档案工作实践系统工程方法的思考

谷全心 王力弘 赵卫民

摘 要：根据系统工程与科技档案之间的关系，阐述了系统工程管理理论在档案管理中的作用，并给出了档案管理实践系统工程理论的实现途径。

关键词：档案工作；系统工程；方法

1978年，《文汇报》发表了著名科学家钱学森《组织管理的技术—系统工程》，第一次在国内媒体上宣传系统工程这门科学技术。事实上，中国航天的系统工程方法实践早在上世纪60年代初就在他的倡导下开始了。钱学森认为，研制这样一个复杂系统所面临的问题是：“怎样把比较笼统的初始研制要求逐步地变为成千上万个研制任务参加者的具体工作，以及怎样把这些工作最终综合成为一个技术上合理、经济上合算、研制周期短、能协调运转的实际系统，并使这个系统成为它所从属的更大系统的有效组成部分。”钱老以这种方式描述问题本身就已经在提示我们应当以系统的观点来分析问题，通过系统工程方法来解决问题。钱老指出：“系统工程是组织管理系统的规划、研究、设计、制造、试验和使用的科学方法，是一种对所有系统都具有普遍意义的方法。”

1 系统工程与科技档案工作之间的关系

科技档案工作就是按照一定的原则和要求完整地保存和科学地管理好科技档案，并充分发挥科技档案的作用，及时地提供科技档案为科研、生产、基本建设服务的一项专门性工作，是国家整个档案事业的重要组成部分。科技档案工作直接反映一个单位科研、生产、基建等方面的质量和管理水平。

如果把科技档案看作是一个系统，它是通过对科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、归档、利用等具体业务实现的，也可以说它的集合要素就是由这几项具体程序组成的，因而它具有集合性。在科技档案工作中，档案管理人员利用档案管理平台收集、整理、保管档案，为用户提供服务，它们各个要素间是密不可分的，而管理平台的实用性、档案人员的工作能力和服务态度、科技档案的完整和准确程度都直接影响着科技档案工作的优劣，因而它也具有相关性。科技档案工作也具有十分明确的目的性，那就是集中统一管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统、有效、安全，全面、及时、迅速提供科技信息。把科技档案的管理工作看作是一个系统，它是由科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等相对独立、相互制约的要素构成，而每一个要素又分别可以看作是一个相对独立的分系统，因而它也具有阶层性。科技档案工作是我国档案事业一部分，就企业管理这个角度说，科技档案工作是生产管理、技术管理、经济管理、计划管理、质量管理等工作的重要组成部分。因此，它将随着企业的生产经營活动，及时合理地应用各种信息，采取相应的管理办法，以适应企业的发展，为各项工作及时提供服务工作。

综上，科技档案工作与系统工程有着密切的、内在的联系，运用系统工程的理论和方法是可行的，也是可能的，系统工程本身是一门综合的管理技术，它具有独特的技术性和实践性，通过系统工程方法才能有效推动宇航系统工程科技档案工作的发展。

2 系统工程管理理论在档案管理中的作用

应用系统工程理论，管好用好科技档案，可以节约人力、物力、财力，提高微观经济效益，为企业及社会创造价值，为使科技档案更好地发挥作用，运用系统的思想、工程的方法，使其更加合理，更加完善。

科技档案工作引用系统工程，可使科技档案的管理工作达到科学化、标准化、条理化，更具规律性。科学的系统能够促使科技档案工作中的流程更加合理，减轻档案工作者的劳动强度，消除不必要的劳动，促使科技档案工作的效益得到充分提高，缩短提供利用时间。通过用系统工程理论对科技档案工作程序的设计分析和评价研究，确定科学的系统工程方法，使科技档案工作更加规范化，管理水平和档案人员思想素质得到提高，从而促使科技档案工作的各环节更加趋于科学并逐步完善。

在科技档案工作中运用系统工程的主要理论和方法，改变传统的科技档案管理方式，树立系统的思想和工程的观念，建立以系统工程的方法实践科技档案管理的新方式。

3 档案管理实践系统工程理论的实现途径

3.1 人的管理

科技档案工作中，人的因素是最重要的，对于科技档案人员的管理和培养是系统工程运用中重要的环节。档案管理人员不仅需要专业的档案管理理论知识，还需要其它综合知识的支撑，尤其对航天研制工作流程的认知和基础专业知识的掌握。科技档案工作是单位的基础管理工作，内容包罗万象，应由档案实体的管理向知识管理的方向发展，引导和支撑智力系统的发展。

为满足中心工作高速发展的需求，人员年龄结构、学历结构、工作经验等方面都需要大幅地提高，加强日常工作交流，组织人员培训，提高人员学历，逐步缩小中心工作需求与档案工作现状的差距。加强人员工作的主动性，变被动工作为主动工作，全生命周期介入，全流程管理，掌控文件档案管理和知识管理的主动权。

3.2 物的管理

物的管理包括档案室保存的各类档案实体和电子文件，物是档案管理的核心环节，是档案工作水平的直接体现。科技档案工作主要业务就是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等一系列的工作。系统工程学的基本观点，是把系统的整体性、目的性、系统的最优化看作是系统管理的核心，因此，对于科技档案工作来说，就要分析它的整体性、目的性和最优化。就当前形势下，档案管理的主要矛盾是解决文件、档案一体化管理，涉及“源数据”的长期保存和有效利用的矛盾，不同存储载体和分发形式对数据一致性带来的风险等，需要实现文件、档案全生命周期的管理，逐步由实体管理向知识管理转变。

3.3 核心突破

钱老曾经说到：从系统工程的角度看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，这种系统工作的目的就是信息的存储、信息的检索和提出、信息的传输和显示。

1）信息形成和存储主要包括科技文件的形成、积累、整理、归档等工作内容和方法，而档案的收集工作就成为信息形成的先决条件，它是解决好档案的来源和质量，确保库藏档案丰富且完整、准确的前提和基础环节。做好档案的接受和收集工作，才能最大限度地丰富档案库藏，满足归档率、完整率、准确率，才能有效地为领导和科技人员在分析、解决问题和做出经济技术决策时，提供足够的和可靠的依据。

2）信息检索与加工主要包括科技档案的整理、分类、检索、著录、编研等业务工作内容和方法，它是对档案进行科学整理和深层次加工，实现快速调档和大量提供档案编研成果的工作系统，是科技档案管理的重要环节，是提高科技档案利用效益，缩短用户查用信息时间的基础。

3）信息传输主要包括档案存储、传递工具和传递通道。信息传输主要是完善对档案信息的存贮手段，改善档案科技信息的传递办法。随着信息化的快速发展，已经实现的跨域传输和域内传输就是对传统传输系统的革命，实现了实时传输，缩短了传输时间，节约了人力、物力、财力成本，光盘载体的传输也是对传统纸质文件传输的变革。

4）信息显示主要是研究科技档案记载的数据、技术知识的利用情况，研究用户如何把档案记载的信息进行吸收和再生成新的科技信息的情况。它可以使科技档案系统工程在总体上达到最佳功能的归宿，也是研究档案利用规律，提高最佳利用方法的依据。

参考文献

[1]钱学森.论系统工程：新世纪版[M].上海交通大学出版社，2007.

[2]朱一凡.NASA系统工程手册[M].电子工业出版社，2012.

作者简介

谷全心，男，研究馆员，北京宇航系统工程研究所，主要从事档案综合管理、型号、文书、经营等档案管理工作。