从零开始打造“神秘组织”Party

徐枞

公司名称：PingCAP

活动事件：TiDB DevCon 2019

团队规模：750人

活动日期：2019年1月19日

活动地点：北京

活动承办：大新华会展控股有限公司

概况 ：2019年1月19日， 由大新华会展控股有限公司（以下简称：大新华会展）承办的TiDB DevCon 2019（TiDB Developer Convention 2019）在北京圆满落幕，超过750位热情的社区伙伴（包括程序员、用户和贡献者等）参加了此次大会。TiDB DevCon 是大新华会展控股有限公司客户PingCAP面向 TiDB 社区推出的技术会议。（TiDB名词解释：Ti-DB分开来看就比较直观了，Ti是名称，DB就是Database。顾名思义TiDB是一个开源社区，为企业/程序员用户提供开源的代码服务。） 本届 TiDB DevCon 2019以 “Powered by Contributors” 为主题，聚焦 TiDB 项目核心技术的最新进展和未来规划，以及来自社区一线用户的最佳实践经验，展示 TiDB 在海内外的最新动态。旨在帮助社区更好的理解 TiDB 的技术理念，汇总用户从技术选型到应用落地各阶段的实操中总结出的经验和困难，挖掘TiDB 场景适配的更多可能性。会上首次全面展示了全新存储引擎Titan、新生态工具TiFlash以及TiDB在云上的进展，同时宣布TiDB-Lightning Toolset & TiDB-DM两大生态工具开源，并分享了TiDB 3.0的特性与未来规划，客户描述了他们眼中未来代码/程序数据库的模样。

方案 ：作为此次活动的承办方，从一开始对“开源”“数据库”等专有概念的模糊到后来不懈地深入了解、接触，大新华会展在整体活动中负责了包括活动策划、线上传播、现场实施、以及会务接待内容如用餐管理、网络架设等工作，最终为开源社区贡献者们呈现出了一场属于他们自己的party。

首先服务团队第一件要做的事情就是从零开始搞懂客户是做什么的，理解开源社区与开源思想，才能做好活动的策划和设计工作。服务团队用了两周左右的时间去消化和学习客户的产品和大会本身，花费了大量的时间去研讨沟通，整体用了将近一个月时间才完整地制作出了这场令客户满意的活动的策划方案。

在策划方案获得客户认可的同时，服务团队也同步开展了场地推荐的工作。由于客户需要工业风格的场地，同时必须要交通方便有地铁，因此类似798艺术区（ArtDist）这样的没有地铁可以直达的场地就不在客户考虑之列。而且活动正是春节前年会集中的季节，因此寻找到符合客户全部要求的场地确实是一件比较困难的事情。大新华会展的执行团队，通过公司的场地数据库筛选之后，给出了三个备选，并高效地组织了客户的实地考察，最终很快落实了场地——中关村时尚产业创新园。因为该场地较为特殊，而并非酒店，因此服务人员以及餐食等都需要项目团队自行准备，最终才能呈现给客户一站式的解决方案。嘉宾参会的交通路径规划也随着场地的确定而明确下来。项目团队制定了完整的接待方案，也包括嘉宾前期注册与后期现场报到的方案。由于是科技公司的活动，因此处处都要体现新技术，并且要简单直接、高效。这些也是本次会议的亮点所在。

挑战 ：在本次活动执行中唯一的比较棘手的难题就是场地网络。由于本次活动的场地处在大学校园之中，场地的网络是校园网的一部分，不是独立专线，因此，对于活动而言带宽严重不足，不能保证现场的网络需求。而且由于校园网提供商不是电信公司而是其代理商，现场对方处于失联状态，无法对网络进行调整，也就无法在现场临时拉取网络专线。为此项目团队重新联系了电信运营商，但也没有可行的解决方案。可是大会现场签到、直播等都需要用到网络，因此这是一个不得不解决的问题。经过商讨，项目团队最后采用了无线基站的方式解决了现场网络的难题，为本次大会项目团队调用了6个临时移动基站，完美地解决了现场网络问题，保障了现场签到、直播以及现场参会人员用网，此举得到了客户的一致好评。

亮点 ：本次活动的整体设计风格独特，符合客户调性和定位，细节设计精准到位。项目团队针对程序员的世界和开源社区这个神秘而不为大众熟知的群体，定制了匠心独具的活动整体方案。本次活动具有科技感與互联网工业风的设计搭建让嘉宾和观众耳目一新，无论是签到区、“代码楼梯”、“场地入口”还是具有本次活动风格的定制饮品都体现了本次活动的主基调，让所有参会人员都有沉浸式体验。相信这也是大新华会展在所有竞标公司里最晚提交投标方案，却能唯一直击客户内心需求，并且成功中标的主要原因。

反馈 ：客户对于本次活动非常满意，甚至超出预期，无论是方案策划与现场执行都达到了前所未有的体验。客户在会后给与了大新华会展控股有限公司高度赞扬，并承诺后续将与大新华会展进行更多更深层面的合作。