数字化档案管理的应用现状及未来发展探讨

何淑贞

摘 要：随着信息技术的快速发展，电子计算机技术已经被广泛应用到各行业领域，因此档案体系建设与管理工作也趋于信息化。在档案应用管理工作中常常会产生较多工作量，采用传统单一管理方式会降低工作效率。因此对于当前数字化档案管理工作来说，必须注重开发和应用先进技术。此次研究主要是探讨分析数字化档案管理的应用现状及未来发展，希望能够对相关人员起到参考性价值。

关键词：档案；数字化管理；应用现状；未来发展

现阶段，随着我国经济实力的快速发展，也促进了各行业领域的发展，因此对于档案管理工作的要求也在不断上升。数字化技术时代的到来为档案管理工作也提供了信息技术，在短时间内被广泛应用在实际管理中。现阶段，各行业领域都开始注重开发数字化档案，全面促进档案管理电子化发展。

1 数字化档案管理的应用现状

在经济快速发展的今天，各行业领域对于档案存储工作也提出了新要求，随着数字化信息技术的应用也相应出现了较多数字化档案。但是由于数字化档案的应用技术还不成熟，还存在较多问题，因此需要深入分析。

1.1 数字化档案应用水平较低

我国数字化档案在应用期间还存在技术性问题，管理效率比较低。所以必须全面提升数字化应用的技术水平。当前，通过现代化计算机技术可以开发出一套适宜的处理系统，这样能够有效处理数字化档案开发应用期间所产生的问题，提升档案采集效率和应用水平，实现集约化和数字化管理。

因此在数字化档案管理工作中应当具备现代化管理思想，然而由于多数管理人员技术能力和综合素质低下，这样就影响了数字化档案管理质量。管理技术的落后导致技术开发应用无法满足实际需求，不能够实现大批量采集与分析效果。基于以上方面，需要注重研究和应用数字化档案管理技术，满足当前使用和管理需求。

在数字化档案应用方面，首先是录入和管理目录信息，扫描和采集纸质档案，这样能够有效管理计算机存档。纸质档案和电子档案都逐渐朝着数字化和信息化方向发展。其次，在信息服务和信息网络快速发展过程中，管理和应用数字化档案可以为用户提供新型信息服务，还可以实时交流和共享信息资源。因此针对数字化档案管理应用问题来说，需要时刻关注时代发展动态，以市场实际需求作为发展目标，注重升级现有服务，从根本上提升管理应用水平，确保数字化档案实现创新创造发展，充分发挥出潜在价值。

1.2 数字化档案的应用优势

数字化档案具备便捷的查询和检索技术，可以利用档案基本特点实现多方位搜素，不仅能够减少管理人员工作量，还能够提升管理效率。其次，利用数字化档案可以促进档案手机和采集工作的提升，可以加强档案编排质量。由于当前多数企业都开始实行网络化和信息化办公，也相应加强档案应用需求，所以企事业单位需要使用数字化档案方式存储重要档案。提升档案管理投入力度。由于档案管理人员在分配与编排档案时缺乏统一化平台，导致档案分类管理效果不佳。基于以上方面，必须注重建设数字化管理平台，并且利用特定软件技术开发确保档案管理工作的科学性。

2 数字化档案管理质量的提升措施

2.1 强化数字化档案管理意识

由于多数人员都忽视档案管理工作的重要性，并且存在错误认知，主要是将档案管理工作看作资料搜集和存储工作，无经济价值可言。所以多数管理人员在管理档案时只注重泄露和遗失问题，不注重档案查询和调阅工作，所以导致档案管理质量低下。在数字化档案管理方式出现之后，需要不断强化领导层的管理意识，全面提升数字化档案利用率，从管理体制，人员配备和设备投资等方面加强数字化档案管理效率。

2.2 提升档案管理投资力度

数字化档案管理对硬件设备和软件设备的要求都比较高，企事业单位在管理档案时通常是由人力资源部负责，并且由具备专业档案管理知识的人员负责。然而由于多数企事业单位都没有设置独立的管理档案部门，因此在管理水平，基础设施以及档案环境等方面均达不到要求。数字化档案管理需要设置档案办公室，并且独立设置办公区域，调阅区域和存储室等，还需要设置切割机，复印机和微机等

设备。

2.3 建立系统化的数字化档案管理方案

在建设数字化档案时必须充分考虑规划和需求，并且注重采集和录入各类资料参数，建立标准化信息传输流程，确保数据信息上传录入的规范性。在应用数字化技术时应当做好改革和创新工作，全面做好数据采集和整合工作。

2.4 建立信息化档案管理平台

首先，档案管理部门需要设置文档，视音频资料的采集标准，规范资料格式，对于其他涉及到档案存储工作的项目也应当做好规范化处理，全面确保信息传递和共享的畅通性。其次，通过科技技术建立信息化平台，充分发挥出多媒体技术，数据库技术和互联网技术的作用，并且建立档案管理人员信息数据库。若存储信息量比较大则需要开发调用功能，更新功能和管控功能。在完成数据采集之后需要使用高清晰度扫描仪将数据传输到管理平台上，确保信息资源的利用率。数字化信息平台的建立还应当连接上级网络和互联网，这样可以及时更新和升级应用软件。

3 数字化档案的未来发展趋势

3.1 趋于市场化、信息化管理模式

在深入分析数字化档案管理现状和存在问题能够看出，数字化档案管理会逐渐过渡到市场化和信息化模式。因此必须深入分析和研究数字化档案的数字化发展趋势，这样才能够合理开发数字化管理技术，全面提升档案利用率。

3.2 趋于资源共享服务模式

在信息技术快速发展过程中，数字化档案会逐渐过渡到资源共享服务领域。在档案管理工作中必须通过新技术扩展数字化档案应用范围和领域，这样才能够充分发挥出各项功能。

3.3 档案管理外包服务

当前，部分企业开始将档案管理工作外包给专业机构负责，属于一种新型运营管理方式，此种服务模式主要是将企业内部非机密性资料移交至专业机构进行管理，并且通过企业资料优势降低成本，全面提升企业的市场竞争实力。从某種角度上看，数字化档案外包服务模式可以有效整合档案资源，建立和管理档案软件和硬件设备。在整个外包管理过程中，相关部门负责监管和验收数字化服务。

在应用外包服务模式时需要选择专业实力较强的企业，并且充分考虑自身需求，全面评估和审查外包服务机构的技术水平以及新技术掌握情况。其次，对企业外包服务质量进行评估，确保服务商所应用的技术内容满足自身需求。

3.4 提升数字化档案管理外包管理控制力度

由于档案管理外包服务具有较强的系统性，因此要求档案机构从技术人员逐渐转化为实际操作人员，并且注重培养技术应用管理控制人员。以上角色的变换就需要加强档案管理外包供应商，并且设置专业的督查小组监管服务商行为。

4 结束语

综上所述，由于档案数字化管理对技术要求比较高，并且操作难度比较大，因此在档案服务工作中必须强化数字化档案管理意识、提升档案管理投资力度、建立系统化的数字化档案管理方案，通过以上各项措施全面提升数字化档案管理水平，与此同时，企事业单位档案管理部门还应当与外包服务商进行合作，分担档案管理工作量，简化档案管理难度，全面促进档案管理工作的数字化和现代化发展。

参考文献

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