算机技术，对档案进行数字化、信息化管理，以提高工作效率，便于档案的利用和开发。这也对档案人员的业务知识水平和能力提出了更高的要求，所以只有不断学习、更新、拓宽知识面，才能适应新时期档案工作发展的需求。

随着社会的发展，档案工作的行业标准、规范也在日益更新，比如新《归档文件整理规则》，将卷改为件，将繁琐的环节简单化，以利于档案工作形成以计算机管理为基础的现代化管理模式，既减轻了工作量，又提高了工作效率，更能使档案人员腾出更多的时间进行档案信息深层次的挖掘工作，为领导决策和单位经济发展提供更有效的服务。除此之外，会计电子档案的管理逐步推广，也对提高会计核算效率，降低企业管理成本，促进低碳办公有着重要的意义。档案人员的这些业务及素质的提高依赖于档案继续教育。

二、采取的措施

（一）扩大培训范围，将档案工作质量前移

“档案是昨天的文书，文书又大半是明天的档案，它们是脱不得节的。”文书处理工作的好坏直接影响到档案工作，如果文书工作中文件制作质量不过关、文件收集不完整、公文运转程序不规范，势必会严重影响文件的质量，这样的文件转化为档案后也一定不会合格。可见文书工作与档案工作是环环相扣的，只有前面打好基础，后面才能少走弯路。因此档案继续教育培训工作不能只局限于档案工作人员，建议扩大培训范围，同时加强对文书人员的培训，只有这样，文书工作才能做得更标准、更规范，才能从根本上打好基础。

（二）加强档案编研方面的教育，提高档案利用价值

档案编研工作既是档案部门主动提供系统服务的一种方式，也是保护延长档案原件寿命的有效措施。深层次开发档案信息资源，也是档案工作顺应时代发展需要，服务社会经济发展的一种有效方式。

但很多基层档案人员，由于没有经过专业的档案知识教育，只是起到一个保管档案的作用，这种情况已不能适应新形势发展的需要。作为档案人员，应该明确档案岗位职责及档案人员应该具备的能力，档案人员不只是管理档案，还要对档案进行深层次的挖掘，使档案能最大化地发挥其潜在的价值。档案继续教育如果加强此方面的培训，档案人员的专业水平得以加强，编研质量得到提升，就能更好地开发档案信息资源，传播积累优秀的历史文化，促进生产科研的发展，使档案的利用查考价值得到更大程度地发挥。

（三）扩大培训内容，及时更新知识

档案工作未来的发展方向是数字化、信息化，元数据成了保证电子文件真实性、凭证价值的重要工具，除此之外，在权限管理、信息公开、隐私保护等方面也发挥巨大的作用，元数据时代的到来，使档案管理开放化、国际化、标准化。这方面对档案人员来说是个新领域，需要我们去学习、去探索，并尽快应用到实践中，所以加强新知识领域的继续教育培训是当务之急。

档案软件的开发利用、档案信息化日益普及，大数据时代要求档案工作人员不只会使用计算机进行简单的档案录入、检索，还要有对软硬件系统维护、数据、模块使用权限的控制管理及意外事故的处理等方面的知识和能力，这些都要通过培训才能得以提高，才能不会使自己从事的档案工作受到影响。

档案工作不是随心所欲，自己觉得怎么方便就怎么来，只要能给利用者提供利用就行了。许多档案人员往往根据以往的经验进行档案管理，当出现问题时才急着去补救，这无疑影响了档案管理的质量，也大大地增加了工作量。近年来，国家相继出台了不少新的档案行业标准，这些标准来源于实践而高于实践，标准中的数量指标和质量指标较为科学，标准中推荐的技术手段和方法较为先进，使我们利用标准这条有效途径规范档案管理、摆脱大量的重复性的工作，并在以后的工作中有规律可循，大大地提高了工作效率。所以在进行档案继续教育培训时，应加强对档案工作新知识、新技能、新标准的学习，达到更新知识、提升能力的培训目的。

（四）实地观摩教学、理论结合实际

在档案继续教育理论培训学习时，部分档案人员对理论学习兴趣不浓，积极性不高，达不到应有的培训效果。针对这种情况，应多开展实践教学，多组织学员去档案工作方面做的比较好的单位去现场教学，或者请档案专家课堂示范，实地演练，理论结合实际，能提高学员学习兴趣并加深印象，使继续教育的效率大大提高。

继续教育培训为档案人员提供了良好的学习成长平台，是提高档案人员知识和技能的有效途径，它满足了不同层次的档案人员的要求，档案人员可根据个人情况与实际工作需要，制订学习计划，积极参加继续教育培训，努力使自己成为具有良好的职业道德、优秀的心理素质、精湛的业务素质的新时代复合型档案管理人员，以最大的热情积极献身于档案事业，以自己出色的工作和服务来满足社会发展的需要。