新建高职院校档案管理如何面对工作中存在的问题

谢志勋

摘 要： 当前，新建高职院校档案管理工作存在一些问题，主要表现在思想认识、工作机制、队伍建设、信息化建设和有效利用等方面。解决这些问题的对策是：转变思想观念，提高重视程度；对照相关标准，完善工作机制；加强系统培训，提升人员素质；改革传统模式，实现管理信息化；发挥档案作用，助力学校发展。

关键词： 新建高职院校 档案管理 问题

档案是分类保存以备查考的文件和材料；档案管理是档案馆（室）工作人员对档案实体和档案信息进行专业的保管料理并提供相关服务的业务工作。档案管理工作十分重要，它是一个单位或部门其他各项工作顺利进行的重要保障，也是一个单位或部门总结成功经验、实现内涵发展的重要环节。对于新建高职院校而言，档案管理工作尤为重要。新建高职院校必须正视本校存在的问题，采取必要的措施，提升本校档案管理工作的规范化、系统化和科学化水平，使其更好地服务于教育、教学和管理等工作，从而促进学校的质量提升和跨越发展。

一、新建高职院校档案管理工作存在的问题

当前，新建高职院校主要有两个来源：一是以原有中专院校为基础升格而成；一是地方政府直接创办全新高职院校。由于各种原因，建校之初，一些新建高职院校会将主要精力放到扩张校园面积、扩建校园建筑、美化校园环境、添置教学设施、充实教师队伍、加强专业建设等软硬件建设方面，而档案管理工作没有提到同步发展日程上，导致存在一些问题。

（一）思想认识方面的问题。

部分新建高职院校由于欠缺档案管理工作经验，或者还是沿袭原有中专时代的档案管理模式，没有及时转变档案管理工作理念，导致对档案管理工作的重要性认识不足。这种错误意识影响的直接结果是，一些学校档案管理工作没计划，档案管理工作没部署，相应的场所、设施、经费和人员没保障，档案管理工作被当作学校办公室的附属工作之一。这种不利局面制约了档案管理工作的开展，也影响了学校其他工作的正常开展。

（二）工作机制方面的问题。

首先，一些新建高职院校缺少专门的档案管理工作部门，有的学校即使有专门的档案管理部门，其地位也是边缘化的。其次，这类学校的档案管理工作制度不够完善，没有形成制度化和常态化。再次，这类学校的档案管理流程不明确，立卷、编目、检索等工作流程没有按照国家档案局制定的相关标准进行规范操作，忽视对声像及实物的归档。另外，在查阅或使用档案资料时，没有严格执行审批制度，情况登记不及时。

（三）队伍建设方面的问题。

根据2008年教育部公布的《高等学校档案管理办法》的相关规定，档案馆馆长、副馆长和综合档案室主任应当具有高级以上专业技术职务任职经历；高校专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据该校档案机构的档案数量和工作任务确定。但部分新建高职院校档案管理人员的现状是：专业技术职务低甚至没有专业技术职务；档案管理人员编制不足甚至没有编制；专職人员数量不足甚至没有专职人员而只有兼职人员，且兼职人员流动性较大；档案管理人员的技术素质普遍不高。由此看来，新建高职院校档案管理人员无论在质量和数量方面还是在专业性方面，均达不到教育部规定的相关要求。

（四）信息化建设方面的问题。

新时代信息技术已渗透到社会生产和生活的各个方面，广大高校纷纷借助新时代信息技术，建构本校档案信息化管理体系，全面提升档案管理效能。然而，一些新建高职院校档案管理信息化程度偏低，基本处于起步阶段，有的院校还在采用人工归档和手工操作方式，降低了档案管理工作的有效性，这对于编排档案、查找档案、完善档案都是阻碍。不容忽视的是，纸质档案在人工流转过程中存在损毁风险。

（五）有效利用方面的问题。

由于各种原因，一些新建高职院校的档案资料不完备，档案管理工作主要停留在档案收集层面，导致档案管理与档案服务脱节，未能为学校日常工作开展提供便利条件。另外，部分新建高职院校忽视档案资料的借鉴和参考价值，未能从已有档案资料中总结办学经验，提高办学水平。

二、解决上述问题的对策

上文列举了新建高职院校在档案管理工作中存在的主要问题，要解决这些问题可以采用如下对策：

（一）转变思想观念，提高重视程度。

新建高职院校的档案管理工作不但是档案管理工作者的天职，而且是事关学校发展稳定的重要事项。新建高职院校的校领导尤其要引起高度重视，中层领导和全体教职员工应该转变陈旧的思想观念，有强烈的档案管理意识，并将档案管理工作纳入学校的重要日程。具体来说，档案管理工作要纳入学校五年发展规划和年度工作计划，有具体的细化措施，落实相应的场所、设施、经费和人员保障，纳入相关领导和责任人员的业绩考核和述职范围。

（二）对照相关标准，完善工作机制。

新建高职院校要紧紧围绕档案管理工作为学校发展和学生成长服务这一宗旨开展工作，按照《档案法》、《档案实施办法》等相关法律法规和上级文件要求，结合学校实际，成立专门的档案管理工作部门，建立和完善学校的档案管理制度，逐步实现档案管理工作规范化和标准化。首先，学校的规章制度应明确档案管理工作的地位和重要意义，改变档案管理员的守旧思想，使其提高重视程度，从而更加积极主动地从事档案管理工作。其次，要保证档案的收集和归档工作的完整性和客观性，进一步明确学校的档案管理工作流程，规范立卷、编目、检索、借阅、移交等工作。例如，在制定立卷归档制度方面，学校要明确立卷归档工作的范围、责任、时间、流程和相关要求，将专业性较强的业务部门纳入立卷归档范围，避免遗漏白头文件、未打印文件和重要的手抄件、声像材料、电子文件等。另外，学校要根据档案的不同等级，分别采取相应措施进行保护和管理；根据实际配备相应的技术和设备。

（三）加强系统培训，提升人员素质。

新建高职院校要根据学校实际情况配备政治过硬、数量充足、业务熟练的专职档案管理人员。对专职档案管理人员进行系统培训，使他们认真贯彻执行党和国家关于档案管理工作的方针政策，熟悉本校各类档案材料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。同时又要发挥专职档案人员的作用，通过面授、讲座、编印资料等方式指导全校各部门开展档案管理工作。要鼓励档案工作人员树立终身学习的观念，鼓励他们攻读档案专业的高学位，不断学习档案管理新知识，不断进行理论和实践探索，不断提升专业技术职称和档案管理水平，从而成为既懂业务又懂信息化和现代化知识的新型档案工作者。

（四）改革传统模式，实现管理信息化。

在网络时代，由于数字化和网络技术的快速发展，新建高职院校的档案管理工作模式必须从被动服务向主动服务转变，由原来的手工操作向档案管理信息化转变。当前档案馆（室）的發展程度不再以馆藏量是否大、纸质档案是否多作为衡量标准，而是以是否能提供更多的电子材料、是否能更快获取档案信息、是否能为社会提供更便捷的服务作为衡量标准。因此，档案馆（室）必须与时俱进，采用现代技术、更新设施设备、提高档案管理人员的信息化水平。相反，如果单靠人工超负荷运转，其结果只能是效率低下、质量低劣、工作拖延。当然，电子文件还不能完全取代纸质文件，重要的电子文件需要同时进行纸质备份。同时，新建高职院校应注意信息化后电子档案的保密问题，增加对信息防范技术的资金投入，通过专机专用、软硬件更新升级、文件备份、网络防火墙等方式加强信息技术保障。

（五）发挥档案作用，助力学校发展。

鉴古可以知今。学校档案是在教育教学和管理工作过程中形成的，其本质就是知识和信息的载体。例如，新建高职院校的教学档案真实记录了教学工作的方法、内容、途径和成果信息，利用这些信息可以促进学校转变教育理念、改进教学方法、推进教学改革，从而提升教育教学质量。又如，利用人事档案信息，可以为干部和教工的奖惩晋升提供佐证材料，促进学校各部门之间人力资源的合理配置，从而最大限度地发挥人才效益。而充分利用学校的校史资料，能凝聚人心、汇集智慧、激发动力，从而激发全体师生员工干事创业的热情，促进和谐校园建设。

三、结语

虽然新建高职院校档案管理工作在思想认识、工作机制、队伍建设、信息化建设和有效利用等方面存在一些问题，但这些问题是完全可以解决的，对策是：转变思想观念，提高重视程度；对照相关标准，完善工作机制；加强系统培训，提升人员素质；改革传统模式，实现管理信息化；发挥档案作用，助力学校发展。

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