浅析高校教师人事档案管理的整体优化改革

高长江

【摘要】人事档案对于高校的教师的职位变化、职称评级和薪酬福利都是有着很重要的作用，而人事档案的管理也是高校人力资源管理的重要方面。目前高校的人事档案管理模式依然承接着过去事业单位档案管理老模式，但是随着社会变革的发展和科学技术的进步，现有人事挡案管理模式已经不适合现代高校人力资源的发展需求，需要整体改革优化，以促进高校人力资源管理的发展。

【关键词】高校  人事档案管理  优化改革

人事档案关系是高校内组织运行、确定人员信息的基础依据。但是随着高校管理制度和教学方式的不断改革和科学技术的不断进步，原有人事档案管理制度暴露出各种不适合现代高效人力资源发展的问题。本文通过分析现有人事档案制度的问题，探索高校人事档案关系优化改革策略。

一、高校人事档案管理的作用

高校的人事档案的记载着教职员工从学习生涯到入职工作及岗位变迁的各种信息，是高校人力资源管理体系中进行员工考核、晋升、岗位评价的重要依据。具体讲有以下几种作用：第一，作为绩效考核和职位升迁的依据。教职员工的学历水平、年度工作评价、奖惩信息及岗位工作经验都会被纳入档案信息中，在岗位考核和职位晋升时作为历史数据以供参考和应用。第二，历史记录和信息管理的作用。员工信息的入档可以提高高校对教职员工的管理，记录大量的原始数据，进行大数据分析。第三，确定退休和社保办理。人事档案制度是员工退休制度和社保制度的基础保障，能够给予员工退休提供依据，保证員工的退休金和退休福利。也有助于员工进行社保提取和社保关系的转移。因此高校人事档案对于学校和员工个人都有很重要的作用，尤其是现代科技之下对于学校进行大数据分析，进行人力资源的有效利用有着基础性的作用。

二、高校人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理体制的科学性不强

目前高校的人事档案管理模式下，学校对于档案有着直接管理权和控制权，而教职员工虽然知道档案管理，但是对于档案内容并不清楚，也不具备随时调走档案的权利。在目前高校人才市场不断流动情况下，档案成为学校留人的手段之一。这一方面是对人才发展的不公平，造成高校人才资源的不能优化配置;另一方面，一些人才强行跳槽，相关学校负责给予建档支持，使档案关系中断或更改，造成高校人才档案关系名存实亡。而在高校内部，由于大部分学校由过去事业单位管理体系转变为现代的人力资源管理体系，各种残留制度还尚存，人事档案关系在组织部、人力资源部等不同部门存在着，造成了职责不清，对口部门不明等各种问题。总之，在过去那种人才流动不频繁情况下建立起来的高校人事档案制度在当今市场经济下，已经显示出不适应性，人事档案管理体制科学性欠缺。

（二）人事档案管理的现代化水平不高

人事档案管理作为一项后勤辅助性工作，在学校各级管理中都不被重视，没有得到相应的资源投入，整体来说缺乏现代化建设。首先，缺乏专业档案管理人才。目前高校大部分档案管理员属于过去高校改革时转岗的“非关键”人才，这类人不具备专业的档案管理知识，更缺乏工作的热情。在档案管理工作中存在懒散、态度恶劣和混日子的现象，而由于历史遗留原因，学校对这部分人员又很难管理，造成档案管理工作长期得不到改善。其次，高校档案管理也缺乏现代化的设施。大部分高校的档案管理还停留在手工记录和档案橱管理的状态，缺乏专门的档案管理仓库和现代化的计算机数据库系统，严重阻碍了人事档案的真实有效的管理。

（三）人事档案信息内容的全面性和真实性不够。

目前高校的人事档案的信息存在不全面和不真实的情况，比如老一辈员工由于时代的原因，过去的一些员工信息收集方式不科学，造成大量信息并没有完全记录在案，并且由于中国社会的巨大变化，学校在期间进行学校建设、搬家等工作中遗失大量的原始文件。而且大量员工由于几十年并没有岗位变化，档案中的内容记载单一，缺乏系统评价。对于年轻员工的档案，由于对档案管理的不重视，档案信息中仅仅收存的是基本学历信息、工作履历，并且由于没有跟踪审查，大部分的信息还不真实。这也是现代社会大量学术造假、学历造假现象频繁出现的原因之一。

三、高校人事档案管理整体优化改革的手段

（一）更新人事档案管理的理念

根据市场人才优化配置的要求，要建立一种人才档案跟随人才流动的制度。建立健全国家档案管理法律法规体系，杜绝高校以档案阻碍人才流动的行为。人事档案不仅仅是高校内部对人才信息记录的工具，更是市场中人才成长与发展的记录。各高校要放弃“地方保护主义”成见，共同维护人才档案系统的建立健全，改变各高校之间的人才隔阂，给予他人公平成长的机会，也能够保障自身在引进人才时的权益。

（二）改革高校人事档案管理体制

各高校要建立统一的人事档案管理组织，统一进行人才数据管理、分析及应用。在学校的统一方针下，进行学校、院系、各部门的人才信息权责整理，建立人才档案管理委员会对人才档案进行统一管理。首先，要明确各部门人才信息记录和上报的义务和责任，要求各级部门在每个人才信息发生之后上报档案收集部门进行信息归档。其次，建立人才档案信息分析制度。针对学校内各类人才信息进行分类整理、科学分析并出具人才信息分析报告，给予相关部门进行信息应用。第三，要建立档案信息借阅制度，明确用人部门在进行员工档案借阅时的制度要求，保证员工信息的保密和有效传递，满足用人部门的工作需要。通过一些列改革，高校的人事档案管理达到职责分明的效果。

（三）提高高校人事档案管理的现代化水平

首先，要完善高校人才档案管理的硬件设备投入。建立独立的档案管理库，保证在仓库的防水、防火，保证档案资料的安全性。购买现代化档案管理信息化系统，提高档案信息录入和查询的便捷性。其次要培养专业的人事档案管理人才，尤其是熟练使用数据库系统的人员，保证现代化档案管理设备能够科学应用。利用专业人才进行档案的科学分类和保存。同时完善档案管理人员的日常行为制度，加强对档案管理人员的管理。

（四）务实人事档案信息基础性工作

在人事档案基础信息录入时一定要保证全面、真实。建立人事信息追踪和追责机制，对于人事信息的收集要进行责任划分，督促其对档案信息进行验证和持续跟踪。层层把关，保证信息的真实有效。

四、结语

在高校教育改革中，高校人事档案管理也是改革的重要方面之一，对于促进高校基础管理，完善人才优化配置有重要的作用。