企业财务共享信息系统实施路径探析

陈衬兰

摘要：财务共享是近年来出现并流行起来的现代财务管理方式，大型企业通过运用财务共享，可明显降低运营成本，提高企业效益。财务共享的核心在于信息系统建设，本文在分析企业实施财务共享信息系统的重要性基础上，深入探讨了企业财务共享信息系统实施的环境条件，分析了企业财务共享信息系统实施的具体路径，并指出了企业财务共享信息系统的应用要点。

关键词：财务共享;信息系统;财务管理

一、引言

经济全球化的不断发展催生了共享服务。早在上世纪80年代，美国汽车业巨头福特公司就建立了世界上第一家财务共享服务中心，截至目前世界500强企业绝大多数都开展了财务共享业务。在我国企业中较早开展财务共享业务的有中兴通讯，在2005年建立起财务共享服务中心，随后包括中国移动、中国电信、海尔集团等很多企业纷纷开展了财务共享业务。所谓财务共享就是指依托信息技术，通过将不同企业、不同地点的财务业务进行有效整合和集约，将其中部分纷繁、琐碎、重复的财务业务剥离出来，进行集中操作和统一处理，实现高质量、标准化会计信息的输出。

作为财务共享的核心系统，财务共享信息系统肩负着将分散、同质和重复性的业务集成并进行标准化和流程化处理的重任。对企业而言，该系统的有效应用成效显著，包括在企业工作流程统一、财务授权管理、主数据统一管理、费用标准控制、会计凭证规范、资金支付安全等方面都有明显促进和提引作用。

财务共享信息系统主要在以下三个方面有效提升企业的整体效益：

（1）降低财务风险。财务共享信息系统可以快速提供专业、标准的财务管理服务，企业内部财务流程更加规范，财务信息更透明，便于管理人员准确而及时地把握财务动态，有效降低了财务风险并能积极促进企业发展。

（2）降低管理成本。财务共享信息系统对企业内部的分散、重复的业务进行集约处理，通过执行集中核算、集中支付等方式减少了费用支出，提升了财务管理水平，大大节约了企业资源，有效降低了企业成本。

（3）提高管理效率。财务共享信息系统采用统一的流程和标准，可实现跨区域的数据整合，并实现了数据的实时汇总并能提供及时有效的分析数据;将财务专业人员集中起来为企业提供标准化服务，有利于企业人力成本节约和发展;系统应用之后，规模化效益凸显，单据等财务业务处理的效率明显提升。

财务共享信息系统的应用，整体上对企业的管理效率提升大有裨益。如何建立有效的财务共享信息系统成为企业效益提升的重大挑战。

二、企业财务共享信息系统实施的环境条件

企业财务信息共享系统的建立有不同方式，既可以由企业自行组织开发，也可以考虑购买或是引进成熟软件系统，这样通过系统实现对管理过程的财务信息和数据进行集成、整合，使得企业财务管理工作得以高效、规范完成。

企业内部信息系统的统一是实施财务共享服务的基础。实际上财务共享信息系统一直在随着管理理念和技术革新不断演变，从一套ERP系统到目前的财务机器人、大数据、云计算、物联网、区块链、人工智能等新技术综合运用，财务共享智能化时代悄然来临。目前企业采用多个系统结合，形成网络型系统的情况较为普遍。财务共享的信息系统主要有ERP系统、财务审批系统、各类管理应用系统，这三者之间紧密联系、数据互联、不可分割。

（1）ERP系统

ERP系统是强大的数据库系统。ERP系统一般需要根据具体企业的需求进行开发，通过系统内多个功能模块将合同采购、工程结算、固定资产、员工薪酬、差旅报销、投融资等数据汇总整理，再通过总账系统反映出来，形成财务数据，并可生成财务报表。ERP系统在财务共享整个网络型系统中起到核心作用。

（2）财务审批系统

财务审批系统为ERP系统提供符合内控要求的数据来源，是确保财务信息真实性的管理系统。财务审批系统与ERP系统接口可有效提升业务处理效率，保证业务经合规的授权审批后生成财务数据。财务审批系统不但可以完成业务审批功能，还可以将审批需要的各个业务平台作为财务审批系统的辅助系统，形成财务审批的多个系统结合。财务审批系统通常包括由业务申请系统、费用报销系统、银企直联系统等有机结合而形成一个完整系统。

1.业务申请系统，主要是为企业控制成本费用，比如差旅申请系统、预算控制系统等等。

2.费用报销系统，是指将需报销的发票及支持性材料通过网络传给相关人员进行审批，提高业务办理的及时性和安全性;

3.银企直联系统，是指企业与金融机构如银行等按照事先签订的协议，相关金融机构向企业提供特定的业务操作接口，开启网络银行账户，通过将两者数据对接来实现安全便利地完成财务支付。一般而言，银企直联系统的主要运作流程包括：审核后的数据通过企业财务系统中向银行发送申请报文;银企适配器接到报文后，经数据转换、加密保护后传输给银行客户端;银行客户端处理后，再将执行结果返给企业的财务系统。该系统的应用使得企业财务系统通过接口实现了对企业银行账户的直接掌控。

（3）管理应用系统

管理应用系统是辅助企业管理决策人进行业务汇总和财务分析，提供决策依据的管理系统集合。通过财务审批系统及ERP系统生成的各类业务数据、财务数据、绩效数据，可按不同行政机关、管理层的要求汇总形成各类管理报表、指标盘数据，目前更多的是各类大数据的应用。一般包括人力、时間、资本、信息安全以及绩效考核评价等方面的管理系统，这些信息系统为企业决策提供了有效的支持。

根据企业业务发展的需要，上述这些系统都需要及时升级技术以及更新软件，以确保数据和系统安全、网络接口顺畅以及数据流转的及时高效。

三、企业财务共享信息系统实施的具体路径

支持财务共享的各个信息系统相互关联和通讯，所有数据依据规则实现有效交换。功能强大的系统工具与人的智慧相结合，可以有效提升企业的管理水平。通过信息系统有效实现了企业的集约式管理，而财务管理信息系统作为核心构成，有效推进了企业财务管理的信息化水平，通过信息化财务工作进程的推进，实现了大型企业财务的信息化、整体化规划化。

（1）做好系统可行性研究及规划

财务共享虽然具有明显的优势，但也并非适用于所有的企业。一般来说，业态相近、同质性强的连锁企业、销售企业等通过财务共享可有效提升效率;业态分散的多元化企业或者规模较小、信息化程度较低的企业，则不一定适合进行财务共享。在项目的规划时期，必须结合具体企业的自身情况，对系统运用可以产生的效益与系统建设费用进行分析和比较，在充分论证的基础上再来评判系统建设的可行性。

（2）统筹系统开发

一旦确定要进行系统开发，则必须考虑如何结合企业业务来量身定制合适的共享模式，通常按照先易后难、循序渐进的原则推进系统建设。系统开发须必由一个组织进行统筹管理，包括以项目组形式或独立的组织机构等各种形式来推进，开发的需求必须由相关各方反复讨论、提出，需求决定系统开发的方向甚至决定系统是否具有生命力，需要高度重视。接下来在方案设计、系统架构时就必须高度统一、集中推进，包括后续系统应用时要统筹进行应用推广，这样才能有效防止系统开发后的不适用或重复开发。

（3）统筹主数据管理

财务共享信息系统必须注意主数据和业务标准的统一，一般通过相同的规则来制定和规范统一的數据标准体系。

在所有数据的收集、整理、存储、维护、检索、交换、使用等过程中，都必须遵循共同的规则和流程，明确信息提供者、使用者和管理者的责任、权利和义务，实现对数据的全面统筹和管控，确保通过信息资源的有效运用来提升企业效益。

（4）规范审批流程

大企业业务纷繁复杂，如何保证企业管理流程的统一也一直存在较大难度。流程管理的主要要求对信息流、资金流进行集中处理。原有依据企业内部管理制度进行业务审批，在共享模式下需要重新梳理各流程，可统一执行的就统一，不适合统一执行的可以考虑作为个性化业务来处理。流程设计是基于制度，制度完善才能保障系统运行有章可循。财务共享信息系统可以迅速将大型企业现有的管理程序复制到新子公司系统中去，加强大型企业对分子公司及项目的管控和影响。财务共享信息系统中有成熟的审批流程，可以通过企业财务信息系统，实现低成本的统一支付、统一审批，也使企业整体管理更加规范，有利于新公司、新项目降低财务管理成本。

（5）统一财务授权

在一些大型企业中，高管人员有可能存在一种情况，即在分公司、项目部、职能部门以及业务领域之间被授予了不同的财务授权。由于确定财务授权责任非常重大而且要求极其严格，这无疑增加了审批难度，同时使得授权流程的效率也较为低下。使用财务共享信息系统就可以有效地避免类似问题的发生。

另外，企业依据管理层级进行财务授权，但公司高级管理人员不一定了解财务业务，可能难以判断财务授权的合理性，而财务共享信息系统中的财务授权系统可以根据要求植人现有的管理框架之内，仅需调整授权金额即可完成。

四、财务共享信息系统应用需要注意的要点

共享服务的实施是对传统管理模式有着一定冲击，只有企业各层级的充分支持和积极配合才能真正建立起财务共享的经营管理模式。在财务共享信息系统运营过程中，也要不断优化流程、定期维护系统、出现问题及时解决才能保障。

随着企业内外部环境的变化以及信息技术包括人工智能等技术的不断发展，财务共享信息系统也需要不断优化，包括使用更加智能化的技术等以适应不断变化的业务和提供更优质的服务。财务共享信息系统应用需注意以下几个要点：

（1）要有一支包括财务人员和系统开发人员的团队，以项目组较为合适，保证开发程序的每个细节是系统能开发成功的关键，如每个开发程序都要有文档记录。

（2）要以共享业务范围及共享模式为蓝本设计系统框架，只有统一的管理模式才能保证开发出的系统有用、实用、好用。

（3）设计系统时要统一代码，除考虑所达到的功能外，还要保证版本统一、风险控制，包括授权、加密、备份等。

（4）共享中心内部要有负责系统运维的常设机构。

（5）平衡系统自动化与人工劳动之间的关系，避免开发无用的系统功能。体系建设是不断优化改进的过程，应保证系统基本框架不变，在此基础上不断进行系统优化。

需要注意的是，财务共享信息系统可以极大地提高企业业务处理效率，但并不能替代业务系统，企业还必须注重业务管理系统的建设，保证业务流程的紧密衔接。只有有效整合企业内部资源，综合应用信息化、智能化技术和手段，加速信息传递和分析、处理进度，才能更好地为实现企业战略目标服务。

参考文献

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