信息化条件下的档案管理与服务创新

吴园园　刘玥

摘 要：随着信息技术的不断发展，信息技术的应用范围不断扩大，对各行各业都产生了深远的影响。在信息化时代，高校档案管理工作要想提高服务质量，必须基于信息技术开展档案管理，进行服务创新，满足高校对档案服务的多样化需求。高校档案管理与信息化条件的结合，是高校档案工作现代化的必然选择，也是提升高校档案管理部门服务水平的重要途径。该文主要研究信息化条件下的档案管理与服务创新，希望给高校档案管理部门提供借鉴经验，保证信息化档案管理顺利进行。

关键词：信息化 档案管理 服务创新

中图分类号：K06 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）01（c）-0115-02

1 信息化条件下高校档案管理中存在的问题

1.1 基础设施建设问题

信息化条件下的高校档案管理，以计算机为主要工具，联合应用信息技术和网络技术，为高校提供信息化档案服务。在实际生活中，部分高校在学校建设和教学活动方面，投入更多的精力和资金，忽视档案管理信息化建设，无法为档案管理部门提供有效支持。有些学校在内部信息化的同时，没有注意与外界的联系，使档案资源配置出现失衡现象。现阶段，高校档案管理信息化的最大问题是资金不足，信息化设备不能及时升级或更新，管理系统过于陈旧，降低档案管理人员工作效率。高校对档案管理的资金投入较少，使得档案管理信息化缺乏资金基础，难以推动高校档案管理信息化发展。

1.2 管理体制问题

信息化条件下的高校档案管理，是科学有序的管理。部分高校在档案管理中，没有将信息化档案管理提上日程，仍然使用传统档案管理方式，使档案管理水平和服务水平停滞不前。有些高校制定的相关规范制度，不符合实际情况，没有为档案管理工作人员提供帮助。部分高校现有的档案管理模式，不符合信息化管理要求，信息化档案管理难以顺利进行。一些学校的领导对于档案管理工作没有进行深入调查和指导，导致档案管理屡屡出现管理不顺现象。许多高校的奖惩制度和用人机制并不健全，制约档案管理工作信息化发展，影响档案管理部门转型。

1.3 人才队伍建设问题

信息化条件下的高校档案管理，通过高效的管理队伍，实现优质信息服务。在实际生活中，有些档案管理人员受传统观念影响，没有重视档案管理工作，从根本上制约了信息化档案管理工作的开展。部分学校现有的档案管理人员，在学历上虽然符合工作要求，但在技术、素质上存在一些问题，不适合做信息化档案管理工作。学校对于档案管理工作人员的培训并不重視，缺少有效培训活动，无法提高工作人员的管理水平。一些学校将考核和培训相分离，不了解培训成果，没有找到正确培训方向，使培训失去实际意义。

2 信息化条件下的高校档案管理策略

2.1 加强对档案管理的投入

信息技术的发展和计算机设备的普及应用，使高校信息化档案管理成为了现实。在高校档案管理信息化进程中，高校首先需要解决资金问题，为档案管理部门提供帮助，以便享受档案管理部门提供的高质量信息服务。首先，高校领导者应转变思想观念，将档案管理信息化和教学活动、学校建设同等看待，主动研究档案管理信息化对高校发展的意义，提升自身意识，以高效档案管理推动学校发展进程。领导者不仅需要树立信息化档案管理意识，还需要帮助档案管理工作人员树立信息化档案管理意识，为档案管理信息化奠定基础。其次，高校领导人需要以信息化档案管理意识为指导，加大对档案管理的投入，建设基础设施，保证信息化档案管理顺利进行。一方面，高校应增加硬件投资，购买高质量硬件设备，满足档案管理人员的工作需求；另一方面，高校应加强管理软件开发，更新管理系统，实现软硬件协调搭配。高校可以和其他高校共建完整体系，共享档案资源，实现档案资源合理配置，最大限度地发挥档案资源的价值。

2.2 完善档案管理体制

信息化档案管理是规范化、标准化的档案管理，需要通过完善的档案管理体制保证档案管理质量。在信息化档案管理中，高校必须解决管理体制问题，完善档案管体制，为信息化档案管理提供支撑。第一，高校需要做好宣传工作，让学校各个部门了解档案信息化管理，引导各部门和档案管理部门通过信息化方式对接工作，提高档案管理工作效率。校领导需要承担起调查和指导的责任，主动参与信息化档案管理，避免档案管理不顺现象，使信息化档案管理更加有意义。第二，高校应建立相关管理制度和规定，加强档案工作管理力度，推进信息化档案管理工作的顺利开展。校领导应根据学校实际情况，结合国家相关法规，制定符合该校的档案管理制度，满足信息化档案管理工作要求。第三，高校应健全奖惩制度和用人机制，为信息化档案管理做好准备。高校可以将工资和绩效相挂钩，提升工作人员的工作热情；将工作态度端正、技术水平高的工作人员设置为部门主管，提升其工作积极性。

2.3 建立高效档案管理队伍

档案管理工作人员是高校档案管理工作的直接参与者，要想推动高校档案管理信息化进程，必须构建高效档案管理队伍，加强对档案管理工作人员的培养。高校需要更新档案管理工作人员的观念，让他们认清工作的重要性，使其主动参与信息化档案管理工作。领导者应引导工作人员不断创新，倡导工作人员自主学习，以便工作人员适应现代化要求。高校应开展档案管理工作人员培训，通过计算机技术培训、数字化技术培训、网络技术培训，提高工作人员的工作水平和业务素质。在培训的同时开展考核，通过考核检测培训成果，并根据培训成果分析工作人员能力弱项，找到培训方向，提升培训的针对性。在聘用档案管理工作人员时，应设置明确标准，根据信息化档案管理工作要求进行招聘，利用多种考核检测应聘者实际水平，为管理队伍招收高素质人才。

3 信息化条件下的服务创新

在信息化时代，信息技术成为高校档案管理信息化的重要保障。随着信息技术的逐渐成熟，传统档案管理逐渐向信息化档案管理转型，高校档案管理工作变得更加现代化。档案管理部门应依托学校的技术优势、人才优势，建立档案信息查询网站，将学校师资信息、校园环境信息发布在网站上，让学生更加了解学校。档案管理部门应组建网站管理小队，对网站进行维护和更新，满足学生、教师、校领导的多样化需求，更好地展示信息资源。档案管理部门需要开展在线服务，通过在线服务弥补线下服务的不足，通过电子方法，将信息资源进行分类、处理，让学校享受到高质量服务。如通过邮箱、网页窗口等方式为咨询者提供在线服务，提高档案信息服务水平。档案管理部门需要不断创新服务，根据实际服务需求，增加新的服务形式，为校内、校外咨询者提供实质性帮助。

4 结语

信息化条件下的高校档案管理，以信息技术为依托，以计算机网络技术为辅助，对信息进行采集、整理和利用，使档案管理工作打破书面限制，既简化了工作程序，又提高了工作效率。在信息化时代，高校档案管理工作和信息技术的结合，是高校开展信息化档案管理的基础，也是高校提高工作质量和服务水平的重要方式。高校档案管理部门需要在实践中不断探索信息化档案管理路径，促进档案管理现代化发展，实现档案管理高效服务。

参考文献

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[2] 杨珞.信息化条件下的档案管理与服务创新[J].管理观察，2018（23）：55-56.

[3] 岳锐.信息化条件下的档案管理与服务创新[J].智库时代，2018（51）：51，55.