基于档案保密管理与利用的方法研究

摘 要：随着信息化技术的发展，当前实体档案逐步向信息档案发展，这也对档案管理人员提出了新的要求。档案管理工作主要是对信息档案和电子档案进行管理，并提供与之相关的各类服务，主要包括档案的收集、整理、价值鉴定以及保管等。档案管理工作中，工作的安全保密性和有效性是工作的重点，下面我们就档案保密管理与利用进行研究和探讨，希望能够有助于档案管理人员。

关键词：档案管理；保密措施；安全监控

当前档案主要是分为纸质档案和电子档案，而随着电子信息技术的发展，电子档案占比越来越大。无论对于哪种类型的档案，档案的安全保密性始终是档案管理工作的重点。信息技术在档案管理中的应用极大的方便了档案管理工作，但是同时使得档案管理具有高风险性，档案泄漏的可能性提升。因此，当前如何提升档案管理的保密性以及如何更有效的提取利用档案成为档案管理人员关注的重点，下面我们就档案保密管理以及利用进行研究和探讨。[1]

1 档案保密管理的重要性

随着信息技术的不断发展和在生产生活中的广泛利用，传统的纸质档案逐渐由电子档案所代替，电子档案提高了档案管理、存储以及提取的效率，相应的档案的不安全性也在提升。档案关乎着个人和企业的未来，因此如何做好档案管理的保密性成为档案管理工作的重心。档案管理需要采用科学的、规范化的管理方法，以此来提升档案管理的保密性。

2 档案保密管理中存在的问题

新媒体背景下，信息成为时代的特征，当前竞争已经成为信息的竞争。因此，传统的档案管理模式已经不能满足档案管理的需要，档案管理模式需要向数字化模式转变，使得档案能够更加便于工作人员取用，能够更加方便的应用于企业宣传工作以提升企业形象。下面我们就当前档案保密管理中存在的问题进行探究。

2.1 档案管理流程不规范

随着电子档案的普及，档案保密管理中的一些问题也逐渐显露出来。就企业档案而言，当前企业档案大都实行集中化的管理模式，在对档案管理时一般是简单的按照时间顺序以及部门类别进行分类管理。大量的档案存放在一起，后期在取用档案时需要耗费大量的时间。再者就是当前很多的企业不注重档案管理工作，在档案管理中没有对档案进行科学的分类，所有的档案都混在一起，普通档案和机密档案混放在一起，增加了机密档案泄漏的可能。

2.2 档案材料收集力度不足

当前，不少部门单位不注重档案资料收集环节，使得后期的档案利用率较低。经过笔者研究发现，当前在档案资料收集方面，很多企业和部门缺乏完善的管理流程，档案管理人员在收集相关资料时是存在着执行力度不严格、责任心不强的现状，被动的进行档案资料收集工作，收集的档案资料不完善、不全面。档案管理人员在收集资料时存在着收集范围重叠现象，很多人搜集的档案资料在内容和形式上存在着雷同，不能真实的反映人物和时间，因此严重影响了档案的真实性和可靠性。

2.3 档案管理人员业务能力欠缺

由于很多企业不注重档案管理工作，因此档案管理人员大多是从其他部门内退到档案管理部门。档案管理缺乏专业的人员来进行管理工作，使得档案管理的保密性和实用性大打折扣。不专业的人员在进行档案管理时，由于缺乏专业知识，对档案资料的整理、收集、入档等基础业务不够熟练，管理效率低下。再加上管理档案的方式不够科学，在取用档案时需要采用人工反复查阅，不仅仅增加了档案取用的时间，还会对一些纸质档案带来严重的损害。[2]

3 档案保密管理的方法

3.1 严格规范档案管理的流程

档案管理工作应该是一个规范化、系统化的工作过程，因此，管理人员在对档案进行管理时需要严格按照流程进行。管理人员在进行档案管理工作时要制定严格规范的管理流程，可以分为信息收纳、信息整理、归档以及存储几个环节进行。档案管理人员在进行档案管理工作时，要严格按照档案的类型进行分类，可以依据部门、档案种类等进行分类，将档案按照一定的顺序进行标号管理，方便后期的取用。另外，每个部门要配合档案管理工作，当各部门出现人事变动时，该部门要及时与档案管理部门进行交流和沟通，确保档案管理的即时性，提升档案管理的效率。

3.2 加强档案管理的保密工作

保密性是档案管理工作的重点和难点。为了提升档案管理的保密性，管理人员要提升对档案管理保密性的认识，划分普通档案和机密档案，对两类档案分别采用不同的管理方法。要想提高档案管理的保密性，除了管理人员意识上的转变，还要进行方法上的提升，档案管理是门技术活，在进行档案管理工作时，档案管理人员要坚持与时俱进，加强对信息技术的学习，加强数据库的防火墙，并及时对数据库的漏洞进行修复。

3.3 運用信息化技术加强档案保密管理

随着信息技术的发展，纸质档案逐渐被电子档案代替。电子档案相比于传统的纸质档案，存储和使用时更加高效快捷，同时各单位各企业能够借助互联网技术快速实现档案数据共享，信息技术的发展带动了档案管理的进步。但是，电子档案也具有很大的弊端，电子档案在管理和使用中容易发展外来人入侵问题，使得档案信息更容易通过网络泄漏。因此，电子档案更要加强安全保密管理，以提升档案的安全性。企业和部门要针对于档案存储设备设置外网隔离，企业使用专用的局域网进行档案管理工作。对于企业机密文件，企业可以设置一定的访问权限，并不断加强防火墙设置，以此来提升档案的安全保密性。

3.4 严格处理档案保密和利用之间的关系

档案保密是档案管理工作中的难点和重点，档案管理工作中，档案取用也是难以避免的环节，如何处理档案保密和档案取用之间的关系是档案管理工作的难点所在。对此，档案管理人员要对档案进行细分类，确定档案的保密级别和各级别档案可取用的人物范围，对档案的取用进行限制。另外，对于高机密档案，管理人员可以依据档案的可利用和不可利用进行管理划分。一般而言，不可利用的机密文件属于企业的高级机密，直接影响企业的利益，在对此类档案进行管理时。要严格限制资料的取用权限，做好档案的管理保密工作。

3.5 加强对档案管理的监督和监管

档案保密管理工作中，各个部门要加强对档案管理工作的监督和监管。首先要建立完善的管理监控制度，对档案的取用、复制等建立严格的制度。再者就是要加强对管理人员的监督和监管，提升管理人员的工作责任意识，严格的按照相关规定进行档案管理工作，定期对档案进行复查和核对，认真仔细的记录档案取用过程。一旦出现档案缺失和信息泄露，要及时的上报给相关领导人员。

4 总结

综上所述，档案管理工作中保密性和高效利用一直是工作的重点，一旦档案出现了泄漏，将会给部门和企业带来严重的损失。对此，管理人员必须重视档案管理工作，在档案管理中要科学的处理档案保密性和高效利用之间的关系，严格规范档案管理的流程，以提高档案管理的保密性。另外，在档案管理工作中要善于结合当前先进的信息技术，借助信息技术来提升档案管理工作的效率。

参考文献

[1]伍伟珍.基于档案保密管理与利用的方法研究[J].办公室业务，2017，（16）：85-86.

[2]孙希英.基于档案保密管理与利用的方法研究[J].办公室业务，2016，（7）：101-101.

[3]赵玉秀.论如何做好档案保密管理与利用[J].科学与财富，2017，（20）：55-55.

作者简介

高焕杰（1984-），女，本科，中级职称，山东阳谷，聊城市东昌府区档案馆，研究方向：档案管理。