优化人事档案管理措施提升人事工作服务水平

孙杏林

摘 要：当前事业单位的人事档案是人事管理中一项具有挑战性的工作，档案是一个人身份、学历、奖惩等方面的综合资料，在人力资源管理中与相应的薪酬福利、社会劳动保障、组织关系等密不可分，既是人生轨迹的体现也具有法律效力。过去各单位在管理人事档案时，需要在档案的统计、归纳、保存和交接等各方面工作上消耗大量精力及时间，而且由于档案数量庞杂，经常会在管理中出现档案遗失和损坏现象。当前大数据时代的背景下，利用信息科技对事业单位的人事档案进行管理已迫在眉睫，内部人力资源管理中科技含量越高，其管理的规范性和效用性也就越强，从而可以更好地推进整个行业的发展。

关键词：人事档案管理；问题；措施

1 加强事业单位人事档案管理工作的重要性分析

人事档案管理工作是事业单位一项重要的基础管理项目，通过不断建立、完善事业单位人员人事档案管理信息，从而有助于提升人事档案信息的完整性，将与干部职工相关的信息资料等进行收集整理和分析，从而建立人事档案管理系统和事业单位人力资源管理工作乃至其他业务管理工作的联系，从而提高人力资源管理价值，更好地借助信息数据为事业单位各类经营发展决策的制定提供参考支持。此外从国家和行业发展层面来看，加强事业单位人事档案管理工作，有助于政府等有关部门了解事业单位在人事政策等方面的执行情况，了解行业发展动态，更好地为国家有关决策的制定奠定基础，提升全社会公民整体文化素养，激发创新意识，形成良好的发展格局。中国共产党第十九次全国代表大会将习近平的中国特色社会主义新时期确定为全党的指导思想，落实干部标准，建设高素质专业干部， 所有这些都需要在干部人事档案工作中落实，需要从制度层面进行系统规划和全面部署。

2 当前事业单位人事档案管理工作存在的问题分析

2.1 对人事档案管理工作重视程度不够，没有完善的人事档案管理制度体系来进行指导和约束

事业单位人事档案管理是一项基础工作，工作属于常规性内容，所以领导对人事档案管理工作重要性认识不足，在资金投入、人员配置以及科学管理等方面缺乏深入的研究，设备更新不及时，人员数量相对较少，人事档案管理工作往往处于边缘化的状态，只有在迎接检查或者人事调动等方面才进行资源的利用，不利于人事档案管理工作的有序开展。同时事业单位在人事档案管理制度体系建设方面积极性不够，随着国家经济社会发展形势不断变化，新时期事业单位面临严峻的改革形势，同时国家在社会保障、劳动力保护等方面的政策也在不断完善，对于事业单位而言，也应当结合形势变化建立完善的人事档案管理制度体系，才能更好地践行与时俱进的发展理念，但是目前事业单位在人事档案管理制度建设完善等方面开展积极性不够，缺乏完善的制度体系，很多内容更新不及时、规定模糊，影响了人事档案管理工作规范化开展水平。

2.2 人事档案管理基础薄弱，信息化开展进程缓慢

事业单位人事档案管理工作整体基础比较薄弱，基础性工作不扎实，新时期国家对档案管理提出了新的要求，也出台了一些举措和办法，但是在具体执行过程中事业单位在人事档案管理方面并没有严格按照政策要求来加强标准化管理，很多内容存在不规范、漏项等，人事档案建立不完善、分类不合理，没有建立完善的归档调整机制，信息更新不及时。此外虽然事业单位也结合形势要求建立了自身的人事档案管理信息系统，但是并没有做到有效的信息共享，导致人事档案信息资源浪费，影响了档案管理信息化建设进程。

2.3 人事档案管理队伍素质有待提升

开展人事档案管理工作，不断提高规范化标准化管理水平，需要有专业的人员来进行实施，目前由于事业单位整体在思想观念等方面对人事档案管理工作缺乏足够的重视，通常没有专门的人事档案人员来开展此项工作，档案管理人员往往都是身兼数职，没有足够的时间和精力来进行研究，加上缺乏系统的培训，对政策等了解不全面、不深入，难以胜任新时期人事档案管理工作的新要求。

2.4 人事档案开发利用程度不高

加强人事档案管理工作，需要采取有效的措施保证人事档案的规范性和完整性，同时还要注重人事档案管理信息的利用和开发，只有加强资源有效应用，将人事档案管理与是事业单位自身的业务实际等结合起来，才能更好地发挥人事档案应有的功能，目前事业单位人事档案管理工作大部分停留在信息汇总整合方面，人事档案和人力资源薪资待遇调整、职称评定以及培训等方面结合程度不够，不利于人事档案管理功能的有效发挥。

3 事业单位人事档案管理的具体策略

3.1 提升意识，强化领导

为了从深层次对人事档案管理工作进行完善，单位领导要重视和关注，要让人事档案管理工作拥有强有力的支撑。单位内部要把人事档案管理工作纳入议事日程之中。比如，创建档案管理领导小组，小组对人事档案管理工作的各个层面负责，并开展定期的检查和指导工作。在工作开展中要及时地发现其中存在的不足，提出解决意见。随之形成人事档案管理考核机制，对人事档案工作进行合理的考量，开展分类指导模式，实现动态管理模式。这样，人事档案工作会展现出制度化特征，更加规范和科学。

3.2 完善档案工作基础建设

事业单位的领导要对人事档案管理工作的开展提供支持和鼓励。档案管理部门就要和领导开展积极有效沟通，对档案管理的设施进行重点更新和升级。比如，在单位内部要创建专用档案库房，配置优质的档案柜。在库房中，要拥有一些安全防护设施，还应该对库房进行定期检查。档案的库房和阅档室等地方要实行分离模式。在档案工作上要投入更多的精力和物力，保证人事档案管理工作顺利开展。

3.3 形成完善的管理制度

在事业单位发展过程中，要使得人事档案管理制度的建設水平得到提升。人事档案管理工作具有一定的复杂性，在没有规章制度的情况下，就得不到有效管理。所以，在实际开展人事档案管理工作的过程中，应该从现实社会需求出发，对档案管理制度进行完善和升级，并关注制度的具体落实情况。人事档案资料的收集和归档制度要以严格的要求为支撑，防止出现虚假档案材料。最终，为人员的考察和任用提供真实的信息。

3.4 加强人事档案管理人才队伍建设

提高档案管理人员的服务意识和能力一方面要不断引进高素质的档案管理和人力资源管理人才，同时注重人才队伍的开发，针对事业单位人事档案管理工作新要求，加强政策理念、制度基础知识、档案管理技能以及职业素养、计算机技术等方面的综合培训，提高档案管理人员的岗位胜任能力。另一方面要不断提高档案管理人员的创新意识，主动研究新形势下做好事业单位人事档案管理工作的新举措，加强档案管理人员与其他部门人员之间的沟通交流和协作，提高对其他部门人员的指导服务能力，共同为推动事业单位人事档案管理工作有序开展形成强大的人力合力。

4 结束语

综上所述，在当前网络技术越来越普及的背景下，事业单位曾经使用的人事档案管理方案以逐渐与时代脱节，并逐渐出现了很多问题。因此要求人力资源管理人员对问题进行反思，从而转变陈旧落后的管理思想，更好地利用现代计算机与网络技术，从而实现员工档案管理的自动化与信息化。信息科技手段的运用可以大大提高工作效率，为实现事业单位内部管理的跨越式发展做出了突出的贡献。

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