信息时代背景下的档案管理探究

2019-04-18 07:44李桂芬
智富时代 2019年2期
关键词:实现路径档案管理信息化

李桂芬

【摘 要】随着社会经济和科技的不断发展,互联网技术的应用导致了档案管理的创新。但由于涉及的内容很多,档案管理呈现出复杂性。为了提高档案管理的效率和质量,必须将信息管理技术应用于档案管理,实现档案管理的创新发展。本文对信息时代背景下档案管理的特点和及其对档案管理产生的影响进行了研究,并对档案管理信息化实现路径进行了探讨。

【关键词】信息化;档案管理;实现路径

【分类号】G270.7 【文章标识码】A

随着时代的发展,档案管理规范化受到人们的广泛关注。而随着信息技术的高速发展,档案管理工作也随之赋予更多的意义,其不再是简单的文件收集,开始有了更广阔的作用,档案的传统管理模式也要进行改革来适应现代社会发展的步伐,实现档案工作的信息化。

一、信息时代高校档案管理特点

(1)信息时代的档案文件不再是直观的纸质文件,取而代之的是以数字、图形及文本为表现形式的电子文档。借助现代化办公设备和软件管理系统,经过图文扫描,计算机云处理,网络传输和系统存储,使档案文件存储更为方便,数据更为丰富,资料更为翔实,管理更为科学。

(2)信息时代档案文件的传输和利用更加迅速直接。利用网络传输、档案共享系统,打破了时间和空间限制,可以远距离跨区域调档阅档,使高校档案传输和利用更快捷,调档阅档更方便。

(3)信息时代的档案文件是开放的,可共享的。通过系统管理和部门权限的设定,使档案文件的使用范围更加广泛,社会利用档案更为便利,大大提高了档案的利用效率和使用价值。

(4)信息时代的档案文件管理更为科学、规范。不仅有现代化的办公设备加以支撑,更有专业的高素质的档案管理人员进行操作,实现了档案文件的标准化管理和开放性利用。

二、信息时代对档案管理产生的影响

(一)提升了档案保存质量。在信息时代之前,传统的档案管理是以纸质形式进行保管,这种保管方式相对于信息时代的硬盘、云盘等保管形式来说风险比较大。传统的纸质档案在受到火灾、水灾等意外情况时会在一定程度上受到永久性的缺失或损坏。尤其是对于一些比较重要的档案,比如不动产档案,由于档案中记载的不动产所有人的所有权限可能几十年才会更换一次,因此在长时间的保存过程中很容易因为潮湿等情况造成字迹的模糊或纸质老化现象,影响到档案的查阅。而信息时代则改为了基于信息平台上的云盘、硬盘等储蓄方式,这些方式有效提升了档案的保存质量,延长了档案保存时间。

(二)提高了档案管理工作效率。传统的档案管理依靠人力对档案资料进行整理和归纳,一旦档案资料在一定时间内未能进行归纳整理,造成大量的堆积,档案管理工作将会变得非常耗时耗力,在一定程度上增加了档案管理成本。而在信息时代下,档案是记载于数据平台上的,通过信息技术的应用可以高效地处理相关的信息数据,且这样整理出来的数据出错率非常小,大大提高了档案管理工作效率。

(三)降低了档案管理成本。随着社会经济的不断发展,档案管理数据量也在不断地增加。由于档案袋需要将相关信息资料进行长时间的保管,因此对于纸张质量的要求比较高,且大量的档案占用了大量的存放空间,加大了档案管理成本。通过信息可以对档案以数据的形式进行保存和处理,在节省存放空间的同时可以减少档案纸张的使用,降低了档案管理成本。

三、信息化时代档案管理的内容

(一)基础设施建设。要想真正推动档案管理信息化建设,需要具备良好的软硬件基础设施条件,这是提高档案管理信息化的重要基础。除此之外,相关单位还需要针对实际情况,积极构建全国性的档案管理信息化基础设施平台,从而可以实现档案管理信息化建设

(二)标准规范建设。无论从宏观角度还是微观角度进行分析,均可以清楚地了解做好档案管理信息化建设是实现档案信息化管理标准的基础,所以相关单位在发展档案管理信息化之前,需要从现实出发,做好调研工作,并且提高档案管理信息化的标准。

(三)档案信息资源建设。做好档案信息资源建设同样是其中不可或缺的重要内容,也是经济社会发展的战略资源,为从根本上发挥出档案信息资源建设的有效性,需要紧跟时代发展的要求,将档案信息资源建设与数字档案馆进行关联,实现统一协调。

(四)建设应用系统。这是实现档案信息化建设的基础保障,需要满足功能设计的基本要求。

(五)构建人才队伍。相关单位可以通过培训的方式,提高管理人员的信息技术水平,如此才能真正為档案信息化管理提供保障。

四、档案管理信息化实现路径

(一)建立健全档案管理工作制度。档案管理制度必须根据实际情况制定,体现其合理性和科学性。对于档案管理来说,最重要的是方便收集、存储和访问查询。因此,工作制度必须方便、实用、易操作、可操作,能够充分发挥制度的指导和规范作用。此外,档案管理工作制度还应能够约束领导和员工的行为,严格奖惩,对认真负责档案管理的人员给予奖励,对失职人员予以处罚。

(二)提升档案管理人员的综合素质水平。在信息时代,档案管理模式发生了变化。为了满足工作需要,管理者不仅要清楚地掌握档案管理的知识,而且要加强对各种现代技术的了解。因此,企业要认识管理工作的重要性,明确计算机实现档案管理的途径,加强档案管理,提高档案管理效率;应定期对管理人员进行培训,提高其专业知识和计算机操作能力,使其能够胜任信息时代的档案管理工作,为档案信息管理的长期发展提供保障;聘请经验丰富、技术能力强的专家讲课,加强信息档案管理;引进专业水平高、技术能力强、创新意识强的综合型人才,组建一支信息时代技术综合能力强的档案管理人才队伍。

(三)建立档案管理标准化体系。在信息时代,为实现档案文件的有效共享和利用,应尽快建立适合档案管理和利用的档案管理标准化体系。根据档案特点,制定统一的档案接收、检验、保存、利用、鉴定、销毁制度,对各部门产生的档案文件信息进行分类、整理编目等,运用统一的档案管理系统软件分别将档案文件存储在相应的系统空间内,由档案管理部门负责对其进行集中统一的维护管理,并设定使用权限,形成档案文件的标准化管理体系。

(四)加强档案管理的安全保障工作。信息时代是信息开放、共享的时代,档案文件跨区域传输和网络化共享,大大提高了档案文件使用的广泛性,同时也存在巨大的安全隐患。在档案文件存储、传输和利用過程中如果保密性不强,防护措施不严,就会造成档案的失密泄密。因此,应加强档案存储设备及网络的安全保障工作。应保障存储设备的安全,专机专用,定期对软硬件更新升级,定期对设备和网络进行维护管理,保证存储设备处于良好状态,保证网络系统处于畅通状态,使档案文件的管理、传输和利用在稳定、安全的环境下运行;要定期对档案文件更新备份,防止存储档案文件意外丢失;要设定网络防护墙,预防病毒侵袭,定期对系统杀毒隔离;要通过身份验证,用户签名等,严格规定读写权限,预防档案系统被非法访问或恶意删改。

五、结束语

随着时代的进步和科技的发展,信息技术已经融入到社会方方面面。在信息时代背景下,档案管理面临着巨大的机遇。因此,企业单位等要认识到信息化对于档案管理的重要性,利用信息技术促进档案创新发展。

【参考文献】

[1]王小洁.信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义[J].财会学习, 2017(14):194.

[2]李雪净.浅析信息时代背景下档案管理工作的创新[J].神州, 2017(25):260.

[3]管有恒.信息时代档案管理工作的创新探析[J].办公室业务, 2018(8):100.

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