大学档案管理工作的角色定位与实践探索

摘要：档案管理工作是高校实现人才培养目标、推动又好又快发展的基础性工作，是高校各项工作有序展开的重要保证，必须围绕高校发展的中心工作做好角色定位并将“以人为本、服务为先”的理念注入到档案管理的具体实践中，才能实现档案管理工作的功能和价值。为此，必须着眼于高校发展的方向，正确定位档案管理工作在高校发展中的角色，坚持问题导向，审视档案管理工作的现状，提出完善档案管理工作的路径与建议。

关键词：高校   档案管理   角色定位   现状   对策

高校档案管理是一项系统性、规范性工作，对教育教学、学生学籍管理、师生科研、招生就业等工作产生的档案进行有效管理，服务于教育发展和学生成长成才。在2008年9月1日生效的《高等学校档案管理办法》中明确提出：“高等學校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”为我国各类学校开展档案管理提供了基本遵循。对此，为加快推进高校档案管理工作建设的步伐，提高档案服务的效度和信度，亟需进行档案管理工作定好角色、审视问题、谋好发展，方能彰显档案服务的最大价值。

一、档案管理工作在高校发展中的角色定位

档案是一种宝贵的信息资源，为高校的教学改革和未来发展以及领导决策等提供重要的参考依据。这就需要学校档案管理工作必须做好角色定位，定好位才能谋好职。所谓的“角色定位”，从本质上而言，即是搞清楚“我是什么，我是谁，我能做什么”的根本问题。从学校档案管理的对象来看，主要是学校从事教育教学、学生学籍管理、师生科研、招生就业等等活动直接形成的各种文字档案、图像表格、音频视频等不同形式、载体的历史记录，对高校发展具有极其重要的价值。在当前高校快速发展的背景下，以管理对象为基础来定角色，无疑是增强档案管理工作实效性的有效保证。对此，要把档案管理工作定位为高校科学发展的重要参与者和基础部门的角色上，使档案管理能够在高校发展中积极提供数据分析、初步可行性研究、阶段性报告、可行性报告等关键性资源，为学校领导提供决策支持。同时，对于教育教学工作，档案管理积极嵌入大数据技术，为学生的成长成才提供在教书育人、管理育人、服务育人等方面的经验总结，有效彰显档案服务的内涵。

二、高校档案管理工作的现状审视

档案管理工作的重要性不容置疑，如何做好档案管理工作，以档案管理优化促推教书育人工作提效，是高校亟待解决的现实问题。调研发现，高校档案管理工作存在的问题不容忽视，消解了档案管理工作的价值张力。

（一）档案收集整理不规范

档案收集整理是实现档案价值最大化的基础性工作，是确保高校档案管理工作规范化的关键环节。但是，在高校档案收集整理工作中存在不规范的行为，尤其是学籍档案，由于其由学生工作部门进行统一管理，但又为配备专职档案人员，以至于在学籍档案收集过程中存在纸质学籍档案文字书写不工整、材料纸张规格不一、使用圆珠笔填写、内容出现错别字、学年度班主任鉴定意见千篇一律、材料缺失、编目不规范等现象。同时，在其他档案收集过程中，也发现存在不及时归档、归档不全、归档不合要求、档案面临危险等行为，造成档案管理工作缺乏及时性、完整性、系统性和规范性。

（二）档案管理工作模式落后

档案管理的最终价值体现在档案信息在多大程度上被查阅利用和共享，尤其是在信息化社会视域下，档案信息必须在生成、加工、归集到传播利用等各个流程发生“质的变化”，规避“重藏轻用”的问题，通过各种工作模式建构来实现档案信息价值的最大化，才是档案管理工作的最佳走向。然而，在目前高校档案管理工作中，存在着档案管理信息技术嵌入程度不足的问题，档案管理信息化模式建设不足，未能借助大数据技术、云计算等载体来优化档案管理工作，档案室软硬件建设的投入力度严重不足，无法实现对档案信息价值的有效挖掘和利用，制约了高校档案管理工作的科学发展。

（三）档案管理队伍作用发挥不足

马克思主义认为，人是生产力诸因素中最为活跃的因素，推动高校档案管理工作的科学化、规范化和制度化，人的因素是核心，必须加快推进服务型学校档案管理团队建设的步伐，坚持内涵式发展道路，提高高校档案服务的效度和信度，方能彰显档案服务的最大价值张力。然而，在审视当前高校档案管理队伍建设时发现，人才引进的灵活性缺乏，导致专业性人才不足;业务培训常态化机制缺位，导致业务素质的厚实度不足;“以人为本”服务理念贯彻不到位，导致服务取向的思想性失位;档案管理信息化建设不足，导致档案服务的技术性梗阻等问题较为严重，业务知识不够丰富、创新意识不够强烈、管理手段有待更新、管理思想有待优化等等，弱化了档案管理的“服务本位”功能，不利于档案服务增值。

三、高校档案管理工作科学化的有效对策

大学是高素质应用型人才培养的“摇篮”，档案管理是高校极其重要的工作，要凸显档案管理的价值和功能，发挥其档案增值的作用，必须优化档案管理的路径。对此，必须结合实际，立足当前，着眼长远，规避高校传统档案管理存在的弊端，从传统走向现代，优化管理制度、完善档案督查、创新档案服务、加强队伍建设，有效推进高校学校档案管理现代化的进程。

（一）强化制度建设，实现档案管理有据可循

俗话说：“没有规则，不成方圆”。在标准化管理方兴未艾的当下，高校电子档案管理标准化建设是实现科学化的必然要求。早在2008年9月，教育部印发《高等学校档案管理办法》，对我国高等院校电子档案管理工作做出了明确的要求，遵照《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）来执行，实现了高校系统电子档案管理工作的细化和规范。然而，不同高校具有自身不同的档案管理特点，亟需出台与自身档案管理特色相对接的档案管理实施办法。对此，必须要对照《高等学校档案管理办法》，制定切实可行、操作性强的管理标准，以期发挥高校档案管理科学化的价值和功能。

（二）完善档案督查，确保档案齐全完整

档案是历史的真实记录。监督检查机制的建构是实现高校档案收集整理规范化的关键环节，建议把档案管理工作列入校长的岗位职责，纳入学校日常检查、学期常规检查的范畴，对检查的内容也进行详细的规定，包括前期准备工作的检查——是否做好归档前的立卷工作、收集档案资料流程的检查——是否做好档案收集工作的业务分工、归档工作记录的检查——是否根据档案规范要求建立相应的档案登記目录等等，用检查督促评估来推动档案管理的发展。同时，在档案收集整理工作中，要建立奖罚机制，对在档案收集整理工作中成绩突出的个人，给予精神性或物质性奖励，反之，则给予处罚，让档案管理工作人员认识到档案收集整理工作的重要意义和价值，发挥监督的功能，确保管理的程序化。

（三）强化档案意识，创新档案服务方式

在“互联网+”时代，档案信息的价值不言而喻，要求高校领导必须认识到其特殊的价值，认识到其在学校科学发展中的不可替代性。对此，必须加大宣传力度，通过有效的宣传让领导干部对档案管理工作重要性“内化于心、外化于行”，了解档案管理工作、重视档案管理工作、支持档案管理工作，生成保护档案、合理利用档案的价值自觉，规避以往档案管理工作中存在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的“工具理性”倾向，扎实推动档案管理制度化建设，使档案工作做到有章可循，有法可依。积极抓好、抓实、抓细档案管理信息化建设，嵌入大数据、云计算等信息技术，推动档案资源由传统的“有纸化”形式向“无纸化”形式转化，保证学校的各种资料齐全完整，深入挖掘和利用档案信息的价值，为学校科学发展服务。

（四）加强队伍建设，提高档案人员素质

高校档案管理工作在“立德树人”的根本教育任务和“以人为本”的服务核心的理念下，要积极做好和加强队伍建设，建成一支高水准、高质量、服务好的档案管理团队，才能完成档案管理的各项工作。对此，要注重结构优化，建设梯队完善的档案队伍，在档案管理人员招聘时，要充分考虑年龄、学历、能力、专业知识、服务意识等，使档案管理队伍能够跟上时代发展的要求;注重业务培训，建设信息化的档案队伍，信息化是当代社会的根本特征，是实现档案管理现代化的根本要求，要求积极培养档案管理人员的信息素养、信息技术和信息能力，使档案管理人员能够利用数据集成、数据存储、数据分析、可视知识挖掘等方法，实现档案服务的“价值盈余”，发挥档案管理信息化的人才效益。

四、结语

档案即是历史，档案管理记录和见证学校的发展历史，对高校的内部治理、教书育人、教育办学具有重要的价值。我们必须从如何推进档案管理工作科学化的视角出发，优化管理制度、加大督查力度、强化档案意识、加强队伍建设，丰富服务内涵，坚持问题意识和需求导向，使档案信息的价值得到有效实现，真正起到推动学校发展的作用。

参考文献：

[1]范艳华，成东南.云南地方高校档案管理常见问题分析[J].普洱学院学报，2018，（03）：134-136.

[2]赵文玲.高校档案信息化建设的对策研究[J].内蒙古财经大学学报，2015，（03）：147-149.

（作者简介：李卫忠，本科，馆员，作者单位：内蒙古财经大学继续教育学院;研究方向：档案。）