浅谈市政工程索赔管理

2019-04-18 07:44张淼
智富时代 2019年2期
关键词:合同管理市政工程

张淼

【摘 要】随着城镇经济一体化进程的不断深入,市政基础设施的不断投入,市政施工企业之间的价格竞争也日趋激烈,索赔费用是合理确定工程成本不可或缺的一项。因此不断加强和深化对索赔的认识,了解怎样做好索赔已变得尤为重要。本文在结合笔者工作经验的基础上,对市政工程索赔管理策略进行了相关探讨分析,以保证企业的合理诉求,减少不必要的经济损失。

【关键词】市政工程;索赔管理;合同管理

随着我国制度与国际逐步接轨,建筑市场的经济体制逐步建立和完善,建筑业规范化、法制化的进程大大加快,市场竞争日益激烈,越来越多市政工程出现了索赔问题,对于承包商、建设单位和监理单位来说,施工索赔问题出来的好坏将直接影响到工程项目的工期和成本,反映了施工单位的管理水平,因此在市政工程施工中做好索赔管理,体现了施工单位的管理水平和实现可持续发展的重要手段,施工单位一定要在合同管理中做好索赔管理的各项工作,保证索赔管理正常进行,挽回施工单位的损失,减小施工损失。市政施工企业如何改变施工过程中受现场环境、施工进度、物价变化和图纸变更等因素的影响,被动而盲目地以甲方业主意识为导向导致施工成本过大、利润空间萎缩的现象,怎样向甲方业主索取赔偿呢?本文就市政工程索赔问题谈谈一些看法。

一、索赔的含义及依据

“索赔”,其一般含义是指‘作为合法的所有者根据自己的权利提出的有关某一资格、财产、金钱等方面的要求。”通俗的说法是:合同的一方向另一方要求或申请他认为应有的,但尚未达成协议的某种权利和权益的补偿,只要这种要求是以合同和有关法律法规为依据的,是合情合理的,它就是一种正当的权利要求。工程索赔通常是指在工程承包合同履行过程中,合同当事人一方因非自身因素导致合同的基础条件发生变化而受到权利损害和经济损失时,通过合法的程序向对方提出的权利和经济的补偿要求。

工程索赔作为一种手段,用以保护承包商、发包商各自的正当权益。承包商为了弥补工程损失,提高工程整体效益,应充分利用合理索赔这一手段。从索赔中求效益的做法己成为当今国际建筑市场激烈竞争的重要体制下形成的工程管理思想仍未彻底转变。虽然工程索赔正逐渐受到各方的重视,但就总体而言,在我国工程管理体系中还是一个薄弱环节。这主要表现在业主和承包商双方对工程索赔的理解不够全面和准确,索赔的程序和方法也不够科学和规范。这与我们开放建筑市场,参与国际市场竞争极不适应。因此,我们有必要在工程实践中不断加强合同索赔意识,增强自我保护能力,提高竞争力。

二、市政工程建设特点

近年來,随着城市建设的不断发展,市政建设项目的内容也越来越丰富,通常包括道路、桥梁、隧道与轨道交通、给水、排水、热力、燃气及生活垃圾处理等多个专业工程,它们服务着城市发展的方方面面。其建设过程呈现出以下特点。

(1)投入大、涉及面广

市政工程一般是由政府投资的公益性项目,其产品为大众所公用,通常造价较高,动辄就几百万、几千万,甚至上亿元;参与单位众多、涉及面较广,一般有建设、勘察、设计、施工、监理、质监等单位。

(2)技术复杂、质量要求高、工期紧

“百年大计、质量第一”,市政工程的质量马虎不得。以道路、桥梁、地铁、场站建设为例,其施工工序十分复杂,建成之后的安全使用关乎到广大人民群众的人身安全,一定要严把工程质量关,切实做到让“政府放心、市民满意”。同时,工程建设地点往往位于市区,施工势必对周边的道路交通、居民出行等方面有一定的影响,故工期要求较紧,以减少给市民生活和市容环境所带来的不便。

(3)安全、文明施工的要求高

工程建设过程中,一定要坚持“安全第一,预防为主”的方针,消除隐患,确保安全。同时,工程建设位于市区,对文明施工的要求较高,特别是对一些具有考古价值的古建筑、古树名花、地下文物等,必须制订严密的施工组织专项设计,否则,将会造成不可挽回的损失。

(4)施工过程的干扰因素多

市政工程项目在实施过程中的不确定性因素较多,受外部环境的影响也较大,如天气变化、地质情况、过往交通、征地及拆迁进度等。以给排水、热力、燃气管道工程为例,工程实体均为线状形态,且通常都是以“km”作为计量单位的,具有战线长、地质情况复杂、施工受原有地下管线影响等特点。

三、市政工程的索赔依据

在市政工程承包商提交的索赔报告中,索赔证据是至关重要的,它关系到索赔的成败。没有证据,索赔不能成立,会给对方创造反索赔的机会。因此,承包商必须以足够的证据来证实自己索赔要求的合理性和合法性。

索赔要有证据,证据是索赔报告的重要组成部分,证据不足或没有证据,索赔就不可能成立。笔者认为市政工程索赔的依据有以下几个方面:

(1)招标文件、施工合同文本及附件,其他各签约(如备忘录、修正案等),经认可的工程实施计划、各种工程图纸、技术规范等。这些索赔的依据可在索赔报告中直接引用。

(2)进度计划和具体的进度以及项目现场的有关文件。进度计划和具体的进度安排是和现场有关文件变更索赔的重要证据。

(3)双方的往来信件及各种会谈纪要。在合同履行过程中,业主、监理工程师和承包商定期或不定期的会谈所作出的决议或决定,是合同的补充,应作为合同的组成部分,但会谈纪要只有经过各方签署后才可作为索赔的依据。

(4)国家有关法律、法令、政策文件,官方的物价指数、工资指数,各种会计核算资料,材料的采购、订货、运输、进场、使用方面的凭据。

(5)气象资料、工程检查验收报告和各种技术鉴定报告,工程中送停电、送停水、道路开通和封闭的记录和证明。

在收集索赔证据时应注意以下3个问题:

(l)所有的证据应具有法律效力。根据《合同法》的规定,提交的证据必须是当时的书面文件;同期记录应有监理工程师的及时签认,后补的书面文件通常不被认可。

(2)所有的证据必须真实。索赔证据应是施工过程中实际发生的,没有任何人的脸侧、推断和夸大,应经得起推敲。一般双方应有相同的证明文件。

(3)证据应具有全面性。由于非可控因素导致的索赔往往具有连续性和扩散性,因此承包商提交给监理工程师的证据应能反映索赔事件的全过程,即事件发生和持续的时间、影响的程度和范围、索赔的原因和依据、索赔的内容和数额。而且这些都应有相应的合理合法的證明。零乱和支离破碎的证据,只会导致监理工程师退回索赔报告,要求重新补充证据,从而拖延索赔的解决,进而损害承包商在此类索赔中的有利地位。在工程施工中,可用作索赔证据的包括:①招投标文件:②往来信函、各种会议纪要;③经监理工程师批准的施工进度计划和实际进度记录;④施工现场记录;⑤工程照片;⑥现场气象记录;⑦工程财务记录;⑧工程检查验收报告和技术鉴定报告:⑨市场信息资料;⑩国家法律、法令、政策文件等。

四、市政工程项目索赔管理探讨

工程索赔是在工程承包合同履行中,当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务或者出现了应当由对方承担的风险而遭受损失时,向另一方提出赔偿费用和工期要求的行为。造成市政工程索赔的因素有很多,主要原因有当事人违约、合同变更、不可抗力事件、合同缺陷、工程师指令以及其他第三方原因等。因而要加强索赔管理就必须对这些原因进行控制,减少这些原因所造成的索赔。

(一)加强对索赔认识与重视程度

索赔意识即索赔的自觉性。换句话来说,承包工程的施工人员只有主动地关心与工程建设索赔有关的任何事件,并有意识地提出工程建设索赔要求,同时将施工索赔管理工作纳入日常考虑的问题之中,这样才能及时遇到索赔机会。要做好索赔工作,首先要使企业中每一位员工,尤其管理者和经营者树立强烈的索赔意识。由于市政行业过去长期受计划经济的影响,许多企业对市场经济的发展仍极不适应:以往对制定合同不够重视,认为问题大多可以通过上级行政部门协商解决,对很多细节都定得不详不细;现在通过招投标工作的引入,合同管理有了可喜的变化,但对合同签定后的跟踪管理与合同条款研究不足,许多人更是对“索赔”等字眼非常忌讳,认为搞索赔会影响与业主及其他相关部门的关系与“人情”,因此大力宣传和提高索赔意识是当务之急。

首先要有明确的法律意识,明白索赔是国家法规赋予承包商的正当权利,是保护自己正当权益的手段,发生合同外的问题而不索赔是对企业不负责、对合同不尊重、对法律不理解的表现;

其次要有强烈的市场经济意识,明白在市场经济环境中,获取经济效益是企业追求的目标,企业要生存、要发展就必须有自身造血的能力,要彻底摆脱过往“等、靠、要”的思想,大胆参与市场竞争,通过合理的索赔手段提高合同价格,增加收益,使企业经营能进入良性循环;

最后还要有良好的工程管理意识。索赔工作涉及到合同管理、施工管理、技术管理、计划管理、资料管理、劳动管理等方面,企业必须设专人负责索赔管理,将索赔工作贯穿于整个工程项目的管理当中,并由此带动整体管理水平的提高。

(二)做好索赔依据的收集,建立索赔档案

索赔需要强有力的证明材料,而证据的收集、汇总是一项繁琐而艰巨的工作,因此必须注重平时的及时收集与整理,并根据不同的索赔项目分门别类地建立相关的索赔档案,才能有条不紊,事半功倍。

市政工程常见的索赔项目主要有两大类:一是工程技术问题,如设计变更、工程地质不符、技术难度增加等;二是其他协调问题,如业主未能及时交付施工场地、道路、水电以及其他部门对工程增加的特殊要求等。

对于第一类工程技术问题,凡涉及造价变化的技术文件包括设计变更、工程洽商记录、施工日志、分部工程核验单、现场签证等必须及时签认并归档。例如某桥梁工程承台基坑开挖后发现土质与设计及招标文件不符,出现大量流沙,现场应立即会知监理工程师,在基坑开挖核验单上反映实际的地质情况,对造成的超挖部分用现场签证单签认工程量,如涉及承台垫层发生设计变更的还应办理设计变更或工程洽商记录。只有做好这一系列的资料收集,才能为日后的索赔工作提供可靠的证据。

第二类其他协调问题的证据主要是各种来往的公文、信函、报告、会议纪要等等。一般的施工企业都有一套较完善的工程技术资料管理制度,因而对于第一类工程技术资料的收集一般都较为完整,而许多企业,特别在施工现场一级对公函的管理非常欠缺,容易造成疏忽,为索赔带来许多困难。因此必须加强这方面的管理工作,在现场建立完善的公函收发与传阅归档制度。例如某工程因管线迁移问题阻碍桩基的施工,由于管线拆迁属业主的责任,因此承包商在发现管线后应立即以书面的形式,将有关的情况及可能导致的后果详细向监理工程师及业主汇报,报告应留底存档,作为日后索赔的原始依据;又如某工程施工中,交警部门为疏解交通要求缩短某部位的施工时间,承包商应要求交警部门出据文字资料转报业主,同时留底存档作为依据;另外日常发生的各种琐碎的协调事项应在周或月的工程协调会上反映并记录在会议纪要中,一些隐蔽工程还应有声象资料。总的来说就是要建立完整的档案管理制度,为索赔留下第一手的图文资料。

(三)加强现场管理

加强现场管理主要是加强工程指挥和工程监理单位的管理。首先加强工程指挥的管理,工程指挥在整个工程项目的实施过程中起着关键作用,其指挥能力和管理能力直接影响着整个工程项目,是造成工程索赔的重要方面,比如工期是否延误、各项具体项目的审查是否到位、现场的签证等都会影响工程索赔。同时如果工程指挥的素质和能力不合格,也会造成工程质量的不合格,从而加大了索赔的可能性。因此只有提高工程指挥的门槛,提高他们自身的专业素质,同时按照一定的规则和纪律来加强工程指挥的管理,使他们成为一支既有技术能力又有纪律、责任感的施工队伍,才能减少因这些原因而造成的索赔,才能取得良好的效果和效益。其次加强工程监理单位的管理,监理工程师在施工管理中发挥着重要的作用。但也存在分监理工程师由于专业知识不够或责任心缺失等原因发出错误指令而导致索赔。同时在施工现场会出现各种安全事故,这也是索赔的重要方面,由于监管人员和工作人员的失误,各种安全事故发生的机率很大,不但影响了工程的质量也加大了索赔的危险。因此,应有相应的责任约束,对由于监理工程师错误指令给国家造成重大损失的,要依法追究有关责任人的相关责任。

(四)注意索赔时的谈判技巧

首先应事先做好谈判准备。知已知被,百战不殆。认真做好谈判准备乃是促成谈判成功的首要因素,在同业主和监理开展索赔谈判时,应事先研究和统一谈判口径和策略。谈判人员应在统一的原则下,根据实际情况采取应变的灵活策略,以争取主动。谈判中一要注意维护组长的权威;二要丢芝麻抓西瓜,不斤斤计较;三要控制主动权,并留有余地。谈判的最终决策者应是承包方的领导人,可实行幕后指挥,以防僵局和陷于被动。注意谈判艺术和技巧。实践证明,在谈判中采取强硬态度或软弱立场都是不可取的,难以获得满意的效果。因此,采取刚柔结合的立场容易奏效,既掌握原则性,又有灵活性,才能应付谈判的复杂局面;在谈判中要随时研究和掌握对方的心理,了解对方的意图;不要使用尖刻的话语刺激对方,伤害对方的自尊心,要以理服人,求得对方的理解:善于利用机遇,因势利导,用长远合作的利益来启发和打动对方;准备有进有退的策略。在谈判中该争的要争,该让的要让,使双方有得有失,寻求折衷办法;在谈判中要有坚持到底的精神,经受得住挫折的思想准备,决不能首先退出谈判,发脾气:对分歧意见,应相互考虑对方的观点共同寻求妥协的解决办法等。

(五)谈判后工作

正式谈判只能明确索赔是否成立,证据材料是否真实,索赔金额计算方法是否合理等原则性问题,对于具体的证据材料核实、索赔金额的最终确定等不可能全部落实。谈判结束后,必须及时整理出会议纪要,正确计算出双方认定的索赔金额,有些项目尚需作出单价分析表,三方人员联合工作,完成最终的补偿合同或协议书。

五、结语

随着我国经济的日益发展,工程规模和复杂程度的加大,招投标制度的不断完善,施工企业会面对越来越多的索赔事件。工程的变更与索赔在许多工程中占有很大的比例。特别是市政工程的费用索赔更是如此,索赔看似简单,其实在执行过程中会碰到各种各樣的问题,尤其是作为承包商的施工企业更应当重视这项工作,要提高企业的经济效益,不仅要加强施工过程中的各个环节的管理,防止浪费,减低成本,还要培养一支懂经营、会公关、善变更、能索赔的经营队伍。只有这样,工程结算质量才能提高,职工收入才能增加,企业才有活力,才能适应市场经济的要求。

【参考文献】

[1]李燕明.浅谈如何做好市政工程索赔管理工作[J].建筑界,2013(10):104-105.

[2]陈敏.市政工程造价中索赔管理的研究[J].城市建筑,2016(29):163-163.

[3]季明春.工程施工费用索赔研究[J].市政技术,2016,34(1):190-195.

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