大数据环境下档案电子化管理研究

2019-04-20 13:32刘冰
卷宗 2019年12期
关键词:大数据环境档案信息技术

刘冰

摘 要:近年来,大数据技术发展的很快,在各行各业中应用的非常广泛,能够给工作带来极大的便利,促进各项工作的顺利开展。在档案信息管理中,大数据信息技术也能起到良好的管理效果。电子化的档案管理能够在利用科学信息技术手段的基础上,增加更多的人性化与专业化功能,提高档案管理工作的效率,使档案管理工作能够在优化的过程中,实现理想的管理效果。本文从实际出发,对大数据时代下档案管理工作的特点、存在的问题和相关措施等进行了详细分析,旨在促进档案管理工作的顺利进行。

关键词:大数据环境;档案;电子化管理;信息技术

在单位的日常管理中,档案管理是一项非常重要的工作,在单位有效進步与发展中承担着重要功能,是人才培养与日常管理的重要工具,为上级部门的考察提供了有效依据,在社会进程不断加快的过程中,大数据技术发展的越来越快,在单位的管理中发挥着积极有效的作用。在大数据环境下,档案管理工作呈现出一系列新的特点,在降低人力资源成本的同时,为档案信息的储存、调阅和整理带来了极大便利,使档案管理工作的效率得到有效提高。

1 档案电子化管理的原则

1.1 效益性原则

需要对档案电子化管理的成本与效益进行充分衡量,站在员工的角度,对员工自身的需求进行充分了解和把握。在考虑经济成本的基础上,将人力、物力、财力等进行充分整合,在可承受的范围内,选择合适的管理方法,在实际操作的过程中不断优化,增加利润空间,实现最大化的经济利益。

1.2 真实性原则

档案管理最重要的原则是真实性,必须保证档案信息的真实,符合实际情况。在档案信息真实性缺失的情况下,档案的价值就会大大降低,档案管理工作在推进的过程中会受到较大的阻碍。在实际管理的过程中,必须保证信息的真实有效,避免出现遗漏和误导现象,增强信息的完整性与科学性。

1.3 可用性原则

除了人事档案外,财务会计信息档案也是档案电子化管理的重要内容。现阶段,基本已经普及了会计电算化系统,会计信息本身就已经以电子化形式存在,但由于会计系统和档案系统之间存在技术上的不一致,甚至是不兼容,因此有可能导致部分会计信息无法录入,或在不同的系统中转换过程中造成数据偏误,影响档案信息的可用性。

1.4 安全性原则

安全性是电子档案管理中的一项重要工作,与传统的防范档案物理毁损不同,电子化档案管理需要建立完整的安全运作系统,对电脑本身的漏洞进行防御,同时设置相应的安全防护网,避免黑客的入侵,使档案信息不被盗取,增强电子档案信息的严密性,为单位各项工作的顺利进行奠定良好的基础。

2 大数据环境下档案电子化管理工作存在的问题

2.1 档案信息电子化不足

大数据以信息电子化为基础,在使用大数据技术的过程中,需要明确档案信息的电子化程度。在实践的过程中,很多档案与单位发展过程中的相关现象类似,在一定程度上阻碍了实现电子化的过程。同时,现有的档案数量较多,在整理档案的过程中需要耗费较多的人力、物力和财力,而相关档案管理人员较少,对于数据电子化的应用和实施处在比较片面的阶段,在很大程度上影响了档案的电子化进程,海量的数据信息无法通过有效渠道进行转化与传播。在人手不足的情况下,电子化的录入成为一个比较严重的问题,档案信息电子化程度较低,与当前大数据时代下的各项要求不符合,不能满足实际的需求,存在着非常明显的弊端。

2.2 电子化档案未能有效整合

档案电子化管理,与大数据技术发展的趋势具有一致性,在详细整合档案信息框架与模板的基础上,使大数据技术能够充分与档案数据信息进行有效结合,实现两者的协调发展。当前,在整理档案的时候,不能按照大数据技术的相关要求进行归类,在一定程度上影响了数据整理的效果。在运用大数据技术的时候,很多档案管理人员的技能严重欠缺,不能在有效的时间内对档案的电子化信息进行详细整合。同时,档案管理人才队伍建设相对滞后,在整合信息的时候,缺乏有效的凝聚力和专注力,与大数据技术的要求存在较大差距,在一定程度上影响了档案电子管理工作的顺利开展。

2.3 信息安全性存在一定的风险

信息系统的安全性在大数据时代下是一个比较明显的问题,虽然很多单位设置了相应的信息防护网,在一定程度上保障了电子信息的安全性。但是,由于各种因素的影响,信息网络和电子化系统本身也存在比较明显的安全风险,使档案管理工作存在一些不可避免的危险性因素,对电子档案的安全性造成较大的影响。另外,部分工作人员忽视了电子信息的安全性,在操作相关步骤的时候,没有严格依照规定的步骤和章程,降低了系统的安全防护水平,甚至出现资料泄露的情况,对单位员工的切身利益造成比较严重的影响,需要引起单位管理者的高度重视。

3 大数据环境下加强档案电子化管理的建议

3.1 重视人才队伍建设

人才在档案电子化管理中发挥着至关重要的作用,尤其是一线技术人员,在电子档案管理中扮演着不可替代的角色,在人才培养不到位的情况下,档案信息往往出现电子化不足、档案整合有误等现象,导致信息安全性存在一定的风险。因此,必须重视人才的质量,使人才在电子档案信息管理中充分发挥出自身的作用。具体来说,需要在结合实际情况的基础上,招聘质量高、专业技能丰富、知识理论完备的人员进行档案的管理,加强招聘环节在人才队伍中的力度,为档案信息的电子化管理储备更多的优秀人才。同时,需要加强对档案信息管理人才的培养,帮助员工掌握计算机技术和电子信息技术,强化其专业理论知识基础。除此以外,可以定期进行考核,使档案信息管理人员能够找到自身的不足,在实际工作中不断提升自身的专业技能,提高履职能力,不断适应新时代下对档案管理人员的要求,增强档案信息管理的电子化进程,使档案信息管理工作能够实现自身的价值,为单位的发展奠定良好的基础。

3.2 加快档案电子化建设

现阶段,管理者需要充分重视大数据信息技术,在利用这项技术的过程中,增强档案电子化管理的科学性与有效性,使管理人员的积极性与主动性得到有效提升。在实践的过程中,档案管理者需要对现有存量的档案及时进行转换,建立并维护好现有的信息系统,保证信息系统能够安全稳定的运行,避免在使用过程中出现一些不可解决的问题,为档案管理的电子化建设提供便利性条件。加快档案电子化建设,还要建立必要的制度,強化电子管理方式的使用,结合单位的实际情况不断进行优化,逐渐适应大数据的要求,实现档案电子化建设。比如,在会计档案信息化管理中,传统的会计凭证是纸质的,在保存过程中需要耗费较多的人力,并且占用较大的空间。信息技术的发展使会计凭证能够在电脑上自动生成,电子发票、电子合同和电子凭证等的数量明显增加,在有效整合数据信息的基础上,采取合适的方式及时进行保存,强化电子档案的落实与管理。

3.3 优化档案电子化管理方法

在优化电子档案的过程中,需要将电子档案的格式放在一个重要性位置,保证其标准化和规整化。比如,在签订业务合同的时候,可以在范式合同文本的基础上,将信息进行整理和校对,减少信息之间的差距和不同,增强信息的一致性。同时,不同信息具有各自的识别特征,如合同对方、合同金额、合同内容等,在标准化的过程中,可以使档案管理工作能够在正确的轨道上顺利进行,在短时间内进行信息的查找和归类,使信息能够快速高效的整合,进一步提高电子化管理水平。同时,可以使用档案资源电子化目录超链接到档案的方法,经过详细分类,将电子信息进行汇集和整理,即先将电子信息进行适当分类,整理成方便使用者查询和检索的目录信息,在超链接关联之后,使目录和档案内容能够更加清晰明确。采用这种方法,是从使用者的角度出发,使用部分信息链接到档案信息里,充分发挥信息技术的优势,使档案搜索和管理的效率得到有效提高。

3.4 加强电子档案信息共享

需要重视电子档案信息的内在价值,在相互共享的过程中,在规定的范围内,使档案信息能够积极的活跃起来,增强信息的流动性与适应性,最大程度的挖掘出信息的内涵,提高信息的使用效率。电子档案信息不是单个的,具有多样的类型,在管理的过程中能够发挥出各自的用途,使信息在整合的同时,能够实现最大化的效果。不同部门、院系的管理人员需要明确自身的职责,通过登录电子档案信息管理系统,对学校内的电子档案信息及时进行获取,提高档案信息资源的服务质量,在一体化整合的过程中,实现信息资源服务的“一站式”,满足不同用户的不同需求。在着眼于单位内部档案电子信息管理的同时,需要将视野放在外部,积极走出去,不断学习档案电子化管理的重点,借鉴其模式中的优点,积累丰富的经验,与本单位的实际情况相互结合,为单位的顺利发展奠定良好的基础,促进单位档案电子化管理的进程,实现理想的经济效益和社会效益。

4 结语

在大数据环境下,档案电子化管理呈现出信息化、科技化和专业化的特点,需要在结合实际情况的基础上,使档案管理工作实现新的进步与发展。在实际管理的过程中,需要对当前档案管理中存在的问题进行详细分析,在整合各种有效资源的基础上,加快档案电子化建设,重视人才队伍建设,优化档案电子化管理方法,加强电子档案信息共享等,使档案管理的电子化水平能够得到不断提高,为单位的健康稳定发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]张晶.医院纸质档案电子化的重要性与推进策略[J].办公室业务,2017(04).

[2]鲁绪波.医院实现档案电子化管理过程中存在的问题及相关建议[J].现代国企研究,2017(04).

[3]李静丹.档案电子化管理面临的问题及优化对策研究[J].湘潮(下半月),2015(04).

[4]王岩松.信息时代档案电子化管理刍议[J].中国管理信息化,2015(13).

[5]沈巧玲.档案电子化管理面临的问题及优化对策[J].城建档案,2018(01).

猜你喜欢
大数据环境档案信息技术
新一代信息技术征稿启示
新一代信息技术征稿启示
新一代信息技术征稿启示
基于大数据环境的新闻编辑理念变革创新机制
档案的开发利用在供电公司全面管理中的作用
浅谈北京卫视《档案》的叙述方式
新常态下高校档案工作发展研究