事业单位档案管理及服务效率提升策略研究

刘伟 内蒙古乌兰察布市食品药品行政执法稽查支队

近年来随着我国社会经济不断向前发展，事业单位要想更好的适应市场发展要求，就需要强化现代化信息化建设。而事业单位的档案管理工作应该建立在以大数据为载体的基础上，构建科学合理的网络数据库，开展信息共建、信息共享，实现档案管理的信息化。但现阶段我国事业单位档案管理工作还面临不少突出问题，难以满足市场经济发展要求，导致事业单位的发展速度较为缓慢，难以发挥档案应有的价值作用。

一、事业单位档案管理存在的问题

(一)对事业单位档案管理认识程度不高

近年来随着我国档案法规和档案法实施办法的进一步深化和推广，各级领导部门逐步对档案管理工作的重视程度不断提高。但是在很多事业单位当中，由于根深蒂固的老思想存在，很多领导干部对该项工作的真正意义认识不足，没有从思想上提高认识，在工作过程中存在很大的随意性，相关管理人员也没有重视档案管理工作，导致档案材料收集不合理，收集不全面，原始档案丢失等问题出现。在有些事业单位内部虽然成立的档案管理工作领导小组，但整个机构的功能没有发挥形同虚设，并没有从制度方面构建相应的奖惩机制，难以提升档案管理人员的工作积极性，很多档案管理人员存在等靠要的思想。

(二)管理制度，管理机制不完善

我国事业档案管理工作起步相对较晚，很多事业单位将档案管理工作仅仅认为是档案信息资料的收集整理和归档处理。由于档案处置不科学，导致归档的档案经常存在丢失，不能正常查询，无法发挥事业档案的工作价值。近年来，随着科学技术尤其是以计算机技术为代表的信息技术快速推广应用，事业单位档案管理电子化已经成为未来的发展趋势，但是在很多事业单位内部，档案管理仍然以人工管理为主，纸质档案在保存过程中，温度湿度一旦调控不当，很容易导致档案发霉变质，甚至存在档案损失破坏的现象，为此在全新时期需要我们完善相应的管理机制。

(三)档案管理信息化程度低

今后我国事业档案管理发展的主要趋势是保证档案管理的规范化标准化，从而逐步向着现代化、信息化方向转变。但目前很多事业单位在档案管理过程中依然沿用人工操作为主，随着科学技术不断发展，利用电子信息技术对事业档案进行信息化管理，能够极大的提高档案工作效率，工作质量，同时档案保存更加简便，占据的空间更小。但由于不同地区经济发展存在一定差异，导致了事业单位档案管理过程中还不能全面推行信息化技术。再加上某些档案管理人员专业能力较差，专业素质较低，对档案管理工作重视程度不高，经常敷衍了事，难以提升档案工作水平，档案管理信息化开展难度较大。

二、事业单位档案管理及服务效率提升策略

(一)提高对档案管理工作的认知水平

事业单位档案管理工作是一项系统化的工作，往往会涉及很多部门很多领域，它需要各个部门和档案管理人员密切配合，这样才能够高效做好档案管理工作。为此就需要转变事业单位领导的认知，强化引导，将档案管理工作纳入事业单位的日重要议事日程当中，并构建完善的规章制度，实现档案管理的高效化规范化。另外还要构建相应的考核制度，保证档案管理定期考核，定期奖惩，只有这样才能够引起事业单位档案管理人员的重视程度，提高工作积极性，切实发挥档案应有的功能作用。

(二)构建完善的档案管理工作制度

要想确保档案管理工作高效稳定的运行，就需要进一步明确具体的工作制度。在档案管理制度构建过程中，应该从档案的收集、照片鉴定、保管、使用等各个项目具体作出规范。要依据我国国家法律法规，结合事业单位实际情况，构建一套完善具有可行性的规章制度，真正做到档案管理有法可依，有制度可循，不断提高档案管理工作水平。另外在档案管理工作开展过程中，还应该配备相应的监督机构，构建相应的监督机制，做到权责划分明确，责任到人，对档案管理的各项工作各个环节进行严格监督，避免不必要的问题发生。

(三)注重提高档案管理的信息化水平

作为档案管理者，应该始终树立终身学习理念，工作过程中应该不断学习信息专业知识，掌握具体的技术、工作内容，利用信息技术优化档案工作流程，提高事业单位档案工作质量、工作效率。在应用信息技术时应该注意技术所带来的安全隐患，保证网络安全，做好档案的备份工作，避免档案遭受到病毒，黑客攻击而受损。另外事业单位还应该注重高素质档案人才培养，定期开展培训，确保档案管理人员的专业知识结构及时得到革新，掌握信息化档案管理具体要求，从而促使档案管理工作向着规范化、专业化、信息化方向发展。