信息化在档案管理中的应用研究

摘 要：信息技术在多领域的应用优势和价值已经被得到充分肯定，如今信息技术开始应用在单位档案管理实践中。档案信息化建设是提高档案管理水平的一种重要手段，其不仅提高了工作效率，还促进档案管理工作的可持续发展。本文从信息化档案管理的现状出发，分析了数字化信息在档案管理中的问题，最后提出了数字化信息背景下档案管理创新措施的对策和建议，希望有助于促进档案管理的发展。

关键词：档案管理；数字化；信息化

在事业单位的发展过程中，档案管理工作发挥着重要的作用，也是事业单位各项工作得以开展的基础。但是现在随着技术的发展，原有的档案管理方法对于这项工作来说已经是力不从心，数字化技术的应用也已经日渐广泛。但是目前由于技术应用的不完善、工作人员技术水平不足等等都给数字化技术的应用造成了一定的影响，所以如何对这项技术的应用进行优化，提高应用效果，就成为了摆在新时代的档案管理工作者面前的一个难题。

1 网络信息化时代下档案工作的变化

在当前网络信息化的时代背景下，这突破了人们传统的信息储存方式，各种信息技术开始被逐渐应用到档案储存当中来了，这也让信息存储方式发生了巨大的变化。这让信息在实际交流过程中变得更加的方便，但管理人员在实际管理过程中，还存在众多的问题，并且在光盘中的信息能直接在计算机中进行更改，这就无法有效保障档案信息的原始性。并且在实际的文档归档过程中，还需要进行光盘移交等复杂手术，由于其操作的环节较为复杂，导致在实际管理中经常出现遗漏的情况。同时网络信息化也改变了原本的信息分类方式，档案管理人员可以直接利用计算机，对相关的文档进行快速、安全的分类和整理，其还可以随着时代的发展而进行相应的更改，这不仅能够提升管理效率，还能够提升档案信息利用的效率。

2 档案管理的数字化建设存在的问题

首先，档案管理数字化意识问题。对于档案管理工作来说，在信息化时代，实现档案资料的数字化、自动化能够为档案管理信息化提供了强大的信息支撑。在档案数字化管理过程中，新型的档案管理软件实现了管理内容的数字化，但是，部分单位对档案管理的数字化建设认识不到位，甚至不重视这项工作，导致管理软件之间的通用性不强，难以实现信息资源共享，影响了档案管理工作的成效。

其次，档案管理数字化的安全性有待提高。通过现代信息技术够把档案的信息与档案载体分离开来，运用网络系统把关键的信息共联，这样一来，信息的深度就得到了提升，实现了档案信息共享与在线服务。纵观当前的档案管理工作，由于档案管理的规范化建设还存在漏洞，导致档案管理数字化的安全问题被提升日程。因为电子档案管理系统主要是通过用户名和密码进行安全性能防范，虽然相对比较方便，但是一旦出现密码泄露或者丢失，就会对档案资料的安全性产生威胁。

再次，档案管理的数字化建设制度不完善。事实上，在档案信息安全防护工作中，管理制度的重要性不言而喻。但是尽管如此，还有一些单位并没有建立行之有效的档案管理制度，出现了计算机网络非法运行和非法窃取问题得不到有效解决。在部分档案信息丢失之后，并没有建立有效的追踪工作，这就使得数字化管理网络安全问题停留在表面，并没有真正的解决。

最后，档案管理工作人员的信息化素养问题。作为档案管理工作的实施者，档案管理工作人员是管理工作中最为活跃的要素，其综合素质对档案工作的质量产生直接的影響。在信息化环境下，档案数字化管理过程中，要求档案管理人员具备良好的信息化素质，运用办公自动化软件处理档案资料。但是部分档案工作人员会按照自己的经验来进行工作开展，工作人员工作方式与习惯的不同会导致档案管理比较混乱，随意性大，效率低下，档案管理人员的业务水平有待提升。加上现在很多档案管理人员在计算机技术上的水平都不够达标，工作素养有所缺失，这也是档案管理数字化工作需要注意的问题之一。

3 提高档案管理信息化的措施

1）加强对工作人员的培训。在档案信息化管理中，工作人员对档案管理工作的质量具有直接影响，因此，加强对工作人员的培训十分重要。从档案管理角度出发，工作人员对档案信息化的认知程度对档案管理具有直接影响。在上岗前，相关部门应该做好岗前培训工作，使其明确档案工作的主要内容以及重要性，使其能够从思想层面认识档案管理，增强其责任感。在培训工作完后期，应该及时对其进行考核，通过以后发放工作证，持证上岗。

2）推进档案管理信息化进程。在实际工作中，首选，管理部门应该打破传统思想的局限，拓宽信息化管理观念。以信息化技术为基础，对档案管理的模式进行创新，简化工作流程，保证信息的完整性，构建完善的监管机制，促进资源整合，实现对档案管理信息的二次利用，能够提升人们对档案管理重视。另外，工作人员在不断完善自身的同时还要善于发现，积极进行研究，对工作方式进行创新，提供更好的服务。在信息化档案管理中，计算机是重要的载体，能够实现对各项数据的信息的整合，从而提高工作效率。

3）提高档案管理技术支持与资金保证。在当前信息化的建设背景下，对档案管理技术提出了更高的要求，积极完善档案管理中的技术支持，为其提供更充足的档案管理信息化建设资源，确保档案管理建设系统的持续、稳定发展。与此同时，还要增强档案管理信息技术基础，不断强化档案管理过程中有关访问权限的设置，进一步保障档案信息的安全性。另外，要不断完善档案信息化管理中基础设施的建设，建立档案信息化专项预算并对建设资金进行科学管理。

4）有效开发档案管理信息系统。档案管理和单位常规意义上的信息管理有着非常显著的差异，以往的信息系统只能够用于信息存储等基础工作，对于专业性的档案信息分类、整理、运用、开发等则不能够满足实际要求，所以需要有强大的信息系统作为支撑。为了更好地发挥信息技术在档案管理中的应用价值，促进信息化处理手段在单位档案管理实践中的普及应用，从根本上保证档案处理的效率与质量，需要开发档案管理信息系统。单位在信息技术应用中要注意在现有档案管理信息技术基础上开发专业化的管理信息系统，满足档案管理的综合需求。第一，在硬件建设方面，单位要注重对档案管理信息化系统建设所需的网络、计算机设备等进行全面改造升级，落实需要安装监控设备的房间，奠定专业系统建设的根基。第二，在软件系统建设方面，要重视软件的购买、调试、维护等多个方面，配备专门的人员负责软件的管理和操作。第三，在专业化系统建设的过程中，一定要注意安全性，尤其是在系统建设后要采取完善的安全保障措施，有效运用信息技术的安全手段保护档案的完整性，同时做好系统故障的处理预案，避免档案丢失。

总而言之，随着当前我国高校外事管理的不断发展，这不仅是未来高校发展的必然趋势，同时也是推进国家发展的重要内容，那么在当前网络信息化的背景下，外事档案管理工作需要紧抓机遇，实现自身的多元化发展，只有这样才能够更好的推进高校的可持续发展。

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作者简介

孙敬懿（1977-），女，汉族，天津市，承德市文物干部培训中心，馆员，研究方向：档案管理。