大数据时代对档案管理发展的思考

刘玥 吴园园

摘 要：随着我国高校教育改革进程的不断深入，各类档案数量逐渐增多，为档案管理工作人员带来一定的工作压力。在大数据快速发展背景下，对高校档案管理工作带来一定的积极影响。同时，也带来一定的负面影响。因此，在大数据时代背景下，高校档案管理工作人员应转变管理理念，合理运用大数据技术，提升高校档案管理工作水平，为高校未来发展奠定坚实的基础。该文基于大数据时代下高校档案管理工作面临的机遇和挑战进行分析，提出高校档案管理改革策略。运用先进的大数据技术，改进高校档案管理方法，全面提升高校档案管理工作质量。

关键词：大数据 档案管理 发展

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）02（a）-0-02

大数据技术的快速发展，对人们的生产、生活、工作、学习方式产生较大的影响。大数据主要是云计算、物联网、社交网络、移动互联网等技术结合发展的全新产物。在实际发展过程中，能应用于各种工作领域中。将大数据技术应用于我国高校档案管理工作中，能有效创新档案管理工作方法，利用现代化的先进技术，提升高校档案管理工作效率。并且，有效减轻高校档案管理人员的工作压力。但在实际应用过程中，大数据具有开放性的特点，安全风险较小。因此，应合理应用大数据技术，建立安全管理策略，避免泄露重要的教育资源檔案而对高校发展产生不良影响。

1 大数据时代下高校档案管理工作面临的机遇

1.1 形成社会档案观念

高校实际发展过程中，忽视档案管理，对高校未来发展产生不良影响。随着大数据时代的快速发展，使高校管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，从而在高校档案管理工作中应用大数据技术，推动高校档案管理工作快速发展。在大数据时代背景下，高校在发展过程中，对档案数据资源进行合理的整理、分析、保存，有效推动高校教育事业的发展。随着高校教育事业的改革，档案数据资源不断增加，传统的档案管理工作模式难以满足高校发展需求。因此，高校档案管理工作人员应顺应时代的发展，在管理过程中，通过大数据技术创新管理模式，在大量的档案数据信息中，提取有效的档案数据信息，为高校教育事业的未来发展指明方向。

1.2 提升档案管理效率

大数据时代背景下，高校档案管理工作人员合理应用大数据技术，对原本难以处理的档案数据信息，进行有效的管理。通过此种档案管理工作方式，有效提升档案管理效率。并且，由于网络具有开放性，高校档案管理工作人员，能在网络中选择合适的档案数据信息，丰富档案管理内容。同时，通过制定特殊的系统，能使高校档案管理工作人员直接对档案资料进行分析，并进行保存、管理。不仅有利于促进高校档案管理部门快速发展，还能避免出现档案丢失的问题。因此，在高校发展过程中，应大力推广大数据技术，全面提升高校档案管理工作水平。

2 大数据时代下高校档案管理工作面临的挑战

2.1 档案管理人员观念落后

现阶段，我国大部分高校档案管理工作中，存在较多问题。大部分档案管理功能工作人员，缺乏对大数据时代下档案管理特征的正确认识。高校领导和管理工作人员忽略顺应时代的发展，改革档案管理工作模式，导致目前我国大部分高校档案管理工作中，工作模式不够规范，并且依旧采用传统的管理方式，降低档案管理工作水平。在实际管理过程中，档案管理工作人员观念较为落后，网络技术、信息技术及数字技术应用不到位，未曾建立现代化档案管理系统，导致高校档案管理工作效率较低。

2.2 先进的设备应用不充分

大数据时代背景下，高校要有效提升档案管理成效，应在管理过程中，应用电子管理系统。这样既能提升数据信息化管理水平，又能改革档案管理模式，满足时代发展要求。但现阶段，我国大部分高校档案管理过程中，将大量资金投入到教学科研中，忽略引进先进的档案管理设备，难以实现现代化信息档案管理。并且，高校未曾基于计算机的电子系统平台，完善电子档案管理系统，导致电子档案管理过程中安全风险较大，容易出现档案破坏、丢失等问题，对高校未来发展产生不良影响。

3 大数据时代下档案管理工作改革策略

3.1 转变思维方式

大数据时代背景下，高校档案管理工作中相关人员应解放思想，将传统的被动服务模式转变为主动服务模式。在实际管理过程中，工作人员应顺应时代的发展，利用大数据技术创新档案管理工作方法。但应注意发挥大数据的优势，形成大数据档案管理思想。通过此种方式，充分挖掘高校档案数据资源的价值，提升档案信息资源收集、分析、整理能力。另外，高校档案管理工作人员应打破传统管理模式带来的弊端，树立档案管理新思维工作模式。以收集数据、分析量化、解析关系、提出方案、优化方案为基础，不断完善现代化档案管理工作模式。

3.2 创新管理方法

大数据时代背景下，高校档案数据资源不断增加，种类较为丰富。在档案管理中，不再是简单的文档和图片资源。因此，高校在收集档案信息时，应利用云平台，自动收集相关档案数据，有效提升数据收集效率。并且，高校档案管理工作中，应发挥云平台的信息处理和计算功能，对档案数据资源进行科学分析、计算及储存。通过此种方式，有效减轻档案管理工作压力，提升工作效率，对高校教育事业的发展具有积极影响。同时，高校档案管理工作人员应利用云平台，加大对档案数据资源的分析力度，根据分析结果，科学地预估高校教育事业的发展方向，充分利用档案数据资源信息。

3.3 增强服务意识

大数据时代背景下，高校档案管理工作人员应根据对档案资源的分析，以高校教育事业未来发展方向为主，制定合理的发展计划。同时，应扩展档案资源工作定位，改变传统的管理理念，提升档案资源服务意识。首先，在档案管理工作中，工作人员应不断提升归档意识。由于档案资源中的信息对高校未来发展具有重要意义。因此，档案管理工作人员应每天将档案资源进行归档，避免对高校未来发展产生不良影响。其次，档案管理工作人员应解放思想，与高校各部门之间展开合作，实现档案资源共享，促进高校教育事业快速发展。最后，高校档案管理工作中，应开展服务工作，对高校师生提供优质的档案资源，满足高校师生对档案资源的心理需求。

3.4 加强安全管理

高校档案管理工作应用大数据技术时，由于网络具有开放性，容易出现档案安全风险，加大高校档案管理难度。因此，高校档案管理工作人员应提升安全防范意识，根据档案管理实际情况，科学制定安全管理措施。在档案管理过程中，应加强身份认证，有效保护档案数据资源。并且，应实行单点登录，避免异地登录而泄漏档案资源。同时，档案管理工作人员应做好数据加密工作，合理设置访问权限。另外，在实际管理过程中，应对全新的档案资源应及时备份，对档案资源进行分类处理。在处理过后，应将操作日志进行保存，不断提升高校档案资源利用率。通过以上方式，有效提升档案安全管理水平。

4 结语

综上所述，随着我国科学技术水平的快速提升，我国全面进入大数据时代，对我国人们生活生产方式产生一定影响。高校档案管理工作中应合理应用大数据技术，抓住大数据时代发展机遇，从而使高校档案管理工作人形成社会档案观念，有效提升档案管理工作效率。高校档案管库工作实际应用大数据技术过程中，应转变思维方式，创新档案管理工作方法。同时，应增强服务意识，加强档案安全管理。通过以上方式全面提升高校档案管理工作水平，对高校未来发展起到助推作用。

参考文献

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