城市园林档案管理的若干建议

王海燕

摘要：近些年来，城镇化发展进程相当迅猛。园林绿化实践也在原有基础上取得较为明显的进步，不断突出园林绿化档案管理的价值与作用，社会各界都已经逐步提高对园林绿化档案的重视程度。档案管理部门面对的主要问题就是如何针对园林档案管理质量以及水平进行提升，将更为良好的档案服务提供给城市，用于建设以及各项工作的顺利开展。本文主要针对城市园林档案管理进行客观分析，并针对其中存在的问题，制定合理措施与建议，这对城市园林档案管理工作的顺利开展有积极意义，同时也为城市的进一步发展打下坚实基础。这可充分说明城市园林档案管理工作的重要性与必要性。

关键词：园林档案管理   计算机   制度   素质

在城建档案中，园林绿化档案作为不可缺少的组成部分存在，也在其中占据重要位置，某一个单位或者个人在园林绿化可记中所形成的一系列资料，都由园林绿化档案进行真实记录，具有一定的参考价值，为城市发展与建设打下坚实基础。园林基础资料、风景园林建设资料以及城市绿化建设资料等，是组成园林绿化档案的几个重要内容。园林基础资料主要涉及到园林史料、园林建筑图以及文字资料的内容。园林新建、扩建以及改建工程项目则在风景园林建设涵盖范围之内。居民绿地、生产绿地所产生的一系列档案资料，由城市绿化建设资料负责。除此之外，还会有一系列综合管理资料。也就是说在实际进行园林绿化档案管理工作过程中，必须实现对上述内容的综合考虑。

一、利用计算机优化城市园林档案管理

传统档案主要是以纸质的形式存在，在材质的影响之下，会有很多不可避免的问题存在于管理过程当中，首先从档案分类编号角度进行分析，新增加的档案从属性上来说，必须排列在前面，但实际上会通过编制在后面的方式实现对编号连续性的保障。从外在形式来说，档案分类标号的一致性得到高度统一，但是对以后各项工作的顺利开展都带来极大阻碍，尤其是查阅以及整理工作面临极大难度[1]。为在真正意义上实现这上述现象的解决，需要在档案管理当中科学应用计算机技术，将一定的便捷性带给档案开展一系列管理工作，在档案管理中，计算机技术可实现对自身优势与作用的最大限度发挥。城市园林档案科学性以及合理性得到真正意义上的提升，尤其是其管理水平得到不断优化与完善，进而促使城市园林档案管理在原有基础上得到较大幅度的进步。

二、完善园林档案相关制度

（一）完善收集制度

首先，必须提高对园林档案管理部门登记工作的重视程度，将其作为园林建设工程审批不可缺少的一部分内容进行。园林档案管理部门在实际进行资料收集过程当中，主要涉及到施工单位施工前以及施工中的一系列内容，但是也不能忽略工程竣工后所提供资料的重要性。这是工程验收较为重要的组成部分。管理人员在分类档案过程当中。需要严格遵守相关标准与要求。在此基础上进行科学合理的建档工作。

（二）完善存放制度

可针对档案存放处进行区域划分以及编号工作，并且针对直观的区域图进行准确绘制。编号工作也可针对区域内的档案柜进行，编号过程当中可对多种方式进行使用，现阶段最为普遍的就是“区域号+档案柜号”，摆放在档案柜当中的档案也可进行严格标号，标号方式主要是将“区域号+档案柜号+档案号”作为主要依据，对于档案资料较少处于初步建设阶段的档案管理处，可利用其它方式进行档案标号存放工作。编制档案存放卡以及实现对档案编号的明确标注，是在园林档案编号存放完成工作的基础上进行，尤其是要根据档案资料编写相关关键词，为后续查询工作的顺利开展打下基础[2]。

（三）完善查阅索引制度

结合实际针对查阅登记制度进行不断的优化与完善。很多工作在开展之前，都需要借助园林档案室进行档案资料查询工作，其中主要涉及到园林设计、政策决策以及学术研究等。这部分人员在查阅档案时必须进行实名登记。尤其是在公开园林档案信息时，必须提高对设计图纸以及知识产权的重视程度。借助法律的手段对其进行有效保护。

（四）完善移交制度

首先可通过建立档案室值班制度的方式，实现对日常交接管理的不断强化。如果有意外事故发生，可以真正做到追究到个人[3]。必须提高对各项隐患排查工作的重视程度，其中主要涉及到火灾以及漏水等，档案管理人员必须从自身着手，实现对保护意识以及警惕性的不断提升。其次是通过建立负责人移交制度实现对档案的进一步保障。档案管理会不可避免的涉及到负责人移交问题，在移交之前必须保障档案没有大规模的损毁以及遗失问题。所有目标都得到满足后才可以真正调离。最后是根据档案管理单位以及科室等建立相关移交制度，对其进行不断地合并或者分立。防止档案遗失以及损毁问题出现在其中，进一步避免漏交以及移交问题的出现。

三、提高园林档案管理人员素质

（一）提高园林档案管理人员专业素质

通过对园林档案管理人员进行分析后可以发现，其组成人员较为复杂，兼职人员、没有相关知识以及技能的人员，都可进行档案管理工作，这是导致档案管理队伍专业素质长期得不到有效提升的主要原因。为在真正意义上实现去上述现象的改善，我们可从以下两个方面着手，进而促使相关人员实现对自身专业素质以及综合水平的进一步提升[4]。首先是开展专业限制，在补充档案管理队伍时提高门槛部分高校有针对档案管理工作所设定的专业，因此在补充档案管理队伍时，可通过专场招聘的方式实现对高素质人才的获取。或者是在事业单位公务员考试中将园林档案管理队伍设为独立名额，根据专业做出一定限制，通过这种途径可实现对綜合管理人员素质的进一步提升。其次是针对现有档案管理人员进行科学定期的培训。通过对培训力度的不断加大，提升档案管理工作人员的素质与水平。将园林档案管理工作流程作为主要依据，开展科学有效的培训工作，培训出专业的管理人员进行档案管理工作。

（二）提高园林档案管理人员职业素质

专业素质不高的问题长期困扰园林档案管理人员，除此之外还有职业素养较低的问题存在，没有认识到园林档案管理工作的重要性以及管理意识较为淡薄等，都可真实反应出园林档案管理人员职业素质较低，尤其是在岗位职能方面存在较弱的问题[5]。部分园林档案管理人员甚至错误地认为园林档案没有任何价值，就算毁坏或者遗失园林档案也不重要，因此，在工作中主动整理以及管理的现象几乎不存在。可通过集体学习观看视频的方式实现对档案管理工作人员意识的提升，利用组织各种讲座以及活动的方式，进一步提高档案管理工作人员的岗位意识与管理意识。其次是可针对监督渠道进行拓宽，除内部监督以及外部监督之外，还要利用多种监督的协调作用，其中主要涉及到群众监督以及政协监督等。最后是结合实际开展适当的园林档案展览工作。通过各种方法最大限度激发管理人员的创造性与积极性，促使档案管理工作人员的职业价值感得到不断增强。

四、注重开发利用

利用以及开发是档案管理工作的最终目标。因此，在针对园林绿化工程档案进行管理时，不仅可实现对工程施工情况的真实记录，同时也可将较为准确的参考依据提供给后续维护与管理工作，面向全社会提供服务[6]，最大限度发挥档案的价值与作用。在实际开展档案管理工作过程当中，必须结合实际，实现对科学管理方法与手段的有效应用，促使其工作效果得到真正意义上的改善。从档案管理工作人员以及绿化部门来说，必须给予档案管理工作应有的重视。从档案资料以及各个细节着手，实现对多种管理方法的不断开拓。

五、结语

各个区域在进行城市园林档案管理工作时，会有不可避免的差异性存在。因此，在实际开展城市园林档案管理工作过程当中，必须结合地方实际。园林绿化档案作为一种具有参考价值与作用的原始资料，存在于城建工作当中。我们必须提高对园林绿化档案管理工作的重视程度，借助必要的措施与手段对其进行不断完善、优化，尤其是要在客观分析其中存在问题的基础上，对其进行逐步解决。这是协调城市各方面建设与发展的重要途径，也可将更加良好的生态环境提供给人们，这对人们生活质量以及生活水平的进一步提升有积极意义。从宏观角度来说，也可进一步推动我国社会与经济发展。

参考文献：

[1]拓艳萍.依法治档科学管档——提高城建档案管理水平的若干建议[J].办公室业务，2017，（15）：112.

[2]王春敏，刘敏，李素敏.关于农业科研档案管理工作的若干对策和建议[J].天津农业科学，2016，（01）：129-131.

[3]董金红.“城市园林绿化档案管理”存在的问题及对策[J].现代商业，2013，（33）：117.

[4]林绍妹.对城市园林绿化档案工作有效管理的思考[J].长江丛刊，2016，（09）：117.

[5]高小霞.浅谈园林档案管理存在的问题及对策[J].房地产导刊：中，2014，（05）：365.

[6]姜东昕.加强园林科研档案管理为城市园林绿化建设服务[J].办公室业务，2014，（11）：188-189.

（作者单位：龙口市园林管理处）在城建档案中，园林绿化档案作为不可缺少的组成部分存在，也在其中占据重要位置，某一个单位或者个人在园林绿化可记中所形成的一系列资料，都由园林绿化档案进行真实记录，具有一定的参考价值，为城市发展与建设打下坚实基础。园林基础资料、风景园林建设资料以及城市绿化建设资料等，是组成园林绿化档案的几个重要内容。园林基础资料主要涉及到園林史料、园林建筑图以及文字资料的内容。园林新建、扩建以及改建工程项目则在风景园林建设涵盖范围之内。居民绿地、生产绿地所产生的一系列档案资料，由城市绿化建设资料负责。除此之外，还会有一系列综合管理资料。也就是说在实际进行园林绿化档案管理工作过程中，必须实现对上述内容的综合考虑。

一、利用计算机优化城市园林档案管理

传统档案主要是以纸质的形式存在，在材质的影响之下，会有很多不可避免的问题存在于管理过程当中，首先从档案分类编号角度进行分析，新增加的档案从属性上来说，必须排列在前面，但实际上会通过编制在后面的方式实现对编号连续性的保障。从外在形式来说，档案分类标号的一致性得到高度统一，但是对以后各项工作的顺利开展都带来极大阻碍，尤其是查阅以及整理工作面临极大难度[1]。为在真正意义上实现这上述现象的解决，需要在档案管理当中科学应用计算机技术，将一定的便捷性带给档案开展一系列管理工作，在档案管理中，计算机技术可实现对自身优势与作用的最大限度发挥。城市园林档案科学性以及合理性得到真正意义上的提升，尤其是其管理水平得到不断优化与完善，进而促使城市园林档案管理在原有基础上得到较大幅度的进步。

二、完善园林档案相关制度

（一）完善收集制度

首先，必须提高对园林档案管理部门登记工作的重视程度，将其作为园林建设工程审批不可缺少的一部分内容进行。园林档案管理部门在实际进行资料收集过程当中，主要涉及到施工单位施工前以及施工中的一系列内容，但是也不能忽略工程竣工后所提供资料的重要性。这是工程验收较为重要的组成部分。管理人员在分类档案过程当中。需要严格遵守相关标准与要求。在此基础上进行科学合理的建档工作。

（二）完善存放制度

可针对档案存放处进行区域划分以及编号工作，并且针对直观的区域图进行准确绘制。编号工作也可针对区域内的档案柜进行，编号过程当中可对多种方式进行使用，现阶段最为普遍的就是“区域号+档案柜号”，摆放在档案柜当中的档案也可进行严格标号，标号方式主要是将“区域号+档案柜号+档案号”作为主要依据，对于档案资料较少处于初步建设阶段的档案管理处，可利用其它方式进行档案标号存放工作。编制档案存放卡以及实现对档案编号的明确标注，是在园林档案编号存放完成工作的基础上进行，尤其是要根据档案资料编写相关关键词，为后续查询工作的顺利开展打下基础[2]。

（三）完善查阅索引制度

结合实际针对查阅登记制度进行不断的优化与完善。很多工作在开展之前，都需要借助园林档案室进行档案资料查询工作，其中主要涉及到园林设计、政策决策以及学术研究等。这部分人员在查阅档案时必须进行实名登记。尤其是在公开园林档案信息时，必须提高对设计图纸以及知识产权的重视程度。借助法律的手段对其进行有效保护。

（四）完善移交制度

首先可通过建立档案室值班制度的方式，实现对日常交接管理的不断强化。如果有意外事故发生，可以真正做到追究到个人[3]。必须提高对各项隐患排查工作的重视程度，其中主要涉及到火灾以及漏水等，档案管理人员必须从自身着手，实现对保护意识以及警惕性的不断提升。其次是通过建立负责人移交制度实现对档案的进一步保障。档案管理会不可避免的涉及到负责人移交问题，在移交之前必须保障档案没有大规模的损毁以及遗失问题。所有目标都得到满足后才可以真正调离。最后是根据档案管理单位以及科室等建立相关移交制度，对其进行不断地合并或者分立。防止档案遗失以及损毁问题出现在其中，进一步避免漏交以及移交问题的出现。

三、提高园林档案管理人员素质

（一）提高园林档案管理人员专业素质

通过对园林档案管理人员进行分析后可以发现，其组成人员较为复杂，兼职人员、没有相关知识以及技能的人员，都可进行档案管理工作，这是导致档案管理队伍专业素质长期得不到有效提升的主要原因。为在真正意义上实现去上述现象的改善，我们可从以下两个方面着手，进而促使相关人员实现对自身专业素质以及综合水平的进一步提升[4]。首先是开展专业限制，在补充档案管理队伍时提高门槛部分高校有针对档案管理工作所设定的专业，因此在补充档案管理队伍时，可通过专场招聘的方式实现对高素质人才的获取。或者是在事业单位公务员考试中将园林档案管理队伍设为独立名额，根据专业做出一定限制，通过这种途径可实现对综合管理人员素质的进一步提升。其次是针对现有档案管理人员进行科学定期的培训。通过对培训力度的不断加大，提升档案管理工作人员的素质与水平。将园林档案管理工作流程作为主要依据，开展科学有效的培训工作，培训出专业的管理人员进行档案管理工作。

（二）提高园林档案管理人员职业素质

专业素质不高的问题长期困扰园林档案管理人员，除此之外还有职业素养较低的问题存在，没有认识到园林档案管理工作的重要性以及管理意识较为淡薄等，都可真实反应出园林档案管理人员职业素质较低，尤其是在岗位职能方面存在较弱的问题[5]。部分园林档案管理人员甚至错误地认为园林档案没有任何价值，就算毁坏或者遗失园林档案也不重要，因此，在工作中主动整理以及管理的现象几乎不存在。可通过集体学习观看视频的方式实现对档案管理工作人员意识的提升，利用组织各种讲座以及活动的方式，进一步提高档案管理工作人员的岗位意识与管理意识。其次是可针对监督渠道进行拓宽，除内部监督以及外部监督之外，还要利用多种监督的协调作用，其中主要涉及到群众监督以及政协监督等。最后是结合实际开展适当的园林档案展览工作。通过各种方法最大限度激发管理人员的创造性与积极性，促使档案管理工作人员的职业价值感得到不断增强。

四、注重开发利用

利用以及开发是档案管理工作的最终目标。因此，在针对园林绿化工程档案进行管理时，不仅可实现对工程施工情况的真实记录，同时也可将较为准确的参考依据提供给后续维护与管理工作，面向全社会提供服务[6]，最大限度发挥档案的价值与作用。在实际开展档案管理工作过程当中，必须结合实际，实现对科学管理方法与手段的有效应用，促使其工作效果得到真正意义上的改善。从档案管理工作人员以及绿化部门来说，必须给予档案管理工作应有的重视。从档案资料以及各个细节着手，实现对多种管理方法的不断开拓。

五、结语

各个区域在进行城市园林档案管理工作时，会有不可避免的差异性存在。因此，在实际开展城市园林档案管理工作过程当中，必须结合地方实际。园林绿化档案作为一种具有参考价值与作用的原始资料，存在于城建工作当中。我们必须提高对园林綠化档案管理工作的重视程度，借助必要的措施与手段对其进行不断完善、优化，尤其是要在客观分析其中存在问题的基础上，对其进行逐步解决。这是协调城市各方面建设与发展的重要途径，也可将更加良好的生态环境提供给人们，这对人们生活质量以及生活水平的进一步提升有积极意义。从宏观角度来说，也可进一步推动我国社会与经济发展。

参考文献：

[1]拓艳萍.依法治档科学管档——提高城建档案管理水平的若干建议[J].办公室业务，2017，（15）：112.

[2]王春敏，刘敏，李素敏.关于农业科研档案管理工作的若干对策和建议[J].天津农业科学，2016，（01）：129-131.

[3]董金红.“城市园林绿化档案管理”存在的问题及对策[J].现代商业，2013，（33）：117.

[4]林绍妹.对城市园林绿化档案工作有效管理的思考[J].长江丛刊，2016，（09）：117.

[5]高小霞.浅谈园林档案管理存在的问题及对策[J].房地产导刊：中，2014，（05）：365.

[6]姜东昕.加强园林科研档案管理为城市园林绿化建设服务[J].办公室业务，2014，（11）：188-189.

（作者单位：龙口市园林管理处）