试论事业单位档案管理中现代化方式的利用方法

徐诚时

摘  要：随着时代的发展，档案的管理工作已经成为事业单位工作中的一个重要部分，运用现代化的管理方法和管理手段能更好的促进档案管理工作。本文主要针对现如今的事业单位中，如何利用现代化的管理方式来完成档案管理工作进行一定的分析和总结。

关键词：事业单位;档案管理;现代化方式

引言：

事业单位的档案中存有着很多的珍贵信息和资料，这些资料会记载着单位中人员的变得信息以及单位过去历史中的变革以及发展的轨迹，因此，档案对于事业单位來说，是成长与发展的见证，是一个单位弥足珍贵的资料，因此，档案的管理在事业单位中非常的重要。

一、应用现代化方式的意义

事业单位能够正常工作运行的基础就是档案的管理工作。单位的整个发展历程、工作人事的调动以及某个阶段的重大决策等都会记录在案，因此，在整个过程的不断积累中，就形成了庞大的资料信息。如果还继续沿用以前的传统模式对这些信息进行整合管理，那么就会出现管理效率低下，人力物力耗费率过高的情况。特别是在档案的查询管理上，管理人员需要耗费大量的精力和时间。而且因为以前传统的档案资料都是纸质资料，在储存时需要占用的空间较大，容易受潮变质，不利于档案管理工作的有效进行。

为了档案的管理工作在质量上能得到有效的提升，事业单位应按照档案管理部门的实际情况和发展需要，在管理的过程中适当的运用现代化的手段，使用一些比较先进的设备来进行管理。如今现代化的管理模式已经运用到各行各业当中，并且都发挥了不小的作用，尤其是在一些档案资料的保存管理上面，更是起了大跨步的作用，现代化的管理方式不仅使档案在收集整理的过程简单化，同时还对档案资料的查询、储存和传输等方面都起到了良好的效果。

二、应用的不足之处

直到现在，我国的一些事业单位在运用现代化方式对档案信息进行管理时，由于操作不熟练，经验不足等原因，使得它还存在很多的问题。首先，在事业单位中，没有科学化的制度及标准来对档案管理进行约束，本身我国的事业单位数量就较其他国家多出许多，相应的存档信息数量也很庞大，在这种情况下，不同的单位之间档案管理的方法格式、标准等都有不同，这就导致了管理制度的标准低下，根本无法起到约束规范的作用[1]。其次是管理人员不具有专业化的管理知识。很多事业单位在使用了现代化的管理方法后，并没有同时提高管理人员的要求，一般都是简单的培训几天就直接上岗了，使单位中职业素养优秀的管理人员匮乏，严重的妨碍了事业单位的档案管理进度。再就是事业单位在使用现代化的管理方式的时候，为了节约成本，使得资金投入过少，一些先进的管理设备根本没有提供，而国家现在还不断的提高要求，这样一来，反而使档案的管理水平下降，造成了反作用。

三、现代化方式的利用

（一）档案检索

在档案信息的管理过程中，档案检索工作有着重要的影响。在以前老旧的管理中，要编辑资料的索引时，需要工作人员按照不同的等级划分，逐条的进行索引列表的编辑，由于是人工的处理方式，导致工作的效率很低，而且还经常出现错误和漏洞，对档案资料的管理工作影响很大。而如今，运用了现代化的管理方式，工作人员能直接用电脑在收集资料的同时，直接把相应的索引录入进去，不仅提高了工作效率，还避免了错误和漏洞的出现，提高了档案管理的准确性。

而且，由于现代化技术的使用，工作人员在查找资料的时候，也相对方便简单了很多。和原来人工的手动查询不同，在现代化方式的使用后，人们在查找档案的时候，在搜索界面直接输入要找文件的关键字就能直接查到相应的资料，整个查找过程下来，只有短短的几分钟就搞定了，从而大大的提高了效率。

（二）库房管理

如今虽然事业单位中，很大一部分的档案资料已经使用了现代化的管理手段，但还会有一部分的无法复制的珍贵纸质资料需要进行保存，如一些具有历史意义的老旧照片或者一些带有单位公章的合同文件等等，这些都需要有专门的库房来进行保存，但是对库房的温度、湿度等情况的管理却是一个难题。以前则需要工作人员每隔一段时间，就要巡查一次，以防意外事故的发生。现如今，我们就完全可以利用现代化的管理手段，建立一个库房管理系统，设定好标准的温度值、湿度值后，就可以利用电脑实现对库房的全方位无间断的监控。一旦库房里的条件不达标准时，报警系统就直接启动报警，便于工作人员对库房的管理。

（三）辅助业务

因为档案的管理工作开展过程中，工作的内容会有很多，因此很多的辅助性业务应需而生。档案的辅助业务包括了信息的收集整理、信息的鉴定保存和利用等等，在整个的档案管理工作中，不单涉及到了这些辅助管理方面的工作，还涉及到了信息资料的处理工作。在整个管理过程当中，会有许许多多的信息出现，利用电脑对这些资料信息实行统一化的处理，能提高辅助工作的质量，还能为工作人员提供很大的方便。就目前来看，在整个档案管理的工作中，使用最为广泛的软件非档案管理软件莫属，这类软件能有效的统计档案资料的借取和归还，提高档案资料的利用率。

（四）形式的转变

如今，纸质类文件大多数已被电子文件所取代，工作人员在对档案信息进行存档的时候，需要把一些纸质版的资料直接变成电子版的，把现代化的方式方法用到档案的形势转变中去，有利于管理效率的提高。

一开始，工作人员需要建立一个完善的档案数据库，运用现代化的数据库结构对档案的形式进行统一的标准和合理的规范。紧接着，利用多媒体技术，通过一些视频、图片以及音频资料的整合，来实现档案管理的一体化，完成档案管理的统一。光碟作为现代化的工具之一，在档案的管理工作中运用很频繁[2]。通常来讲，光碟的容量较大，读写速度也很快，工作人员可以把档案的原始资料刻录到这里面来，不仅保护了文件的安全，还节省了空间。在档案的管理过程中，尤其注意要把价值高的纸质文件转化成电子文件备份在电脑上，这样方便查询。最后，在使用电脑时，要注意设置权限，只有特定的管理人员才能查阅，以便保证档案信息的安全。

（五）档案管理网络的建设

21世纪是网络应用的普及时代。现代化的管理模式必将取代各个领域中的传统模式。所以档案的管理模式也不会例外，在档案管理的工作中，只有不断的打破传统模式，引用新型的现代化模式，才能满足人们不断增加的需求。事业单位也要根据自己的需求，建立属于自己单位的局域网，以及相关的档案管理网络，这样不仅可以实行资源共享，还可以让档案管理部门和其他的部门紧密的联系在一起，使档案管理工作变得更加信息化，实现资源的有效利用。

结束语：综上所述，运用现代化的管理方式对事业单位的档案资源进行管理，是时代进步的必然趋势，为了能更好的利用这一方式，作为工作人员就要掌握更多的专业知识，以便对单位的档案管理网站进行有效的日常维护和管理，提高在事业单位中的档案管理工作的效率，促进事业单位的发展和进步。

参考文献：

[1]王利超.关于事业单位档案管理的现状及探究[J].建筑工程技术与设计，2015，（33）：1178.

[2]韩伟.事业单位档案管理的现代化和电子化[J].黑龙江科技信息，2017，（13）：252.[2017-08-11].